نحوه طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی

همکاری ساده و کارآمد برای مشاغل امروز بیش از گذشته مهم است. امروزه نیروی کار متحرک تر است و کنفرانس های ویدئویی بیشتر یک ضرورت است تا تجمل. این که شما میزبان یک نشست همه جانبه یا همکاری با کارمندان از راه دورهستید و یا برای ارتباط با مشتریان، داشتن فضا (اتاق ویدئو کنفرانس) و راه حل های مناسب برای برقراری ارتباط برای تجارت شما امری ضروری است.

هنگام ایجاد فضایی برای کنفرانس ویدیویی، سه عنصر کلیدی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

1. خود اتاق
2. نیازهای صوتی
3. نیازهای نمایشگر

طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی، این عناصر را به صورت ترکیبی در نظر می گیرد، نه هرکدام را به صورت جداگانه.

اتاق ویدئو کنفرانس

• اولین سوالی که باید بپرسید این است: هدف این اتاق چیست؟
• آیا این اتاق فقط برای کنفرانس های ویدئویی خواهد بود یا استفاده های دیگری نیز خواهد داشت؟
•  از آنجا که به احتمال زیاد چندمنظوره خواهد بود، این کاربردها چیست؟
•  انواع دیگر جلسات، آموزش ها، مهمانی های اداری؟

اکنون که هدف این اتاق را مشخص کرده اید، از خود بپرسید که آیا فضای مورد نیاز شما را برای تحقق این هدف را برآورده می کند یا خیر. به عنوان مثال، اگر می خواهید از اتاق برای جلسات همه کاره استفاده کنید، اطمینان حاصل کنید که اتاق به اندازه کافی بزرگ است که بتواند به راحتی همه کارمندان خود را میزبانی کند. اگر فضا شرایط لازم برای تحقق هدف خود را برآورده نمی کند، فضای دیگری پیدا کنید.

سوال بعدی، اتاق چه مبلمانی دارد و این مبلمان چقدر قابل حمل است؟

یک میز کنفرانس بزرگ با صندلی هایی که در وسط اتاق قرار دارند، نیازهای متفاوتی نسبت به مجموعه میزهای تاشو دارند که مرتبا جابه جا می شوند.

اتاق چقدر بزرگ است؟

بدیهی است، یک اتاق به اندازه لابی هتل به تجهیزات مختلف (و بیشتر) نسبت به یک دفتر شخصی کوچک احتیاج دارد. هر دو فضا می توانند برای ویدئو کنفرانس کارآیی داشته باشند، تا زمانی که اندازه فضا به عنوان بخشی از طراحی در نظر گرفته شود.

نور اتاق چگونه است؟

تعادل نور طبیعی با نور سقف می تواند سایه هایی را که می تواند تجربه ملاقات را برای میهمانان مجازی شما خراب کند کاهش دهد. رنگ های خنثی خاکستری روی دیوارها و جداول باعث بهبود ظاهر رنگ می شوند. از دیوارها یا جداول کاملاً سفید خودداری کنید، رنگی با مقدار بازتاب(refection value)  50 درصد توصیه می شود.

درها کجا هستند؟

درها روی محل قرارگیری صفحه نمایش تأثیر می گذارند زیرا هرگز نمی خواهید صفحه نمایش شما توسط یک درب باز مسدود شود. علاوه بر این، اگر نمی خواهید مخاطبان از راه دور به خاطر افرادی که وارد اتاق می شوند، حواسشان پرت شود، نحوه قرارگیری نمایشگرها و دوربین ها به محل درب بستگی خواهد داشت.

• دیوارها، سقف و کف اتاق از چه جنسی است؟
• احتمالاً حداقل یک دیوار دارای پنجره خواهد بود. در هر ساعت از روز، ارائه دهندگان رو به نور خورشید خواهند بود یا نور روی آنها سایه خواهد انداخت؟

سطوح بزرگ، مسطح و سخت صدا را منعکس می کند و باعث خراب شدن صدا می شوند. فرش پهن شده روی بخشهایی از کف سخت می تواند ویژگی های مثبتی داشته باشد. به همین ترتیب، تابلوهای هنری یا تخته های عایق صدا می توانند از انعکاس صدا جلوگیری کنند. دیوارهای شیشه ای صدا و نور را منعکس می کنند و نیاز به تفکر بیشتر در مورد محل قرارگیری تجهیزات دارند.

