مدیریت برنامه ریزی

مدیریت برنامه ریزی

 

برنامه ریزی، فرآیند آگاهانه تصمیم گیری در مورد اهداف و فعالیتهای آینده یک فرد، گروه،واحد کاری یا سازمان است. مدیر یا مدیران برنامه ریزی، برنامه ریزی را با یک تحلیل موقعیتی آغاز می  نمایند و درچارچوب محدودیت زمانی و منابع، اطلاعات مرتبط با مسأله مورد برنامه ریزی را جمع آوری و تفسیر می  نمایند؛ سپس با تأکید بر خلاقیت، مدیران و کارکنان را تشویق کرده تا بر پایه نگرشی وسیع به امورشان بیندیشند؛ آنگاه با توجه به مزایا، مضرات و تأثیرات بالقوه هر گزینه، مناسبترین و امکان پذیرترین اهداف و طرحها را برگزیده و مدیران و کارکنان را توجیه نموده و منابع مورد نیاز را در اختیار آنان گذاشته و به انجام آن تشویق می نمایند. از آنجائیکه برنامه ریزی، فرآیندی پیش رونده و تکرار شونده است ، مدیران باید بطور مستمر عملکرد واحدهای تحت تکفلشان را از جهت تطابق با اهداف و برنامه ها تحت نظر داشته باشند.

 

 

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی

برنامه ریزی از اساسی تر ین وظایف مدیران و کارکنان است که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط می سازد. به عبارت دیگر برنامه ریزی میان جایی که هستیم با جایی که می خواهیم به آن برویم پلی می سازد و موجب می شود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمی گیرد، پدید آید.از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند. پوپایی محیط و وجود تلاطم  در آن، و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می افزاید.

پیتر دراکر معتقد است که میان موثر بودن (انجام کارهای درست)  و کارآیی(درست انجام دادن کارها)  تفاوت است و این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم می باشد .

 

تعریف برنامه ریزی

در متون مدیریتی گاهی دو واژه planning , programming را به جای یکدیگر به کار می برند ؛ در حالی کهprogramming به نوعی برنامه ریزی جزئی تر دلالت دارد. برای برنامه ریزی تعاریف متعددی ارائه شده است ؛ بطوریکه هر یک از نظریه پردازان سعی کرده اند با توجه به زمینه تخصصی خود آنرا تعریف کنند. در ذیل چند مورد از این تعاریف ارائه شده است :

  1. برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد
  2. برنامه ریزی عبارتست از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن
  3. برنامه ریزی عبارتست تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیش بینی کردن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.

تعریف نسبتاً جامع دیگری از سیریل هودسن :

برنامه ریزی یعنی ارائه طریق بر عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و دوره زمانی معلوم است.

 

 

هدف از برنامه ریزی

  1. افزایش احتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیتها
  2. افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات
  3. متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر
  4. مهیا ساختن ابزاری بر کنترل

 

انواع برنامه ریزی

برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم می شوند وبه فراخور هر وضعیت به گونه ای متناسب با آن شکل می گیرند لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامه ریزی عنوان می نماییم :

  1. برنامه ریزی تخصصی

گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف برای انجام آنها برنامه ریزی می شود. این برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی می نامند که بر اساس وظایف در سازمان عنوان می گردد.

الف- برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید)

ب – برنامه ریزی نیروی انسانی

ج – برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه

  1. برنامه ریزی عملیاتی

برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح می شوند به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می گردند.

مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از :

الف – تدوین برنامه های کوتاه مدت

ب- تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد

ج- ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها

د- تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید

  1. برنامه ریزی راهبردی یا استراتژیک

برنامه ریزی راهبردی در بردارنده تصمیم گیری هایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت سازمان می باشند.دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریتها) و هدف های سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری  می نامند ، تجزیه می گردد.

همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرح ریزی می گردد.

برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیش گویی نمی کند ولی می تواند در موارد ذیل یاری دهد:

الف- فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی؛

ب- ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر؛

ج- اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب

د- تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب

 

 

دیدگاههای متداول در برنامه ریزی:

  1. برنامه ریزی از داخل به خارج و برنامه ریزی از خارج به داخل

در برنامه ریزی از داخل به خارج  برکارهایی تمرکز می شود که سازمان در حال حاضر انجام می دهد و تلاش می شود تا آنها به بهترین صورت انجام پذیرد. برنامه ریزی به این شیوه تغییرات عمده ای را در سازمان ایجاد نمی کند، ولی  می تواند برای استفاده بهینه از منابع مفید و موثر باشد.برنامه ریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت می پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجام کار است.

در برنامه ریزی از خارج به داخل  ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می شود و برای استفاده از فرصتها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه ریزی می گردد.برنامه ریزی ازخارج به داخل هنگامی مفید است که سازمان بخواهد کاری منحصر به فرد انجام دهد و هدف این برنامه ریزی یافتن فرصتهای محیطی و استفاده بهینه ازآنهاست.

  1. برنامه ریزی از بالا به پایین و برنامه ریزی از پایین به بالا

در برنامه ریزی از بالا به پایین  ابتدا مدیر مالی هدف های کلان را تعیین می کند و این امکان را برای مدیران سطوح دیگر فراهم می آورد تا در چهارچوب هدفهای کلان برنامه خود را تدوین کنند.

در برنامه ریزی از پایین به بالا  با تدوین برنامه هایی شروع می شود که در سطوح عملیاتی شکل می گیرند؛ بدون آنکه به محدودیت های کلی سازمان توجه شود آنگاه این برنامه ها از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می گردد.

  1. برنامه ریزی بر مبنای هدف

در این نوع از برنامه ریزی مهمترین مسائل سازمان تعریف می شود و سپس با مشارکت کارکنان برای هر واحد و قسمت از یک واحد و نهایتاً برای هر فرد شاغل هدفگذاری منظمی انجام می گیرد.برنامه ریزی بر مبنای هدف برای ترکیب اهداف فردی و سازمانی بکار می رود و بر این عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیس و مرئوس در تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی ، تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد و تدوین پذیرش دوطرفه اهداف ، تعهد قویتری را در کارکنان ایجاد می کند ؛ تا اینکه سرپرست یک جانبه هدفگذاری کرده، آنها را به زیر دستان تحمیل کند.

مراحل برنامه ریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارتند از:

-* تعیین رسالت و ماموریت

-* تعیین نتایج مورد انتظار

-* تعریف شاخصهای ارزیابی

-* تعریف هدفهای عملیاتی

-* تنظیم برنامه های عملیاتی

-* طراحی سیستم کنترل عملیات

  1. برنامه ریزی بر مبنای استثناء

عبارتست از تعیین هدف ، تخصیص منابع و تعیین شاخصهای عملیاتی و واگذاری امور به ابتکار عمل مسئولان واحدها. مدیریت عالی سازمان، تنها هنگامی که انحرافات عملکرد واحدی از برنامه پیش بینی شده، از حد معینی تجاوز کند در امور آن واحد دخالت خواهد کرد.

  1. برنامه ریزی اضطراری

عبارتست از پیش بینی و معین ساختن عکس العمل ها و پاسخ مناسب به حوادث یا شرایط جدیدی که در اوضاع و احوال سارمان ممکن است اتفاق بیفتد.

  1. برنامه ریزی اقتضایی

در برنامه ریزی اقتضایی «گزینه های گوناگون قابل اجرا» شناسایی می شوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینه ها قابل اجرا خواهند بود .

