دانستنی های ویدئو کنفرانس

8 کاری که نباید هنگام ویدئو کنفرانس از خانه انجام دهید

ویدئو کنفرانس از خانه

هر محیط اجتماعی و حرفه‌ای، قوانین آداب معاشرت خود را دارد. با توجه به اینکه جلسات از اتاق هیئت مدیره به اتاق نشیمن ما منتقل شده، مهم است که در یک پلت فرم مجازی، همچنان حرفه‌ای به نظر برسیم. اما کنفرانس ویدئویی می‌تواند موجب بروز خطاهای بررگ و کوچک زیادی شود. به خواندن لیستی از هشت موردی که باید هنگام شرکت در ویدئو کنفرانس از خانه دوری کنید، ادامه دهید.

پیشرفت در فناوری مدرن و انتظارات در حال تحول از کارکنان به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده است تا مزایای کنفرانس ویدیویی در خانه را درک کرده و از آن استقبال کنند. از انعطاف پذیری گرفته تا احتمال تقویت روحیه، مزایای زیادی وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه بود، اما مشکلات احتمالی نیز وجود دارد.

در این خصوص می‌توان گفت، کسانی که در تماس‌های ویدیویی شرکت می‌کنند، از ناکارآمدی، حواس‌پرتی، و مسائل فنی خوششان نمی‌آید، در عین حال خطاهای اجتماعی نیز وجود دارد که می‌تواند باعث شود همکاران به اشتباه درباره شما قضاوت کنند. در این مقاله، با تمرکز بر هشت کاری که هرگز نباید انجام دهید، برخی از مشکلات ویدئو کنفرانس را بررسی می کنیم.

بررسی مشکلات ویدئو کنفرانس از خانه

  1. از پوشیدن لباس‌های نامناسب هنگام شرکت در ویدئو کنفرانس از خانه خودداری کنید

در حالی که کنفرانس ویدیویی به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی از خانه خود با همکاران خود ارتباط برقرار کنید، هنوز باید ظاهری زیبایی داشته باشید. به هر حال، شما هنوز هم در محل کار حضور دارید – البته به صورت مجازی. با در نظر گرفتن این موضوع، مهم است که از پوشیدن لباس نامناسب برای چنین موقعیتی خودداری کنید.

مگر در مواردی که به طور خاص به شما گفته شده هر نوع پوششی قابل قبول است، باید از پوشیدن لباس‌های غیررسمی خودداری کنید، زیرا پیژامه انتخاب بسیار غیرحرفه‌ای است. البته نیازی به پوشیدن لباس رسمی نیز نخواهید داشت، با توجه به اینکه باید مراقب نحوه ظاهر شدن خود جلوی دوربین باشید، بهتر است سعی کنید به یاد داشته باشید که در یک جلسه کاری هستید.

شما باید لباس‌های تک رنگ  و تا حد امکان ساده انتخاب کنید. اگر دوست دارید زیورآلات داشته باشید، تا حد امکان سعی کنید ساده و کوچک باشند. مراقب نظافت خود نیز باشید – موهای شما باید مرتب و تمیز باشند. در کل، فقط به یاد داشته باشید که شما هنوز در یک فصای شرکتی هستید که این نیاز به سطحی از حرفه‌ای بودن دارد.

  1. از دکمه بی صدا برای میکروفون خود غافل نشوید

اکثریت قریب به اتفاق برنامه‌های کنفرانس ویدیویی دارای گزینه‌هایی برای بی‌صدا کردن میکروفون شما هستند، و شما باید یاد بگیرید که از آن استفاده کنید. در واقع سعی کنید هر زمانی که صحبت نمی کنید، عادت کنید که دکمه بی صدا را فشار دهید. سپس، زمانی که نیاز به مشارکت در بحث دارید، می‌توانید صدای خود را از این حالت کنید. اگر عاقلانه از دکمه بی صدا استفاده کنید، می توانید شانس بروز فاجعه در کنفرانس ویدیویی را تا حد زیادی کاهش دهید.

صداهای پس‌زمینه‌ای که میکروفون شما دریافت می‌کند می‌تواند حواس دیگران را در تماس ویدیویی پرت کند، در حالی که این پتانسیل وجود دارد که میکروفون شما چیزهایی را که نمی‌خواهید، مانند گفتگوی اعضای خانواده که در خانه همراه شما هستند، بگیرد. برخی از بدترین موارد خطا در کنفرانس ویدئویی شامل افرادی می‌شود که فکر می کنند با خودشان صحبت می‌کنند، درحالیکه میکروفون آن‌ها هر کلمه‌ای را دریافت کرده و منجر به خجالت و حتی اقدامات انضباطی می شود.