نیازهای صوتی یک اتاق ویدئو کنفرانس

هدف و اندازه اتاق بیشتر نیازهای صوتی را مشخص می کند. آکوستیک اتاق جلسه برای اطمینان از شنیدن و درک مردم مهم است. برای داشتن بهترین کنفرانس با بیشترین کیفیت لازم است که بازتاب صدا را از چندین سطح در اتاق کاهش دهید. محصولات جذب صدا مانع از مداخلات و تکرار می شوند و شنیدن و درک همه شرکت کنندگان در جلسه آسان خواهد بود. راه حل های جذب صدا که می تواند برای بهبود آکوستیک اتاق جلسه مورد استفاده قرار گیرد شامل موارد زیر است:

1. کاشی / پنل سقف آکوستیک.
2. پنل های دیواری آکوستیک.

میکروفن میز ممکن است تنها چیزی باشد که شما در یک اتاق کنفرانس با اندازه متوسط و با یک میز ثابت نیاز دارید. با این حال، میکروفن های سقفی احتمالاً برای اتاق هایی با طراحی پویاتر مناسب هستند.
تنظیمات چند میکروفنی و همچنین مجموعه بلندگوها برای اتاق ها و اتاق های بزرگتر که دارای اهداف مختلفی هستند – مانند آموزش یا جلسات همه کاره – متداول است.
علاوه بر این، اضافه کردن ویدئو کنفرانس به اتاقی که دارای سیستم یکپارچه ای باشد ممکن است نیاز به غیرفعال کردن یک سیستم برای استفاده از دیگری داشته باشد.

نیازهای ویدیویی در اتاق ویدئو کنفرانس

چند صفحه نمایشگر و با چه اندازه ای نیاز خواهید داشت؟ باز هم، اندازه و هدف اتاق مهم هستند.
در حالی که یک دفتر شخصی کوچک ممکن است گزینه های ویدیوی شما را محدود کند، چندین صفحه نمایش می توانند تجربه را برای جلسات داخلی بزرگ و یا در هنگام حضور تعداد زیادی مهمان مجازی بهبود بخشند. و ممکن است شما یک نمایشگر جداگانه منحصراً برای ارائه دهنده بخواهید تا بتواند ارائه خود را ببیند.
برای قرارگیری صفحه ها باید مکان پنجره و همچنین جای افراد را در نظر بگیرید. از آنجا که دوربین ها عموماً روی صفحه نمایش و یا در نزدیکی آن قرار گرفته اند، شما می خواهید که شرکت کنندگان بتوانند به راحتی به آن ها نگاه کنند. یک صفحه نمایش یا دوربین ضعیف می تواند یک ارائه دهنده را در سایه قرار دهد یا در معرض نور زیاد قرار دهد. به طور مشابه، اگر مخاطب داخل خانه با صفحه نمایش زاویه نامناسبی داشته باشد، ممکن است باعث ناراحتی شرکت کنندگان شود.

به طور معمول، فاصله مطلوب مشاهده برای فیلم و محتوای عادی یک تا چهار برابر قطر صفحه است. مثال ها:

جمع بندی

فناوری شگفت انگیز است، فضاهای کمی وجود دارد که نمی توانند به اتاق ویدئو کنفرانس تبدیل شوند. با این حال، قبل از شروع خرید تجهیزات، فضای خود، کاربردهای آن و نیازهای خود را مشخص کنید. با چند طرح بندی بازی کنید و سعی کنید به همه مواردی که می تواند کنفرانس ویدئویی شما را مختل کند و می توانید با طراحی بهتر آن ها را برطرف کنید، فکر کنید.