نصب سیستم کنفرانس حرفه ای از ارزیابی اولیه تا انتخاب مجری

خرید تجهیزات پیشرفته برای سالن کنفرانس، یک سرمایه‌گذاری استراتژیک است. اما واقعیت این است که بازگشت این سرمایه در زمان «نصب» مشخص می‌شود نه در زمان خرید. یک نصب غیراصولی می‌تواند گران‌ترین تجهیزات را به ابزاری ناکارآمد، پر از نویز، با تصویر بی‌کیفیت و قطعی‌های مکرر تبدیل کند.

این مقاله یک راهنما در راستای نصب سیستم کنفرانس توسط خریدار یا مشتری نیست، بلکه یک نقشه راه مدیریتی است. هدف ما این است که به شما کمک کنیم تا فرآیند نصب را، از ارزیابی اولیه تا انتخاب مجری، به درستی نظارت و هدایت کنید تا به خروجی مطلوب برسید.

گام اول: ارزیابی فضا و زیرساخت (نکات حیاتی پیش از خرید)

بسیاری از شکست‌های پروژه در همین گام رقم می‌خورد. قبل از انتخاب هرگونه تجهیزات، فضای شما باید به دقت آنالیز شود. نادیده گرفتن این موارد، با هیچ نرم‌افزار یا تجهیزات گران‌قیمتی قابل جبران نیست.

1. آکوستیک و فیزیک سالن: سالنی با دیوارهای شیشه‌ای بزرگ، سقف بلند و کف‌پوش سنگ را تصور کنید. در چنین فضایی، صدا به شدت بازتاب (اکو) پیدا می‌کند. اگر این مشکل با پنل‌های جاذب صدا (آکوستیک) حل نشود، صدای دریافتی در میکروفون‌ها همیشه حالت “پُر” خواهد داشت.
2. الکتریسیته ساکن: استفاده از موکت، به خصوص در آب و هوای خشک، الکتریسیته ساکن زیادی ایجاد می‌کند. تصور کنید فردی پس از راه رفتن روی موکت، به میکروفون رومیزی دست می‌زند. تخلیه ناگهانی الکتریسیته ساکن می‌تواند به بوردهای الکترونیکی حساس میکروفون یا منبع تغذیه آسیب جدی وارد کند.
3. زیرساخت برق: مهم‌ترین نکته در اینجا، اتصال اِرت (Earth) استاندارد است. اگر پریزهای برق سالن شما ارت مناسب نداشته باشند، به احتمال زیاد نویز خفیف اما دائمی روی سیستم صوتی خود خواهید شنید.
4. نورپردازی: اگر یک پنجره بزرگ و پرنور دقیقاً پشت سر شرکت‌کنندگان باشد، دوربین کنفرانس برای تنظیم نور دچار مشکل می‌شوند و چهره افراد به صورت سایه‌های تاریک دیده می‌شود. نورپردازی باید یکنواخت و از روبرو به چهره‌ها تابانده شود و از نور محیط ترکیبی (سفید و زرد و نزدیک به نور طبیعی محیط) استفاده شود.
5. زیرساخت شبکه: برای هرگونه ارتباط تصویری یا ویدئو کنفرانس، یک اتصال اینترنت پایدار، ضروری است.

گام دوم: نصب سیستم صوت کنفرانس (پایه)

این سطح، هسته اصلی هر سالن جلسه است و شامل میکروفون‌ها، بلندگوها، و منبع تغذیه/پردازنده صوتی می‌باشد.

هدف اصلی در این گام، حصول اطمینان از شنیده شدن واضح صدای تمام افراد حاضر در جلسه است.

نکات کلیدی نصب:

جانمایی میکروفون: میکروفون‌ها نباید خیلی دور از افراد باشند. اگر یک میکروفون رومیزی برای پوشش ۴ نفر طراحی شده، قرار دادن آن با فاصله زیاد باعث می‌شود صدای توخالی و ضعیف منتقل شود. در این صورت تنظیمات دستگاه باید روی حساسیت بالا قرار گرفته شود که این کار نویز محیط را نیز تقویت می‌کند.

جانمایی بلندگوها: بلندگوها هرگز نباید نزدیک میکروفون‌ها یا روبروی آن‌ها نصب شوند. نصب بلندگوی سقفی دقیقاً بالای میز کنفرانس (جایی که میکروفون‌ها هستند) باعث ایجاد فیدبک (سوت کشیدن) می‌شود، زیرا صدای خروجی از بلندگو بلافاصله وارد میکروفون می‌شود.

مدیریت کابل‌ها: کابل‌کشی باید به صورت مخفی (از زیر میز یا داخل داکت) انجام شود تا علاوه بر زیبایی، از خطراتی مانند زمین خوردن افراد و قطعی تصادفی کابل‌ها جلوگیری شود.

گام سوم: ارتقا سیستم (افزودن دوربین و نمایشگر)

در این سطح، ما قابلیت نمایش محتوا و ضبط تصویری جلسه (برای آرشیو یا پخش داخلی) را اضافه می‌کنیم.هدف ارائه تصویر واضح از شرکت‌کنندگان و محتوای نمایش داده شده است.