  1. در صورت امکان از نشان دادن واکنش خنثی یا منفی با زبان بدن خودداری کنید

مطالعات مختلف در طول سال‌ها تلاش کرده‌اند تا به نقش زبان بدن در ارتباطات بپردازند. به عنوان مثال، ممکن است در مورد قانون 7-38-55 شنیده باشید که می‌گوید فقط 7 درصد از ارتباطات از طریق کلام بیان می‌شود، در حالی که 38 درصد از مفهوم از طریق لحن و 55 درصد باقیمانده، زبان بدن است.

با ویدئو کنفرانس، این 55 درصد به همان اندازه قابل توجه است، بنابراین باید مراقب زبان بدن خود باشید. ایجاد یک تأثیر خوب در طول یک کنفرانس ویدیویی نیز مهم است. سعی کنید در مورد آنچه که حالات صورت شما ممکن است نشان دهد آگاه باشید و یک حالت خوب به خود بگیرید. اینکه بخواهید صورت خود را به دستان خود تکیه دهید، خیلی متداول است اما ممکن است بر نگرش یا تعهد شما نسبت به جلسه مجازی تاثیر بگذارد.

تماس چشمی بخش مهم دیگری از ارتباطات است، حتی اگر به دوربین خیره شده باشید. وب کم خود را طوری قرار دهید که بتوانید به صفحه نمایش خود نگاه کنید تا درگیر و متمرکز به نظر برسید. یک مانیتور کنفرانس ویدیویی خوب دارای یک وب‌کم داخلی است که به طور هوشمندانه برای اطمینان از حداکثر تماس چشمی قرار گرفته است. برخی از وب کم‌ها حتی ممکن است ویژگی‌های ارگونومیک داشته باشند تا بتوانید صفحه را به بهترین شکل نسبت به سطح چشم خود کج کنید و همچنان ظاهر خوبی داشته باشید.

  1. سعی کنید جایی قرار نگیرید که حواس شما را پرت کند

با ظاهر شدن در ویدئو کنفرانس، قضاوت همکاران شما درباره طراحی داخلی شما شروع می‌شود. برای حضور موثر در ویدئو کنفرانس، باید مطمئن شوید در جایی قرار دارید که در طول جلسه باعث حواس پرتی دیگران نشوید، بنابراین سعی کنید از مناطقی از خانه که ممکن است در هم ریختگی یا فعالیت احتمالی پشت سر شما وجود داشته باشد، اجتناب کنید.

خودتان را در مقابل یک پس‌زمینه ساده و تک رنگ با دکوراسیونی شیک قرار دهید و هرگونه درهمریختگی مانند سیم‌های کامپیوتری قابل مشاهده و لباس‌های پخش و پلا شده را از دید دوربین خارج کنید. بهتر است به منبع نور نیز توجه داشته باشید. اگر به نور طبیعی خورشید دسترسی ندارید، می توانید جلوی نور چراغ مطالعه قرار بگیرید تا نور را به طور یکنواخت برای نماهای نزدیک بهتر توزیع کند.

بدیهی است که همه افراد،  اتاقی با دید مناسب ندارند، پس بهترین گزینه برای شرکت در ویدئو کنفرانس، استفاده از پس زمینه دیجیتال است. در برخی موارد، اگر خانه شما فضای خالی زیادی برای کار نداشته باشد، ممکن است قرار گرفتن در جای مناسب دشوار باشد. باید مراقب باشید و پس‌زمینه ثابتی را انتخاب کنید که حرفه‌ای باشد.

  1. هرگز بدون آمادگی وارد یک تماس ویدئویی کاری نشوید

هیچ چیز ناامیدکننده‌تر از شرکت در یک کنفرانس ویدیویی نیست که در آن افراد آمادگی لازم را ندارند، بنابراین باید اقداماتی را انجام دهید تا دلیل ناامیدی دیگران نباشید. این بدان معناست که شما باید برای آماده شدن به منظور شرکت در کنفرانس ویدیویی وقت بگذارید. چه در حال سازماندهی یک جلسه باشید و چه صرفاً شرکت کننده باید این نکته را رعایت کنید.

اقداماتی که باید انجام دهید، شامل اطمینان از این مسائل می‌شود که دلیل برگزاری جلسه را درک کرده‌اید پس باید از قبل کارهای آماده‌سازی لازم را انجام داده باشید. علاوه بر این، باید برای اطمینان از عملکرد تجهیزات و اتصال اینترنت خود زمان بگذارید. اگر بتوان مسائل فنی را زودتر از موعد مورد بررسی قرار داد، می‌توان از تاخیرها یا اختلالات غیرضروری جلوگیری کرد.

