فهرست مطلب
در دنیای پرشتاب کسب‌وکار امروز، زمان یکی از ارزشمندترین دارایی‌هاست و هر دقیقه‌ای که در محل کار صرف می‌شود باید بازدهی و اثربخشی داشته باشد. بخش بزرگی از این زمان در جلسات و مذاکرات کاری سپری می‌شود؛ بنابراین تجهیز سالن کنفرانس به شکلی حرفه‌ای و هوشمندانه، نه‌تنها یک انتخاب، بلکه یک ضرورت برای سازمان‌های موفق به‌شمار می‌رود. سالن کنفرانس مجهز و طراحی‌شده با استانداردهای روز، می‌تواند نقش کلیدی در بهبود کیفیت ارتباطات داخلی، تصمیم‌گیری سریع‌تر و افزایش بهره‌وری تیم‌ها ایفا کند. اما یک سالن کنفرانس استاندارد باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد و چرا تجهیز آن با فناوری‌های نوین تا این اندازه مهم است؟
طراحی و تجهیز سالن کنفرانس چگونه باید باشد؟
اگر کسب و کار شما در حال رشد است مسلماً تاکنون به موارد زیادی برخورده کرده‌اید که اتاق کار شما فضای لازم و کافی جهت برگزاری جلسات کاری را در اختیارتان قرار نمی‌دهدو نیازمندی سازمان به وجود سالن کنفرانس در این لحظات به شدت محسوس است. جلسات می‌تواند زمان زیادی را به خود اختصاص دهد نه فقط خود جلسات، بلکه آمادگی، جمع آوری، برقراری و اتصال دستگاه ها. این یک فرآیند زمان بر برای شماست. در ادامه‌ی این مقاله چند دلیل اصلی و مستند برای ایجاد سالن کنفرانس در سازمان شما، گردآوری شده است. این که چرا کسب و کار شما به سالن کنفرانس نیاز دارد؟ سالن کنفرانس و سیستم کنفرانس چه نتیجه‌ی مثبتی بر فرآیند مذاکره دارد و سوالات دیگری که در ادامه به پاسخ گویی به آن‌ها می‌پردازیم.
افزایش توانایی برقراری ارتباط، تبادل ایده‌ها و اطلاعات
یکی از مزایای وجود سالن کنفرانس با فناوری روز و کارآمد برای کسب و کارها در این است که توانایی افراد حاضر در جلسات در برقراری ارتباطات با یکدیگر به شدت افزایش می‌یابد. سیستم‌های کنفرانس نوین می‌تواند صدای افراد را به ضوح به افراد حاضر در جلسات انتقال دهد. ریاست جلسه می‌تواند بر طبق برنامه‌ی زمان‌بندی شده به افراد این اجازه را بدهد که به صحبت‌های خود بپردازند. صحبت کردن افراد بر طبق یک برنامه و بیان نظرات و در نقطه‌ی مقابل دریافت آن نقطه نظرات از سوی افراد حاضر به صورت واضح و بدون مشکل صوتی موجب افزایش کارامدی و عملکرد جلسات می‌شود. تمرکز و بهره وری افراد حاضر در جلسات با استفاده از ویدئو پروژکتور و سیستم ویدئو کنفرانس در صورت وجود داده‌های آماری و نیاز به نمایش مستندات بهتر و بیشتر می‌گردد و منابع و اطلاعات به صورت یکسان در اختیار افراد قرار می‌گیرد. در مجموع می‌توان گفت اتاق کنفرانس می‌بایست بتواند طیف گسترده‌ای از ابزارهای راحتی و آسایش افراد در هنگام جلسات را داشته باشد تا نتیجه‌ی مورد قبولی برای شما بدست آید.
یکپارچگی با فناوری‌های دیجیتال و نرم‌افزارهای مدیریت جلسات
در عصر دیجیتال، تجهیز سالن کنفرانس تنها به نصب تجهیزات صوتی و تصویری محدود نمی‌شود. یک سالن مدرن باید با نرم‌افزارهای مدیریت جلسات، تقویم‌های سازمانی، پلتفرم‌های همکاری مانند Microsoft Teams یا Zoom و سیستم‌های رزرو هوشمند اتاق یکپارچه باشد. این هماهنگی به تیم‌ها اجازه می‌دهد بدون سردرگمی و اتلاف وقت، جلسات خود را برنامه‌ریزی، مدیریت و مستندسازی کنند.
