چند نکته کارساز در مورد مدیریت زمان
-به دیگران قول 100% بدهید که کاری را تا تاریخ معینی به اتمام خواهید رساند. قول دادن به دیگران در شما انگیزه ایجاد می کند.
-در مطالعه مجلات ، به منظور صرفه جویی در وقت ، مقالات مورد نیاز خود را جدا کنید و برای مطالعه بعدی بایگانی کنید.
-تندخوانی را یاد بگیرید تا بتوانید در مدت کوتاهتری مطالب بیشتری را مطالعه کنید.
-هر فعالیتی در جهت تقویت انضباط فردی برای استفاده بهتر از وقت و مدیریت زمان باعث تقویت سایر اصول انضباطی نیز می شود.
-با حذف تمام کارهایی که انجام آنها از اهمیت ناچیزی برخوردار است ، می توانید کارهای خود را با سرعت بسیار بیشتری به اتمام برسانید.
-پیش از آن که یک کتاب را به طور کامل بخوانید ، با ورق زدن و مرور سریع مطالب، سرعت خود را در خواندن کتاب بالا ببرید.
– از خواندن مطالب غیرضروری خودداری کنید. اشتراک خود را با مجله ها و روزنامه هایی که به آنها نیاز ندارید قطع کنید.
-هنگامی که بسیار خسته اید، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن یکی از بهترین راه های استفاده از وقت است.
– هر روز مقداری از وقتتان را به این اختصاص دهید که در مورد هدف های اصلی و واقعی خود و راه های بهتری که از طریق آنها می توانید روز به روز به هدف های خود نزدیک تر شوید فکر و تأمل کنید.
رشد شخصیت ، عامل اصلی صرفه جویی در وقت است. هر قدر انسان برتری شوید با صرف وقت کمتری می توانید به هدف های خود برسید.-
– سعی کنید در تنظیم وقت ماهرانه عمل کنید.
-همیشه برای انجام کارهایتان جدول زمان بندی شده داشته باشید و تمام کارها و قرار ملاقات ها را در آن بنویسید.
-هر کاری که انجام می دهید در واقع دارید وقتتان را می فروشید. آن را ارزان نفروشید.
– راهکارهای مدیریت زمان ، قدرت قضاوت، پیش بینی ، اطمینان و انضباط فردی را افزایش می دهد.
– مدیریت زمان ( تنظیم وقت ) بیش از هر چیز نیاز به انضباط فردی ، خویشتن داری و تسلط بر نفس دارد.
– مدیریت زمان
– آیا شما زمان را مدیریت میکنید یا زمان شما را؟!
-شما باید از خود چهار سوال ساده بپرسید:
-شما با کارهایی که اصلا نباید انجام شود، چه بوسیله شما چه بوسیله هر فرد دیگر، چه میکنید؟
-شما با کارهایی که دیگران مانند شما و یا بهتر از شما میتوانند انجام دهند چه میکنید؟
-شما با کارهایی که وقت دیگران را هدر میدهند چه میکنید؟
شما با کارهایی که وقت خود را هدر میدهند چه میکنید؟
-اگر شما جوابی برای این سوالات ندارید، یا بسیار کامل هستید که در نتیجه به این مدیریت احتیاجی ندارید، یا اینکه با خودتان صادق نیستید.
-در اینجا به هدر دهنده های وقت و دزدان زمان اشاره میشود. شما بدون فکر کردن زیاد میتوانند مواردی را هم خود اضافه کنید.
– اتلاف کننده های زمان راهایی که شما نمیتوانید بهترین بهره را از زمان ببرید.
– تلاش بیش از حد در یک کار
-تعلل کردن و پشت گوش انداختن
-وقفه ایجاد کردن در میان یک کار
-گوش ندادن
-ناتوان بودن در گفتن نه
-ناتوان بودن در نتظیم اولویتها
همه را در یک کار سهیم کردن
– زیاد از حد به جزئیات توجه کردن
-کم توجهی به مطالب اصلی
-بی برنامگی
-کم توجهی به کل کار و اهداف آن
– انجام دادن یک کار جزء جزء شده
-کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط میشود
-دزدان زمان- راهایی که وقت شما توسط دیگران یا دیگر مسایل حاشیه ای هدر میرود.
– اطلاعات (فقدان، ناکافی، نا واضح)
-مطالب خواندنی بسیار زیاد
– جلسات (خیلی زیاد، خیلی طولانی)
– تلفن (ناتوانی در برقراری ارتباط موقع نیاز (مشترک مورد نظر در دسترس نمیباشد!)، مزاحمهایی که میان تلفن شما وارد میشوند، زیاد صحیت کردن با تلفن )
– کمبود نیروی حمایتی
-سیستمهای فایل بندی و طبقه بندی (ضعیف، پیچیده)
-نقصهای فنی (ماشین، کامپیوتر، آسانسور)
-افراد دیگر (تنبل، غایب، متاخر)
– راههای مدیریت زمان
یک گزارش روزانه از کارهای خود داشته باشید و آن را بررسی کنید و آنالیز کنید تا ببینید وقت شما کجا میرود. میتوانید این گزارش را روی کاغذ داشته باشید (سررسید، Filofex ) و یا از نرم افزارها ( MS-Outlook, Lotus notes ) و یا سخت افزارهای مربوطه ( I mate, Palm ) استفاده نمایید. در مرحله بعد باید تصمیم بگیرید چگونه از وقت خود استفاده نمایید.
-کارهای فوری در برابر کارهای مهم
-کار فوری = در وقت مشخصی (معمولا خیلی زود) باید انجام شود.
-کار مهم= کار مشخصی (شاید در وقت طولانی) باید توسط شخص یا بخشی انجام شود. که هر چه کار مهمتر باشد وقت آن طولانی تر و توجه به آن بیشتر میشود.
-روش کار کردن معمولی
– فوریت زیاد فوریت کم
-در این قسمت کارها انجام میشوند اما معمولا بعلت کمبود وقت بصورت نادرست و یا پر اشتباه کارها در این قسمت گهگداری انجام میشوند اما یک مشکل یک جای دیگر ایجاد میکنند کم اهمیت
– کارها در این قسمت انجام میشند اما وقت زیادی برای آنها به هدر میرود کارها در این قسمت میماند تا اینکه فوریت یابند( بعد درست انجام نمی شوند بعلت کمبود وقت) پر اهمیت
– روش کار کردن سازماندهی شده
– فوریت زیاد فوریت کم
– این کارها را وقتی احتیاج است انجام دهید (مابین زیاد فوری و زیاد مهم) این قسمت را نادیده بگیرید. این کارها را در وقتهای مرده بین کارهای سه بخش دیگر انجام دهید. کم اهمیت
– این کارها را وقتی انجام دهید که بدن و فکر شما آماده باشد این کارها را اول روز که سرحال هستید انجام دهید پر اهمیت