  1. هنگام صحبت کردن افراد دیگر وسط حرف آن‌ها نپرید و صحبت آنها را قطع نکنید

یکی از بزرگترین مشکلات در ویدئو کنفرانس،  قطع صحبت افراد هنگام صحبت کردن است. اگر شما فردی هستید که معمولا صحبت افراد را قطع می‌کنید باید تلاش کنید تا این عادت را کنار بگذارید.

کنفرانس ویدئویی تنها زمانی می‌تواند واقعاً موفق باشد که شرکت‌کنندگان فرصت مناسبی برای مشارکت در بحث، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و پرسیدن سؤال داشته باشند. همانطور که مقاله ای در گاردین (article for The Guardian) اشاره می کند، مردان تمایل خاصی به تسلط بر مکالمات دارند، اما گاهی اوقات مهم است که یک قدم، عقب بنشینید و اجازه دهید دیگران نظر خود را بیان کنند.

کسانی که در موقعیت‌های تاثیرگذار قرار دارند نیز می‌توانند زمانی که یکی از اعضا، صحبت دیگری را قطع می‌کند با اشاره به موقع به فردی که صحبت او قطع شده اجازه دهند، صحبت خود را تکمیل کند. اگر نیاز به ارائه نظر یا پیشنهاد دارید، برخی از پلتفرم‌های کنفرانس ویدیویی دکمه « hands-up» را ارائه می‌کنند که نشان می دهد، می‌خواهید صحبت کنید. اغلب، میزبان جلسه در صورت امکان به شما فرصت می‌دهد تا افکار خود را بیان کنید.

  1. در برابر وسوسه خارج کردن بحث از موضوع مقاومت کنید

جلسات کاری یک عنصر اجتماعی دارند، اما باید هدف مشخصی نیز داشته باشند. گاه به گاه رفتن به حاشیه قابل درک است و جلسات می‌توانند با اظهارات تاحدودی خارج از موضوع کاملاً خوب پیش برود، اما باید تمرکز اصلی را روی موضوع مورد نظر قرار دهید و سعی کنید تا حد امکان به آن پایبند باشید.

تحقیقات منتشر شده توسط هاروارد بیزینس ریویو نشان داد که 71 درصد از مدیران ارشد احساس می‌کنند جلسات کاری آن‌ها “غیرمولد و ناکارآمد” است. با در نظر گرفتن این موضوع، بسیار مهم است که سعی کنید نظرات، سوالات و مشارکت های مرتبط با هدف جلسه را اولویت بندی کنید. در صورت بروز بحث‌های نامربوط، افراد بسیار بیشتر احساس می‌کنند که وقتشان تلف شده است.

  1. از انجام چند کار غیر ضروری یا حواس پرتی در طول جلسه خودداری کنید

در حالی که کار از راه دور مزایای بسیار زیادی برای کارمندان و کارفرمایان دارد، مشکلات یا مسائل بالقوه‌ای نیز در کار کردن از خانه وجود دارد که مداخله اطرافیان مثال خوبی از آن است. برای اینکه بیشترین بهره را از ویدئو کنفرانس ببرید، باید از انجام چند کار غیر ضروری اجتناب کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.

به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که حواس‌تان به سایر مسائل مربوط به کار، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا تلاش برای ادامه کار در حین جلسه، پرت شده  یا ممکن است به شیوه‌های دیگری مانند خوردن ناهار در حین تماس ویدیویی یا استفاده از تلفن هوشمند خود برای مرور اینترنت، مداخلاتی ایجاد کنید. اما توصیه می کنیم تمام این مداخلات را حذف کنید چون باید عوامل حواس پرتی را حذف کرده و به جلسه توجه کامل داشته باشید.

کلام آخر

شرکت در ویدئو کنفرانس از خانه این قدرت را دارد که برخی از موانع کار طولانی مدت را از بین ببرد و انعطاف پذیری بیشتری را فراهم کند، اما باید تلاش کنید تا از برخی از دام ها و اشتباهات نیز جلوگیری کنید. به طور کلی، مهمترین چیزهایی که باید از آن‌ها اجتناب کنید، حواس پرتی، تبدیل شدن به یک عامل حواس پرتی و اقداماتی است که می‌تواند مانع کارایی و بهره وری جلسه شود.

اگر می‌خواهید بهترین کنفرانس ویدیویی را راه اندازی کنید، پیشنهاد می‌کنیم با ما تماس بگیرید تا از جلسه مجازی بعدی خود به خوبی پشتیبانی کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.