حضور افراد در جلسات به صورت آنلاین و با ویدئو کنفرانس
اگر کسب و کار شما دارای سالن کنفرانس نیست، کافی است از کارمندان خود بپرسید چه نظری در مورد جلسات فشرده و چندین نفره در فضای کوچک یک اتاق دارند. با رشد دورکاری و تیم‌های پراکنده، جلسات هیبریدی (ترکیب حضوری و آنلاین) به یک استاندارد جدید تبدیل شده‌اند. تجهیز سالن کنفرانس باید به گونه‌ای باشد که این نوع جلسات را به روان‌ترین شکل ممکن پشتیبانی کند؛ از طریق دوربین‌های خودکار با قابلیت تعقیب سخنران، میکروفون‌های هوشمند، کاهش نویز محیط، و امکان اشتراک‌گذاری بیسیم محتوا.
یک سالن کنفرانس مدرن با داشتن قابلیت برقراری ویدئو کنفرانس و وب کم می‌تواند افراد دورکار و یا غایب در جلسه را نیز به صورت آنلاین در جلسات داشته باشد. این یک احتمال است که نیروی کار کارآمد شما به علت مختلف توانایی حضور در جلسات را نداشته باشد بنابراین می‌بایست در طراحی و تجهیز سالن کنفرانس به این نکته توجه نمود. استفاده از ویدئو کنفرانس می‌تواند حضور آن‌ها را در جلسات شما تضمین کند. برای توجیه استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس در طراحی اتاق کنفرانس در فضای کسب و کار خود می‌توانید به این فکر کنید که نیروی انسانی کارآمد و ماهر شما می‌تواند در صورت داشتن ایده و داده‌ی مناسب نتیجه‌ی جلسات را برای شما مطلوب گرداند.
طراحی سالن کنفرانس
یکی از مواردی که بیش از هر موضوع دیگری می‌بایست مورد بررسی و تحیق قرار بگیرد طراحی و تجهیز سالن کنفرانس است. فضای در اختیار شما و مورد نظر برای ایجاد اتاق کنفرانس می‌تواند به شما در انتخاب نوع سیستم کنفرانس و طراحی مبلمان اداری و اجرای سالن کنفرانس کمک کند. تجهیزات اتاق کنفرانس مطلوب، دارای صندلی اداری راحت و ارگونومیک است. میز اتاق کنفرانس وسعت کافی و فضای شخصی خوبی را در اختیار کاربر می‌گذارد. سیستم صوتی و میکروفون سالن کنفرانس در فاصله‌ی مطلوبی از کاربر قرار دارد. در طراحی سیستم کنفرانس علاوه بر آنچه تاکنون گفته شد رعایت اصول صوتی یکی از عوامل مهم و غیر قابل چشم پوشی است.
اتوماسیون هوشمند: راحتی در یک کلیک
یکی از تحولات مهم در تجهیز سالن کنفرانس، استفاده از سیستم‌های اتوماسیون است. کنترل مرکزی برای روشن و خاموش کردن تجهیزات، تنظیم نور، پرده‌ها، تهویه، و حتی اجرای سناریوهای از پیش تعیین‌شده تنها با یک کلیک یا فرمان صوتی، تجربه‌ای حرفه‌ای و بدون اختلال برای شرکت‌کنندگان فراهم می‌کند.
