دورکاری گروهی: چگونه حتی وقتی کنار هم نیستیم، با هم کار کنیم!

همانطور که شرکت هایی در سرتاسر جهان کار خود را با کارمندان در منزل پیش می برند، برخی از سازمان ها در حال تبدیل شدن به یک مدل دورکاری گروهی با ترکیبی از کارمندان درون دفتری و کارمندان دورکار هستند. برای بسیاری از افراد، ساختمان شرکت نشاندهنده انسجام کاری است، اما نیروی کار پراکنده، نگه داشتن کارمندان و درگیر کردن آن ها با شرایط کاری کمی چالش برانگیز می شود. دورکاری علاوه بر ایجاد حس جدا و ایزوله شده،  ممکن است کارمندان را دچار کمبود انگیزه کند چون همکاران خود را در کنارشان نمی بینند.

در ادامه با برخی از بزرگترین چالش هایی که نیروی کار در دورکاری گروهی با آن مواجه می شود و استراتژی هایی برای غلبه بر این موانع را بیان می کنیم.

دورکاری گروهی، بیشتر از همیشه در زمان همه گیری ویروس کرونا COVID-19 اهمیت یافت.

عدم قطعیت فعلی و ناشناخته های مربوط به ویروس COVID-19 می تواند به شدت بر سلامت روان ما اثر گذارد و منجر به افزایش حس استرس و اضطراب گردد. هرچه شرکت ها مدت زمان طولانی تری را از راه دور کار کنند، فرهنگ سازی برای دورکاری گروهی از اهمیت بیشتری برخوردار می گردد. گردهمایی های مجازی، کنفرانس های ویدئویی و برنامه های پیام رسان و چت، منابع بزرگی برای تقویت کمک به کار گروهی از راه دور به شمار می آیند. این ابزارها نه تنها باعث افزایش بهره وری می شوند بلکه جداسازی و ایزوله کردن را نیز از بین برده و بین همکاران همدلی بوجود می آورند.

حداکثر بهره وری با 8 استراتژی دورکاری گروهی

بمنظور به حداکثر رساندن بهره وری و تجربه رو به رشد، شما باید بر این موانع فایق آمده و روش های بهتری را برای انجام تجارت کشف کنید. خوشبختانه، استراتژی هایی وجود دارند که شما می توانید از آن ها به جهت بهبود دورکاری گروهی استفاده کرده و محیط منسجم تری را در بین همکاران بوجود آورید.

1. تعاملات رو در رو را در اولویت قرار دهید

ارتباطات رو در رو بخش غیرقابل جایگزین از  فرهنگ شرکت بوده و آنچه ضروری است اولویت بندی تعاملات رو در رو و برگزاری جلسات هدایت تیم از طریق تماس های تصویری در حد امکان می باشد. زمان رویارویی با همکاران خود از راه دور، نه تنها حس دوری و فاصله فیزیکی از بین می رود، بلکه اشتیاق بیشتری را بوجود می آورد و احساس ایزوله شدن از محیط کاری کم می شود.

2. هنجارهای دورکاری را تعیین کنید

هنگام تبدیل به یک نیروی کار پراکنده، بهتر است که هنجارهای محل کار را بطور واضح و مختصر شکل دهید تا بتوانید تیم خود را برای حصول موفقیت تنظیم کنید. برای مثال، سعی کنید جلسات هفتگی ویدئویی در طول ساعات کاری هر فرد ترتیب دهید و بمنظور برقراری ارتباط، انجمن هایی را برای تیم راه بیاندازید که کارآمد بوده و شامل تمامی نفرات می باشد.

3. زمینه های ارتباطی غیر رسمی را فراهم آورید

یکی دیگر از مولفه های اصلی و مهم برای ایجاد فرهنگ دورکاری گروهی ، برقراری ارتباط غیر رسمی است. چون همکاران از راه دور نمی توانند دور هم جمع شوند، شما باید گزینه های دیگری را برای چت و صحبت پیرامون مباحث غیرکاری پیدا کنید. در نظر بگیرید که هر جلسه را با سوالی غیر رسمی آغاز کنید، و یا حتی ساعات شاد مجازی ایجاد کنید.

4. از ابزارهای مشترک استفاده کنید

همکاری یکی از بخش های اصلی هر محل کار با عملکرد خوب می باشد و حتی می تواند برای انسجام کارمندان راه دور، مهمتر هم باشد. خوشبختانه، منابع متعددی برای کمک به شما جهت ادغام تلاش های مشترک در عملیات روزانه در دسترس هستند. از جلسات همراه با وایت بردهای هوشمند گرفته تا کنفرانس های ویدئویی و بسیاری از پلتفرم ها و سیستم های G Suite، همکاری بین تیم شما در حال حاضر ساده تر شده و بیش از پیش در دسترس می باشد.

5. اهدافی که کل تیم را درگیر می کند، مشخص کنید

برای رسیدن به بالاترین سطح از بهره وری، لازم است هر عضو تیم اهداف جمعی گروه را درک کند، همانطور که درکی از اهداف فردی مربوط به خود دارد. تعریف واضح و صریح اهداف در ایجاد تمرکز و تقویت روحیه مفید می باشد، آن ها همه را با یک دید مشترک متحد کرده و می توانند بر روی اهداف اصلی تیم با هم کار کنند. بمنظور کمک به ردیابی اهدافتان و ماندن در کار، می توانید از ابزارهای مدیریت پروژه همانند Asana, Jira یا Monday.com استفاده نمائید.

6. برای اهداف تیم مهلت و تاریخ تحویل تعیین کنید

مهلت های زمانی جزء لازم برای بهره وری پروژه های کاری هستند، چراکه اهداف را انتزاعی تر می کنند. کار در یک بازه زمانی از پیش تعریف شده، یک روش محسوس و فعالانه است که به اعضای تیم کمک می کند تا با انگیزه بر روی کار باقی بمانند. در حالت ایده آل، اهداف در دسترس هستند اما در عین حال نیز چالشی را برای تیم فراهم می آورند تا با آن مقابله کنند.

7. فرآیند پاسخگویی را توسعه دهید

بدون تلاش برای پاسخگویی اختصاصی، حقیقتا هیچ کار تضمینی به موقع انجام نمی شود. به همین دلیل، پیگیری منظم فرآیند پیشرفت تیم برای مدیران، امری حیاتیست. حتی اگر این کار از طریق کنترل بین هفته ای یا تماس های تصویری پایان هفته باشد، هر فرآیند کاری را به بهترین نحو برای گروه خود شرح دهید و همراه آن ها شوید تا به پیشرفت پروژه دست یابید.

8. هیچ یک از اعضای تیم را فراموش نکنید

زمانیکه مدیران کار را با پاسخگویی دنبال می کنند، نیاز دارند تا مطمئن شوند که به هر یک از اعضای گروه دسترسی دارند. دورکاری گروهی به شمول کار بستگی دارد، بنابراین ضروری است که با هر فردی در تماس باشید. هیچ کس نباید در گروه نادیده گرفته شود یا به حساب آورده نشود، بلکه در عوض، باید شبکه ثابتی باشد که همه افراد تیم را حمایت کند.