نکات کلیدی نصب:

محل نصب نمایشگر: نمایشگر (تلویزیون، ویدئو وال و …) باید در ارتفاعی نصب شود که متناسب با قد و مکان نشستن افراد باشد. نصب آن در ارتفاع خیلی بالا باعث خستگی گردن می‌شود.

محل نصب دوربین: بهترین محل، در مرکز، بالا یا پایین نمایشگر است. نصب دوربین در گوشه اتاق یا در ارتفاع خیلی بالا، زاویه‌ای شبیه به “دوربین مداربسته” ایجاد می‌کند و حس ارتباط چشمی (Eye Contact) طبیعی را در جلسه از بین می‌برد.

تفاوت دوربین PTZ و اتوترک: دوربین PTZ قابلیت چرخش و زوم دارد اما نیازمند کنترل دستی (با ریموت یا توسط اپراتور) است. در حالی که دوربین اتوترک (Auto-Track) به صورت هوشمند و خودکار، فرد سخنران را تشخیص داده و روی او زوم می‌کند.

گام چهارم: راه‌اندازی ویدئو کنفرانس

این مرحله در راستای ارتباط سالن شما با خارج از سازمان اجرا میشود. هدف برقراری ارتباط صوتی و تصویری دوطرفه، پایدار و با کیفیت بالا با نقاط دیگر است.

نکات کلیدی نصب:

پهنای باند اینترنت: کیفیت ویدئو کنفرانس مستقیماً به سرعت آپلود اینترنت شما بستگی دارد. بسیاری از سرویس‌های اینترنت، سرعت دانلود بالا اما سرعت آپلود بسیار پایینی ارائه می‌دهند. نتیجه این است که شما تصویر طرف مقابل را خوب دریافت می‌کنید، اما تصویر ارسالی شما برای آن‌ها بریده‌بریده و بی‌کیفیت خواهد بود.

تنظیمات حذف اکو: این موضوع، حیاتی‌ترین تنظیم در ویدئو کنفرانس است. اکو آن صدایی نیست که شما می‌شنوید، بلکه صدایی است که طرف مقابل از شما می‌شنود.  قابلیت AEC یا Autoجلوی بازگشت صدای طرف مقابل (که از بلندگوهای شما پخش می‌شود) به میکروفون‌های شما را می‌گیرد. تنظیم نادرست آن، جلسه را غیرممکن می‌کند.

گام پنجم: انتخاب مجری (تضمین سرمایه‌گذاری)

نصب سیستم کنفرانس یک خرید یکباره نیست، بلکه شروع یک رابطه بلندمدت است. انتخاب شرکتی که نصب را انجام می‌دهد  و خدمات پس از فروش مناسبی دارد، به اندازه انتخاب تجهیزات اهمیت دارد.

تصور کنید نیم ساعت قبل از یک جلسه مهم هیئت مدیره با یک سرمایه‌گذار خارجی، سیستم ویدئو کنفرانس شما دچار مشکل نرم‌افزاری می‌شود. آیا شرکتی که نصب را انجام داده، در عرض چند دقیقه پاسخگو و در دسترس است تا مشکل را (حتی از راه دور) برطرف کند؟ اینجاست که تفاوت یک مجری معتبر با یک فروشنده صِرف مشخص می‌شود.

اهمیت قابلیت ارتقا، یک دام رایج و پرهزینه است که بسیاری از مدیران در آن گرفتار می‌شوند. شما امروز فقط سیستم صوت نصب می‌کنید. اما سال آینده تصمیم می‌گیرید دوربین اتوترک (که نیاز به فرمان از میکروفون‌ها دارد) اضافه کنید. آیا سیستم صوتی شما این قابلیت را پشتیبانی می‌کند؟

در بسیاری از موارد، مدیران مجبور می‌شوند کل میکروفون‌ها و سیستم مرکزی را تعویض کنند و متحمل هزینه مجدد شوند، صرفاً به این دلیل که در خرید اولیه، به قابلیت ارتقا و یکپارچه‌سازی در آینده فکر نکرده بودند.

نتیجه‌گیری

نصب موفق سیستم کنفرانس، ترکیبی از دانش فنی (برق، شبکه، آکوستیک) و نگاه استراتژیک (نیازسنجی و آینده‌نگری) است. با دنبال کردن این نقشه راه و انتخاب یک شریک فنی معتبر که خدمات پس از فروش و قابلیت ارتقا را تضمین می‌کند، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که سرمایه‌گذاری شما، به جلساتی روان، مؤثر و حرفه‌ای تبدیل خواهد شد.

برای دریافت مشاوره تخصصی رایگان و طراحی نقشه راه نصب سیستم کنفرانس متناسب با نیازهای سازمان شما، با شماره تماس 02142981 و 02196862060 تماس بگیرید و از مشاوره رایگان کارشناسان ما بهرهمند شوید.