برای بهبود کیفیت سیستم کنفرانس می‌بایست به چه نکاتی توجه کرد؟
خرید بهترین و با ارزش ریالی بالا همیشه نمی‌تواند نتیجه‌ی مطلوب داشته باشد. آنچه می‌تواند در نتیجه‌ی نهایی شما پس از خرید ویدئو کنفرانس موثر باشد ویژگی‌هایی چون نوع استفاده و طراحی سیستم کنفرانس است. طراحی سیستم کنفرانس، کابل کشی، استفاده مطلوب از فضا، قرار دادن درست بلندگو و اسپیکر و… همه‌گی جزو خصوصیات مهم در طراحی سالن کنفرانس هستند. اما آنچه که در نهایت برای مدیران و بازدیدکنندگان مهم است کیفیت مطلوب صداست. صدا جزو اولین خروجی‌های سالن کنفرانس است. اما چه عواملی بر طراحی و تجهیز سالن کنفرانس و شیوه‌ی قرارگیری سیستم کنفرانس موثر است. در ادامه با آن‌ها آشنا خواهیم شد:
طراحی مبتنی بر تجربه کاربری (UX)
امروزه طراحی سالن کنفرانس فراتر از چیدمان میز و صندلی است. توجه به مسیر حرکت افراد، زاویه دید شرکت‌کنندگان نسبت به صفحه‌نمایش، راحتی دسترسی به پورت‌ها و شارژرها، آکوستیک شخصی‌شده برای هر جایگاه، و حتی رنگ‌بندی فضا، همگی بخشی از طراحی مبتنی بر تجربه کاربری هستند که می‌توانند جلسات را پویاتر، خلاقانه‌تر و مؤثرتر کنند.
آکوستیک: اتاق چگونه بر کیفیت صدا تأثیر می‌گذارد
آکوستیک به طور کلی به چگونگی ترکیب تجهیزات صوتی، چیدمان اتاق و ترکیب اتاق برای تأثیرگذاری بر هر صدای خروجی اشاره می‌کند. بدون داشتن یک متخصص صوتی، محاسبه‌ی عوامل تاثیر گذار بر آکوستیک دشوار است و طراحی آکوستیک نامناسب می‌تواند از عوامل زیادی نشئت بگیرد. اگر سیستم صوتی و آکوستیک سالن کنفرانس مناسب نباشد در یکی از اولین تماس‌ها که با خارج از اتاق کنفرانس برقرار خواهید کرد بلافاصله متوجه کیفیت و میزان ضعف صدا خواهید شد. مهندسین و طراحان سیستم صوتی سالن کنفرانس با استفاده از نمودارهای صوتی بهترین مکان را برای تجهیزات شناسایی می‌کنند اما برخی راه حل‌های ساده برای بهتر شدن اکوستیک صدا در سالن های کنفرانس وجود دارد که عبارت‌اند از:
محیط کنفرانس: تأثیر صدای محیط
برای به حداکثر رساندن کیفیت تماس، فقط کنترل صدا در داخل اتاق ملاک نیست. این همچنین در مورد کنترل هر صدایی است که از خارج از منطقه‌ی سالن کنفرانس می‌آید. در حالت ایده‌آل، یک اتاق کنفرانس دور از مناطق پر رفت و آمد واقع می‌شود تا حریم خصوصی و کنترل صدا را بهتر فراهم کند.
اگر سر و صدای محیط به طور مکرر به داخل اتاق نفوذ کند، می‌تواند باعث حواس پرتی عمده در هنگام تماس‌های کنفرانسی شود. از این بدتر، ممکن است برای افراد در اتاق این مسئله مشهود باشد که سر و صدای محیط بر رفتار و عکس العمل آن‌ها تاثیر می‌گذارد. طراحان سالن کنفرانس با استفاده از ژنراتورهای نویز وضعیت مناسبی را برای افراد حاضر ایجاد می‌کنند. همچنین استفاده از سیستم کنفرانس مناسب و میکروفون کنفرانس از دیگر راه‌های مقابله با این معضل است.
