راهنمای خرید سیستم کنفرانس

با توجه به گسترش کاربرد تکنولوژی در زندگی روزمره و افزایش اهمیت برگزاری ارتباطات و جلسات متعدد، امری اجتناب ناپذیر به نظر می رسد. افزایش تعداد حضار در جلسات برگزار شده، نیاز به زیر ساخت های سیستم کنفرانس را به وجود می آورد. سیستم کنفرانس در واقع سیستمی است که امکان برگزاری جلسات هوشمند با امکاناتی از قبیل ذخیره محتوای جلسات، رای گیری، ترجمه همزمان و موارد مشابه را برای حاضرین در جلسات برگزار شده امکان پذیر می سازد. به منظور کسب اطلاعات بیشتر جهت انتخاب و خرید سیستم کنفرانس مناسب، حتما بخش راهنمای خرید این محصول را مطالعه فرمایید.

سیستم های کنفرانس بسته به برند و مدل دستگاه های مورد استفاده امکانات متفاوتی دارند. از جمله مهمترین امکانات این سیستم ها می توان به موارد ذیل اشاره کرد.

سیستم های کنفرانس ارائه شده توسط شرکت مهندسی نوآوران تحقیق تحت نام های تجاری TOA و Restmoment ارائه می گردند.

زمانیکه نیاز به سیستم کنفرانس صوتی در سازمان شما احساس شد بهتر است قبل از تماس با فروشندگان سیستم های کنفرانس موارد ذیل را بررسی نموده و پاسخ آنها را برای سهولت در مذاکره و نتیجه گیری سریعتر ، از قبل آماده نمایید:
سالن شما چه کاربری هایی دارد؟
بررسی اینکه در سالن کنفرانس سازمان شما علاوه بر جلسات کاری ممکن است کلاس های آموزشی ، پخش فیلم ، برگزاری مراسم عمومی و از این قبیل مراسم ها برگزار گردد، به فروشنده کمک میکند طرح مناسب تری به شما پیشنهاد دهد و بالعکس به شما نیز کمک می کند پیشاپیش سطح توقعات خود را به فروشنده گوشزد نمایید.
تعداد نفرات حاضر در سالن چند نفر است؟
حداکثر نفرات حاضر در سالن و حداکثر نفراتی که امکان صحبت کردن خواهند داشت یکی از آیتم های اساسی است که هر فروشنده ای از شما خواهد پرسید. تعداد میکروفن کنفرانس بر این اساس تعیین میگردد.

تهیه و آماده سازی نقشه و عکس از سالن:
از هر فروشنده ای بخواهید قبل از ارائه طرح حتما از سالن شما بازدید نماید ولی قبل از آن ارائه نقشه و عکس از زوایای مختلف سالن باعث میگردد بتوانید اطلاعات بهتری در اختیار فروشندگان قرار دهید و آنها با دید بهتری طرح اولیه خود را آماده نمایند.
در خواست مشاوره از شرکت های معتبر:
بهتر است قبل از گرفتن پیشنهاد قیمت از شرکتها ، از آنها بخواهید بدون توجه به مارک و برند سیستم کنفرانس شما را با فناوری های جدید این صنعت آشنا نمایند . در این صورت شما آگاهانه تر با فروشندگان مذاکره خواهید نمود و در نهایت سالن “به روزتری” خواهید داشت.

از دیگر ملزومات سالن جلسات وجود دستگاه های مختلف برای نمایش تصاویر می باشد. یکی از تجهیزاتی که جهت نمایش تصاویر در سالن های کنفرانس مورد استفاده قرار می گیرد، مانیتورهای میز کنفرانس است. این مانیتورها در قالب های مختلفی از جمله حالت ثابت، نوت بوکی، لیفت مانیتور و … مورد استفاده قرار می گیرند.
استفاده از مانیتورهای میز کنفرانس به شرکت کنندگان در جلسه کمک می کند جزئیات محتوا را به خوبی و با کیفیت بالا مشاهده کنند.

پس از بازدید و ارائه پیشنهاد فنی و مالی سیستم کنفرانس از طرف فروشندگان ، برای انتخاب بهترین طرح علاوه بر در نظر گرفتن بودجه سازمانی باید موارد زیر را هم بررسی نمایید:
– آیا فروشنده راه حل کاملی برای تجهیز سالن کنفرانس به شما ارائه داده است ؟
– آیا در صورت محدودیت بودجه میتوانید آن را در چند فاز به انجام برسانید؟
– آیا هزینه های نصب و راه اندازی در قیمت های سیستم کنفرانس محاسبه گردیده است؟
– آیا سیستم کنفرانس پیشنهادی با سایر سیستم های صوتی تصویری از قبیل ویدئو کنفرانس سازگار است؟
– آیا استفاده از سیستم کنفرانس برای کاربران و اپراتورهای سازمان شما آسان است؟
– آیا فروشنده سابقه فروش و انجام پروژه های مشابه را دارد؟ ( هر چه پربارتر باشد احتمالا برای شما نیز انتخاب بهتری است!)
– آیا برند سیستم کنفرانس معرفی شده دارای وب سایت رسمی بوده ، جزوه برندهای بین المللی است و با گارانتی معتبر ارائه میگردد؟ (متاسفانه سیستم های کنفرانس بدون نام و نشان وارد بازار ایران شده و خریداران بعلت عدم آگاهی کافی فریب قیمت های ارزان آنها را میخورند.)
در نهایت با در نظر گرفتن این موارد و با بررسی سوابق فروشنده ، امید است بتوانید سالن کنفرانس خود را با جدیدترین سیستم های کنفرانس صوتی و تصویری تجهیز نمایید و جلسات پرباری در آن برگزار نمایید.

از عوامل تاثیر گذار در قیمت سیستم کنفرانس می توان به آنالوگ و دیجیتال بودن و قابلیت های موجود در سیستم ها از جمله اتوترکینگ(ردیابی خودکار دوربین) ، رای گیری ، ترجمه همزمان و ظاهر سیستم اشاره کرد.بدیهی ست که سیستم هایی که دارای رای گیری و ترجمه همزمان هستند قیمت بالاتری نسبت به مدل های ساده تر دارند و در رده بعدی سیستم هایی که قابلیت تصویر برداری اتوماتیک و اتوترکینگ را دارند نسبت به سیستم های ساده و آنالوگ از قیمت بالاتری برخوردارند و همچنین از نظر ظاهری نیز مدل های مختلفی وجود دارد که دارای نمایشگرهای دیجیتال و نمایشگرهای لمسی هستند که در قیمت آنها بسیار تاثیرگذار است.