دانستنی های سیستم کنفرانس

ویژگی های یک سالن کنفرانس مناسب

سالن کنفرانس

برگزاری کنفرانس و جلسات بخشی از زندگی روزمره صاحبان کسب و کارها شده است و از همین رو بسیاری از مردم بر این باورند که سالن کنفرانس، می‌تواند تاثیر زیادی بر روی مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه شما بگذارد.
از دکور سالن کنفرانس گرفته تا چیدمان و همین طور جزئیات ساده ای که می‌توان در این فضا در نظر گرفت. هر کدام از این ویژگی‌ها کمک می‌کنند تا محیط سالن کنفرانس شما شرایطی داشته باشد که میهمانان شما احساس خوشایندی در حین برگزاری جلسه داشته باشند.
جزئیات بسیار دیگری نیز وجود دارد که به بهبود جلسات شما کمک شایانی می‌کند، به عنوان مثال استفاده از تکنولوژی‌ها و ابزارهای نوین در سالن کنفرانس و قرار دادن بخشی از فضای سالن برای پذیرایی از حاضرین، نه تنها جلوه و کلاس خاصی به نحوه ارائه شما در سالن مورد نظر می‌دهد بلکه این تضمین را هم می‌دهد که حاضرین در جلسه مجذوب کنفرانس شما شوند.

ویژگی ها و تجهیزات یک سالن کنفرانس مناسب

سالن کنفرانس بایستی شامل چه امکاناتی باشد؟


زمانی که اتاق کنفرانس را بررسی می‌کنید بایستی این مسئله را در نظر بگیرید که کسب و کار شما دقیقاً به چه مواردی احتیاج دارد و این را هم باید در نظر گرفت که سالن کنفرانس چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می‌دهد. به عبارت دیگر ویژگی های سالن و ایده‌های نو شما بخش بیشتری از مواردی را شامل می‌شود که برای یک سالن خوب و برگزاری کنفرانس مناسب بایستی در نظر گرفت:

  • پذیرایی از شرکت کنندگان

آیا سیستم پذیرایی در محل سالن کنفرانس تعبیه شده است یا این که بایستی برای شرکت کنندگان نوشیدنی و خوراکی را از جای دیگر مهیا کنید؟
مشتریان گرسنه بی توجه به جلسه می شوند و به راحتی حواسشان پرت می شود.

  • چیدمان

آیا چیدمان سالن کنفرانس با روش و سبک برگزاری کنفرانس حرفه‌ای همخوانی دارد؟  آیا این چیدمان به شما اجازه می‌دهد که به درستی با مشتریانتان ارتباط برقرار کنید؟

  • مبلمان

آیا مبلمانی متناسب با سالن شما در محل کنفرانس قرار دارد ؟ آیا صندلی‌ها و میزهای استفاده شده در محل  با نیاز شما برای برگزاری کنفرانس هماهنگی دارند؟

  • امکانات و تجهیزات

آیا تجهیزات موجود در سالن کنفرانس همان چیزی است که شما برای برگزاری جلسه نیاز دارید ، مثلاً آیا سالن کنفرانس مجهز به دیتا پروژکتور سقفی ، صفحات نمایش و سیستم های سمعی بصری می باشد؟

  • قابلیت دسترسی

آیا محل سالن شما برای مشتریانی که از فواصل دور و حتی شهرستان‌ها به محل جلسه می‌آیند به سادگی قابل دسترس است؟

با توجه به مواردی که ذکر شد در ادامه به بررسی  نکات مهمی که باید در طراحی سالن کنفراس در نظر گرفته شود می‌پردازیم:

ده نکته مهمی که باید در اتاق کنفرانس در نظر داشته باشید

اگر به دنبال برگزار کردن یک جلسه هستید، در نظر داشته باشید که اجاره یک مرکز درجه دو یا سه فایده ای ندارد. در واقع، اگر برای استفاده از اتاق کنفرانس خود هزینه می‌کنید، باید هدف مناسبی هم داشته باشید. علاوه بر تجهیزات لوازم و یراق آلات ، باید فضا و حس و حال خوب و قوی نیز ایجاد کنید. اما اگر اتاق کنفرانس شما به این هدف مهم دست نیابد، می‌توانید پول خود را پس انداز کنید و به جای آن از غذاخوری کارکنان استفاده نمایید.

اما دقیقا چه چیزی باعث می‌شود که یک اتاق کنفرانس عالی داشته باشیم؟ در ادامه با ده نکته ضروری در این خصوص آشنا خواهیم شد که قطعا از بابت آن‌ها خوشحال خواهید بود و بارها و بارها از آن‌ها استفاده می‌کنید.

  1. فضای کف یا فضای اِشغال کننده کافی باشد

قطعا شما نمی‌خواهید افراد به دلیل کمبود فضا در اتاق جلسه، در مکانی تنگ بنشینند، بنابراین همیشه یکی از ظرفیت‌های مناسب را انتخاب کنید. همه به یک صندلی و احتمالاً یک صندلی پشت میز یا میز نیاز دارند. بهتر است احتیاط کنید و اگر شک دارید اتاق بزرگتری انتخاب کنید.