برنامه ریزی مبتنی بر اندیشیدن پیش از عمل است؛ ولی هر چه محیط برنامه ریزی نامطمئن تر باشد، احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازین با پیش بینی ها و حتی مقاصد اولیه، افزایش می یابد. در چنین محیط هایی بطور مستمر مسائل و رخداداهای غیر منتظره رخ می دهند و در نتیجه، تغییر در برنامه ریزی را ضروری می سازند؛ بنابراین بهتر است که همواره در موقع برنامه ریزی ها، پیش بینی شود که اگر کارها آنگونه که انتظار داریم پیش نرفت، چه تغییراتی در برنامه ها ایجاد شود یا کدام برنامه های جایگزین آماده شوند تا مدیر با مشکل مواجه نشود.

به عبارت دیگر هنگامی که بحرانی در نقاط پیش بینی شده بروز کند که حاکی از بی اعتباری برنامه باشد، با استفاده از برنامه ریزی اقتضایی امکان اقدام سریع فراهم میآید:

 

گامهای برنامه ریزی :

با توجه به تعاریف ارائه شده از برنامه ریزی باید گامهایی برداشت که پاسخگوی سوالات زیر باشد :

  1. کی چه وقت چرا کجا چه کدام چطور

مراحل عمده برنامه ریزی:

  1. آگاهی از فرصتها ، مسائل و نیازها
  2. تعیین اهداف کوتاه مدت
  3. تعیین مفروضات
  4. تعیین گزینه های مختلف
  5. ارزیابی گزینه های مختلف
  6. انتخاب یک راه
  7. فرموله کردن برنامه های فرعی

بطوریکه ملاحظه می شود برنامه ریزی یک جریان مداوم در جهت پیشرفت فعالیّتها برای حصول هدفها و مقاصد از پیش تعیین شده است . از نتایج برنامههای اجرا شده نقاط ضعف و انحرافات و همچنین نقاط قوت و جنبههای مثبت باید به منظور رفع نقایص و بهبود عملیات در آینده استفاده نمود .

 

برنامه ریزی موثر

توجه به موارد ذیل موجب موثر بودن برنامه ریزی می گردد :

  1. برنامه ریزی منطقی باید دارای مدت زمانی باشد که بتواند تکاپوی انجام تعهدات ناشی از تصمیمات امروزی ما را بکند
  2. همه افراد درگیر، درک صحیحی از برنامه و چگونگی اجرای آن داشته باشند
  3. وجود همفکری و همکاری در امور برنامه ریزی
  4. ایجاد شرایط مناسب برای برنامه ریزی از سطوح بالای سازمان
  5. شروع برنامه ریزی از سطوح بالای سازمان و سازمان یافته باشد.

 

محاسن برنامه ریزی

برنامه ریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل است :

  1. تحقیق اهداف سازمان
  2. برنامهریزی ، به ایجاد فرصت برای اجرای تصمیمها کمک می کند
  3. برنامه ریزی به اجرای منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان کمک میکند
  4. برنامه ریزی عامل تطبیق رشد سریع فنآوری محیط با سازمان
  5. برنامه ریزی موجب تسریع رشد ا قتصادی در سطح کلان میشود
  6. برنامه ریزی به تقویت روحیه کار گروهی کمک می کند و به افزایش کارآیی سازمان می انجامد

 

محدودیتهای برنامه ریزی

با وجود محاسن زیادی که برنامه ریزی دارد ، محدودیتهایی را نیز به همرا دارد که عبارتند از :

  1. برنامه ریزی مستلزم صرف هزینه و وقت است
  2. سازمانهای کوچک نمیتوانند به علت عدم توان مالی و فرصت کافی به نحو مطلوب برنامه ریزی کنند
  3. برنامه ریزی ، مستلزم ایجاد محدودیتهایی است که در کوتاه مدت حرکت را در سطوح متعدد سازمان ، کند و مشکل میسازد
  4. برنامه ریزی ، بیشتر مبتنی بر پیش بینی بر اساس حدس و گمان و احتمالات است و کمتر بر اساس اطلاعات قطعی انجام میگیرد.

 

 

 


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *