چطور میز کنفرانس مناسب انتخاب کنیم؟

میز کنفرانس، یک میز مخصوص است که در جلسات، کنفرانس‌ها و گردهمایی‌ها استفاده می‌شود. این میز معمولاً در اتاق‌های جلسه یا کنفرانس قرار دارد و محل نشستن شرکت‌کنندگان، سخنرانان، مدیران یا اعضای تیم است. نوع، اندازه و طراحی میز کنفرانس می‌تواند بسته به نوع و تعداد شرکت‌کنندگان متفاوت باشد، اما هدف اصلی آن فراهم کردن فضایی مناسب برای تبادل نظر، گفت‌وگو و تصمیم گیری می باشد.

گزارش شده‌است که مدیران تا 35 درصد از وقت خود را در جلسات می‌گذرانند. بنابراین، اتاق کنفرانسی که به خوبی طراحی شده باشد می‌تواند پرداختن به بحث‌های بزرگ، ایده پردازی‌ها و برگزاری جلسات پربار را تسهیل کند. میز کنفرانس کامل می‌تواند به چیدمان بهتر اتاق کنفرانس کمک کند و محیط بهتری برای مشارکت ایجاد کند. علاوه بر این، اتاق‌های کنفرانس به ایجاد یک محیط حرفه‌ای هنگام تعامل با مشتریان یا کارفرمایان کمک می‌کنند.

عوامل موثر در انتخاب میز کنفرانس

انتخاب میز کنفرانس مناسب بستگی به چند عامل مهم دارد که بهتر است قبل از خرید یا طراحی در نظر بگیرید. در ادامه،به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

1. تعداد شرکت کنندگان در جلسه:

   • تعداد افراد حاضر در جلسات را مشخص کنید تا بتوانید اندازه مناسب میز را انتخاب کنید.
   • معمولاً برای هر نفر فضای حداقل 60-80 سانتی‌متر عرض مناسب است.

2. شکل و طراحی میز:

   • میزهای مستطیلی، بیضی، گرد یا چندضلعی، هر کدام ویژگی‌های خاص خود را دارند.
   • میز گرد‌، فضای تعاملی بهتری ایجاد می‌کند و مناسب جلسات کوچک‌تر است.
   • میز مستطیلی یا چندضلعی، برای جلسات بزرگ یا با نیازهای خاص کاربرد دارد.

3. فضای موجود:

   • ابعاد اتاق و میزان فضاهای خالی اطراف میز را در نظر بگیرید تا فضای حرکت و تجهیزات به راحتی طراحی شود.

4. راحتی و ارگونومی:

   • میز باید ارتفاع مناسبی داشته باشد تا راحتی کاربران حفظ شود.
   • طراحی میز برای فضای مناسب جهت پذیرایی و استفاده از وسایل الکترونیکی و شخصی کاربران

5. مواد و کیفیت ساخت:

   • از مواد مقاوم و مرغوب (ضد لک و ضد خط و خش) استفاده کنید.
   • میزهای چوبی، ام دی اف یا فلزی رایج هستند.

6. تجهیزات جانبی:

   • محل قرارگیری پروژکتور، ویدئو وال ،صفحه نمایش، سیستم صوتی، پورت‌های شارژ USB، میکروفون‌های رومیزی، سیستم‌های کنفرانس هوشمند و کابل‌کشی به صورت مرتب.

7. سبک و هماهنگی با دکوراسیون:

   • میز باید با طراحی داخلی و فضای کلی محیط هماهنگ باشد.

در ادامه 5 نکته که هنگام انتخاب میز کنفرانس مناسب برای دفتر کار خود باید در نظر بگیرید، ذکر می‌کنیم:

1. اندازه اتاق

اولین چیزی که باید به آن فکر کنید، اندازه اتاق شما است. اطمینان حاصل کنید که فضای کافی در اطراف میز وجود دارد تا افراد بتوانند به راحتی به تمام قسمت‌های اتاق دسترسی داشته باشند. درها و پنجره های اتاق را در نظر داشته باشید و مطمئن شوید که آن‌ها نیز به راحتی قابل دسترسی هستند. همچنین باید در نظر بگیرید که اتاق چه کارکردهای دیگری دارد. به عنوان مثال، اگر در اتاق کنفرانس شما یک سیستم صوتی و تصویری قرار دارد، باید آن فضا را نیز به حساب بیاورید.

2. جایگاه نشستن

در مرحله بعد، ظرفیت اتاق را تعیین کنید تا تعداد صندلی‌های مورد نیاز تان را مشخص کنید. حتی ممکن است بخواهید به این فکر کنید که چه نوع صندلی‌هایی را برای اتاق کنفرانس در نظر گرفته اید. این به شما کمک می کند که تعداد صندلی‌هایی که باید اطراف میز خود قرار دهید را تعیین کنید. به یاد داشته‌‌باشید که به کارکنان و مشتریان خود فضای کافی برای نشستن و جابجا شدن در صندلی خود را بدهید، حتی زمانی که میز پر است.

3. منابع تغذیه و پریز برق

به احتمال زیاد از تلفن‌ها، لپ تاپ‌ها، ویدئو پروژکتور، سیستم کنفرانس و ویدئو کنفرانس در اتاق کنفرانس شما استفاده می‌شود. به همین دلیل، منابع تغذیه و پریزهای برق موجود در اتاق کنفرانس خود را در نظر بگیرید و مشخص کنید نحوه قرارگیری این تجهیزات چگونه بر عملکرد میز تأثیر می‌گذارد. شما نمی خواهید در وسط یک جلسه مهم درگیر کابل، سیم و نبودن پریز برق نزدیک خود باشید.

4. طراحی زیبایی

اگر میز کنفرانس اولین چیزی است که برای اتاق جلسات خود خریداری می‌کنید، فکر کنید که چگونه بر زیبایی طراحی بقیه اتاق و همچنین دفتر کل شما تأثیر می‌گذارد. در غیر این صورت، قطعات مبلمان اداری موجود خود را در نظر بگیرید تا مشخص شود کدام میز کنفرانس بهترین تناسب را با آن‌ها دارد. اشکال هندسی مختلفی که برای میز کنفرانس وجود دارد از جمله دایره، مستطیل، یو شکل، مربع و غیره را حین انتخاب، در نظر بگیرید. چند سوال که می‌تواند در تصمیم گیری برای طراحی میز اتاق کنفرانس به شما کمک کند، شامل موارد زیر است:

•  طراحی سنتی را ترجیح می‌دهید یا مدرن؟
• رنگ‌های روشن را ترجیح می‌دهید یا تیر؟

5. هزینه

در انتها، باید به خاطر داشته‌باشید که کدام میز کنفرانس، مناسب بودجه شما است. گزینه‌های متنوعی در رنج قیمت‌های مختلف وجود دارد. قیمت‌ها می‌توانند با توجه به اندازه میز، جنس میز و اینکه آیا بخشی از کالکشن جدید یا قدیمی است، متفاوت باشد. همچنین می‌توانید برای کسب نظر بیشتر با برخی از وب سایت‌های معتبر مربوط به بررسی لوازم اداری مشورت کنید.

تفاوتی ندارد که از اتاق کنفرانس برای یک جلسه ناهار معمولی استفاده می‌کنید یا برای بستن قرارداد با یک مشتری بزرگ در هر صورت هر اتاق کنفرانسی، یک سرمایه‌گذاری برای تجارت شما است.

انتخاب اندازه مناسب میز کنفرانس

محاسبه اندازه مناسب برای میز کنفرانس به آسانی با در نظر گرفتن 3 نکته زیر هنگام خرید و انتخاب میز کنفرانس برای مبلمان اداری امکان پذیر است:

• اتاقی که قصد دارید میز را در آن قرار دهید را اندازه بگیرید.
• تصمیم بگیرید که چند نفر باید سر میز بنشینند
• از جدول زیر برای یافتن نزدیکترین تطابق استفاده کنید.

ابعاد زیر بر اساس میز کنفرانس مستطیلی یا قایقی شکل است. اگر برای خرید میز کنفرانس به شکل دیگری به کمک نیاز دارید یا فقط حوصله انجام محاسبات ریاضی را ندارید، با ما تماس بگیرید!

سوالات متداول اندازه میز کنفرانس

ارتفاع استاندارد میز کنفرانس چقدر است؟

برای ارتفاع معمول میزهای کنفرانس، دامنه‌ای متداول وجود دارد که بسته به نوع استفاده و طراحی اتاق جلسات متفاوت است. در ادامه نکات کلیدی و اعداد پیشنهادی را می‌بینید:

• ارتفاع کاربری استاندارد: حدود 74 تا 76 سانتی‌متر. این ارتفاع برای نشستن روی صندلی معمولی مناسب است.
• ارتفاع سطح میز کنفرانس برای جلسات بلندمدت: اغلب بین 72 تا 78 سانتی‌متر است تا کاربر بتواند به راحتی با صفحه نمایش، کابل‌ها و یادداشت‌ها کار کند.
• ارتفاع میز برای جلسات با نمایشگر یا ویدئوکنفرانس: گاهی تا حدود 78 سانتی‌متر یا کمی بیشتر می‌رود تا اجازه دسترسی به کیبورد، ماوس یا کنترل‌های تصویری را بدهد.

عوامل مؤثر در تعیین ارتفاع مناسب:

• ارتفاع صندلی و میز کارکنانی که به طور مستمر از میز استفاده می‌کنند.
• اندازه و شکل اتاق (اتاق‌های بزرگ ممکن است ارتفاع بلندتری برای کار با پروژکتور یا نمایشگر داشته باشند).
• وجود پنهان‌سازی کابل‌ها و دسترسی به پورت‌ها (ارتفاع مناسب با کانکتورهای پشت میز).
• نیاز به فضای پا در زیر میز و راحتی پاها در هنگام کار طولانی مدت

پهنای یک میز کنفرانس چقدر است؟

بیشتر میزهای کنفرانس بین 60 تا 80 سانتی‌متر عرض دارند. برخی از تولید کنندگان هر سبک از میز اتاق جلسه را با طول، عرض و یا ضخامت مختلف ارائه می‌دهند.

هر فرد به چقدر فضا نیاز دارد؟

حداقل 60 سانتی‌متر برای هر فردی که پشت میز کنفرانس می‌نشیند همان اندازه‌ای است که برای یک جلسه کاری باید در نظر بگیرید.

در نظر گرفتن فاصله سخاوتمندانه 75 الی 80 سانتی‌متر برای هر نفر زمانی که امکان استفاده از اسناد و لپ تاپ روی میز وجود دارد، نیز مناسب‌تر است.

هر فرد به چقدر فضا نیاز دارد؟

حداقل 60 سانتی‌متر برای هر فردی که پشت میز کنفرانس می‌نشیند همان اندازه‌ای است که برای یک جلسه کاری باید در نظر بگیرید.

در نظر گرفتن فاصله سخاوتمندانه 75 الی 80 سانتی‌متر برای هر نفر زمانی که امکان استفاده از اسناد و لپ تاپ روی میز وجود دارد، نیز مناسب‌تر است.

کدام شکل از میز کنفرانس بیشترین افراد را در خود جای می دهد؟

برای بیشترین ظرفیت افراد در میز کنفرانس، شکل‌های زیر به ترتیب کارایی بیشتر دارند:

• میز کنفرانس بیضی یا گرد: معمولاً بیشترین تعداد نفرات را در خود جای می‌دهد چون تا حد امکان از فضا استفاده می‌شود و دید  افراد به هم دید مناسب است. در مقایسه با  میز مستطیلی،  میز بیضی و گرد اجازه دسترسی بهتر به صندلی‌های کناری را می‌دهد .
• میز کنفرانس مستطیلی با لبه‌های باریک‌تر و طول بلند: اگر طول میز را به اندازه کافی افزایش دهید، می‌توانید تعداد بیشتری نفر با حفظ فاصله مناسب جا دهید. اما محدودیت این شکل نسبت به بیضی مقدار دید و دسترسی به صندلی‌های کناری است، مخصوصاً در ردیف های پشتی.
• میز کنفرانس Hشکل یا Uشکل: این شکل برای جلسات با مشارکت فعال مناسب است به این دلیل که یک یا چند نفر در راس میز می‌نشینند و اشراف کامل به نفرات کناری را دارند اما به دلیل داشتن فضای وسط میز ظرفیت پایین‌تری از همان طول میز مستطیلی یا بیضی دارد.
• میز مستطیل با انتهای گرد یا قوس‌دار: تا حدی بهبود ظرفیت نسبت به مستطیل  کامل دارد، اما باز هم از بیضی/گرد معمولاً ظرفیت کمتری دارد.