استفاده از تجهیزات کنفرانس در جایگاه درست
قرارگیری مناسب میکروفون کنفرانس و بلندگوها اطمینان از کیفیت مطلوب صدای سیستم کنفرانس صوتی را تضمین می‌کند. جانمایی اشتباه و طراحی نامناسب در قرارگیری کیفیتی بسیار ضعیف را در اتاق کنفرانس از خود نشان می‌دهد. در سالن های کنفرانس و اتاق‌های هیئت مدیره میکروفون کنفرانس را می‌توان روی میز با استفاده از طراحی مناسب تعبیه کرد. انتخاب بهترین روش اما به فضای اتاق کنفرانس، تعداد شرکت‌کنندگان و صد البته زیبایی‌شناسی اتاق کنفرانس بستگی دارد. وقتی وضوح صدا و سهولت استفاده برای سازمان شما در اولویت قرار داشته باشد انتخاب میکروفون‌های گردن غازی بهترین است. این میکروفون‌‍‌ها با توجه به ارتفاعی که از سطح میز می‌گیرند کمتر تحت تاثیر سر و صدای ایجاد شده توسط اسناد و کاغذها روی میز، ضربه‌ها و حتی محیط هستند.
در اتاق کنفرانس کوچک، بلندگوها همیشه لازم نیستند، در فضاهای کنفرانس بزرگتر اما لازمه‌ی ایجاد یک ارتباط خوب بین افراد بشمار می‌آیند. استفاده از بلندگوهای سقفی، بلندگوهای ایستاده و… نیز با توجه به نیازمندی می‌تواند مورد توجه باشد.
سیستم کنفرانس رستمومنت Restmoment
کمپانی رستمومنت Restmoment یکی از معروف‌ترین تولیدکنندگان سیستم کنفرانس در بازار جهانی است. گرچه از قدمت این شرکت شاید بیشتر از دو دهه نگذشته باشد اما سرعت رشد، ارائه‌ی طراحی خلاقانه برای سیستم‌های کنفرانس خیلی زود نام آن‌ها را به عنوان یکی از قدرت‌های تولید سیستم کنفرانس در دنیا مطرح کرد. شرکت Restmoment در گوانگژو چین واقع شده است و در حال حاضر تولیدکننده و صادر کننده‌ی تجهیزات کنفرانس، وایر لس، سیستم‌های صوتی، سیستم کنفرانس و محصولات دیگر به ژاپن، کره‌جنوبی، روسیه، ویتنام، سنگاپور، پاکستان و… از جمله ایران است. از آن‌جایی که شرکت Restmoment دارای گواهی ISO9001 است مدیریت کیفیت و فرآیندهای تولیدی محصولات در آن به صورت قابل توجهی تحت کنترل قرار می‌گیرد تا محصولی که به نام تجاری آن‌ها وارد بازار می‌شود دارای بالاترین کیفیت باشد.
شرکت مهندسی نوآوران تحقیق افتخار این را دارد که در سال‌های اخیر به عنوان تنها نماینده‌ی رسمی این شرکت در ایران مطرح باشد. سیستم‌های کنفرانس Restmoment درمدل‌های مختلفی در حال حاضر توسط شرکت مهندسی نوآوران تحقیق به بازار ایران عرضه می‌شود. همچنین شرکت مهندسی نوآوران تحقیق این افتخار را دارد که با همکاری این کمپانی سیستم کنفرانس Restmoment ۲۷۰۰ را با توان داخلی و تحت لیسانس کمپانی در ایران تولید کند و بدست متقاضیان برساند.
امنیت و غیرقابل شنود بودن، قابلیت استفاده برای جمعیتی بیش از ۴۰۰۰ نفر، قابلیت ضبط صدا با کیفیت بالا، نمایشگر LED، قابلیت ثبت و ضبط تصویر با وضوح بالا، خروجی هدفون برای شخصی‌سازی میکروفون کنفرانس و… از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم کنفرانس رستمومنت هستند.
علاوه بر این خوب است بدانیم که شرکت مهندسی نوآوران تحقیق با بیش از 25 سال سابقه در طراحی، توزیع، فروش، نصب و راه‌اندازی سیستم‌های کنفرانس می‌تواند به خدمات پس از فروش و آموزش فرآیند تعمیر و نگهداری سیستم‌های کنفرانس نیز بپردازد که در کمتر سازمانی می‌توان آن را مشاهده نمود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر سیستم کنفرانس کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین سیستم کنفرانس بروزرسانی شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.