  1. سقف به اندازه کافی بلند باشد

سقف‌های کوتاه سبب می‌شوند که افراد احساس تنگنا هراسی و ناراحتی داشته باشند. اینگونه سقف‌ها همچنین هر گونه مشکل نوری را که ممکن است وجود داشته باشد تشدید کنند و اتاق را کوچک‌تر و تاریک‌تر از آنچه که هست نشان دهند.

  1. تهویه مطبوع

اگر جلسه خود را در تابستان برگزار می‌کنید و نمی‌خواهید که هوای گرم حواس افراد حاضر در جلسه را پرت کند، پس برای کنترل دما و جریان هوای خنک و تازه در سراسر اتاق به تهویه مطبوع نیاز دارید.

  1. گرمایش مرکزی

به طور مشابه، هیچ چیز بدتر از برگزاری یک جلسه در مکانی نیست که دستان و انگشتان همه از شدت سرما بیروح شده و دندان‌هایشان به هم می‌خورد. اگر دما خیلی پایین باشد، برگزاری یک جلسه سازنده غیر ممکن خواهد بود.

  1. پنجره

بهترین سالن کنفرانس دارای پنجره‌های بزرگی هستند که امکان دریافت نور طبیعی فراوان را فراهم می‌کنند. شما باید بتوانید آن‌ها را باز کنید تا هوای تازه وارد شود. پنجره‌ها همچنین باید دارای پرده برای محافظت در برابر اشعه‌های خورشید در برخی نقاط روز باشند.

  1. امکانات ارائه

اغلب، جلسات سالن کنفرانس شامل نمایش پاورپوینت، نمایش اسلاید یا سایر ارائه‌ها می‌شود. اتاق جلسه باید دارای صفحه نمایش، تخته وایت برد و تجهیزات تصویربرداری باشد تا اطمینان حاصل کنید که نصب وسایل کمک بصری با حداقل سر و صدا آسان و امکان پذیر است.

  1. فضای باز

در حالت ایده‌آل، اتاق دارای پلان باز خواهد بود، به این معنی که همه می‌توانند همیشه یکدیگر را ببینند. اتاق‌های L شکل برای جلسات و جلسات آموزشی کاربرد کمی دارند. علاوه بر این، قطعا شما نمی‌خواهید که مردم در پشت ستون‌های تکیه گاه، دور از چشم یکدیگر پنهان باشند.

  1. پریز برق

ممکن است افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند یک لپ تاپ، تبلت یا گوشی هوشمند همراه خود داشته باشد و بخواهند از آن استفاده نمایند. اگر دستگاه‌های مذکور باتری نداشته باشند یا شارژشان تمام شود، ممکن است نیاز به دسترسی به منبع تغذیه داشته باشند. از این رو، نیاز است که منبع کافی از پریزها در سراسر اتاق کنفرانس وجود داشته باشد.

  1. قابلیت اتصال

خواه اتاق کنفرانس دارای پوشش Wi-Fi باشد، چه کابل‌های اترنت یا دسترسی به اینترنت خط ثابت، باید راهی برای آنلاین بودن افراد وجود داشته باشد. اگر از پهنای باند بی سیم استفاده می‌شود، برای ورود به شبکه باید ساده و ساده باشد  و همچنین کاربران باید بتوانند نام و رمز عبور شبکه را به راحتی پیدا کنند.

  1. دیوارهای روشن و شفاف

رنگ‌های سفید و سایر رنگ‌های روشن معمولاً برای اتاق جلسات بهترین کارایی را دارند. به طور قطع شما نمی‌خواهید تسهیلاتی را داشته باشید که دیوارهای آن تیره است. همچنین این مکان نباید شبیه یک پروژه هنری مدرسه به نظر برسد، چرا که این فقط تمرکز افراد را منحرف می سازد.

چگونه موارد ذکر شده بر مشتریان من اثر می گذارند؟

سبک و مدل سالن کنفرانس می‌تواند از بسیاری جنبه‌ها اثری عمیق بر مشتریانتان بگذارد و چه خوب می‌شود اگر مشتری شما را اولین بار در این فضا ملاقات کند، زیرا در این صورت برداشت اولیه مشتری از شما فوق العاده خواهد بود. اگر شما دنبال این هستید که در همان ابتدا مشتری خود را تحت تاثیر قرار دهید سالن کنفرانس شما می تواند به این امر کمک زیادی بکند.
بهره وری این موضوع می‌تواند افزایش پیدا کند زمانی که محل برگزاری کنفرانس متناسب با شان پرسنل شما چیده شده باشد و این موضوع تضمین خواهد کرد که کارمندانتان همیشه در همه امور با دقت و هوشیار هستند.
القا کردن این حس به کارمندان زمانی میسر می شود که میز پذیرایی سالن همیشه از نظر خوراکی ها و آشامیدنی ها تکمیل باشد و چیدمان داخل اتاق به صورتی باشد که آن ها حس برابری و مشارکت را در زمان برگزاری جلسه داشته باشند.

تماس با ما:

شماره تماس: 02142981

شماره واتس اپ: 0910334800

مطالب مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

کپچا 6 + 2 =