نکته‌های عملی برای افزایش ظرفیت بدون کاهش راحتی:

• استفاده از صندلی‌های بدون پایه پایینی در زوایای انتهایی تا فضای پا بهتر باشد.
• اجتناب از کنسول‌های میان‌راه یا پاخورهای بزرگ که عبور افراد را محدود کنند.
• اجازه دادن به دسترسی به کابل‌ها و دستگاه‌ها به صورت زیرین یا در کنار میز تا فضای بیشتر برای هر نفر فراهم شود.

آیا یک میز کنفرانس به شکل قایقی برای افراد بیشتری مناسب است تا یک میز مستطیلی؟

نه واقعا. مگر اینکه در مورد یک میز منحنی شکل بسیار خوش ساخت صحبت کنید، میزهای قایق شکل عملاً محیطی مشابه یک میز مستطیلی با اندازه مشابه دارند. مزایای میز قایقی شکل ظاهری زیباتر و خطوط دید راحت تر هنگام نشستن است.

فاصله مناسب میز کنفرانس تا نمایشگر یا ویدئوکنفرانس چقدر است؟

فاصله ایده‌آل بین میز کنفرانس و نمایشگر به اندازه نمایشگر، وضوح تصویر و نوع محتوایی که نمایش داده می‌شود بستگی دارد.
به طور کلی:

• نمایشگرهای ۵۵ تا ۶۵ اینچ → فاصله مناسب حدود ۲٫۵ تا ۳٫۵ متر

• نمایشگرهای ۷۵ اینچ و بالاتر → فاصله مناسب حدود ۳٫۵ تا ۵ متر

• اگر نمایشگر برای ویدئوکنفرانس استفاده می‌شود، بهتر است همه افراد حاضر در تصویر دیده شوند و فاصله به گونه‌ای تنظیم شود که زاویه دید دوربین تمام طول میز را پوشش دهد.

• در اتاق‌های بزرگ، استفاده از دو نمایشگر یا نمایشگر فوق‌عریض (Ultra Wide) کمک می‌کند تا افراد انتهای میز نیز جزئیات تصویر را ببینند.

نکته: برای وضوح بهتر در جلسات طولانی، زاویه نصب نمایشگر کمی رو به پایین و هم‌سطح با خط دید افراد باشد تا از خستگی گردن جلوگیری شود.

ارتفاع متداول میزهای کنفرانس

• میز کنفرانس 180 سانتی‌متر
• میز کنفرانس240 سانتی‌متر
• میز کنفرانس 304 سانتی‌متر
• میز کنفرانس 365 سانتی‌متر
• میز کنفرانس 425 سانتی‌متر
• میز کنفرانس 485 سانتی متر

جمع‌بندی

انتخاب میز کنفرانس مناسب فقط یک خرید ساده نیست، بلکه بخشی از استراتژی کاری و هویت بصری شرکت شماست. میز باید متناسب با اندازه اتاق، تعداد نفرات، نیازهای فنی و سبک دکوراسیون انتخاب شود.
در دنیای امروز، که جلسات ترکیبی (حضوری و آنلاین) رایج شده‌اند، تجهیز میز به امکاناتی مانند مدیریت کابل، پریزهای توکار، شارژ بی‌سیم و پشتیبانی از سیستم‌های ویدئوکنفرانس اهمیت زیادی پیدا کرده است.
همچنین طراحی ارگونومیک، استفاده از متریال باکیفیت و هماهنگی با ترندهای روز می‌تواند تجربه‌ای راحت‌تر و حرفه‌ای‌تر برای کارمندان و مهمانان فراهم کند.
به یاد داشته باشید که میز کنفرانس نه‌تنها مکانی برای گفت‌وگو و تصمیم‌گیری است، بلکه پیام مهمی درباره نظم، کارایی و ارزش‌هایی که سازمان شما بر آن تأکید دارد، منتقل می‌کند.