تاثیر ویدئو کنفرانس در کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری

این داستان در مورد ران است.

ران مدیر اجرایی یک کسب و کار است که دفتر مرکزی آن در لندن می باشد. این کمپانی دفاتر متعددی در سراسر دنیا دارد که هر کدام از آن ها دارای مدیر جداگانه ای می باشند، هر ماه همه مدیران به لندن سفر می کنند تا جلسه مشترکی را در کنار هم برگزار کنند.

مدیران این سفر ها را با توجه به هزینه زیاد، بازدهی و ایجاد اختلال در زندگی کاری و شخصی خود مفید ارزیابی نمی کنند. همچنین کرن که مدیر مالی شرکت می باشد نگران افزایش هزینه های سفر است.

ران از  مدیران خودش خواست تا راهکار مناسبی را برای این موضوع ارائه بدهند. مدیران شرکت سال‌ها به سفرهای کاری عادت کرده بودند. آن‌ها هر ماه بلیت هواپیما می‌گرفتند، ساعت‌ها در فرودگاه‌ها وقت می‌گذراندند و بخش زیادی از انرژی‌شان صرف جابه‌جایی می‌شد. در ظاهر این جلسات حضوری برای هماهنگی ضروری به نظر می‌رسید، اما واقعیت این بود که زمان زیادی از بین می‌رفت و بازدهی واقعی چندان بالا نبود.
بسیاری از مدیران حس می‌کردند به جای تمرکز روی تصمیم‌گیری‌های مهم، وقت‌شان صرف خستگی سفر و هماهنگی‌های جانبی می‌شود. حتی بعضی از آن‌ها اشاره می‌کردند که بعد از بازگشت از لندن، چند روز طول می‌کشد تا دوباره روی کارهای روزمره خود مسلط شوند.

جی که مدیر فناوری اطلاعات شرکت است، ایده ای به ذهنش رسید و آن ایده ویدئو کنفرانس است که توانایی اینکه سیاست های وابسته به محل کار را کاملا متحول کند دارا می باشد.

ویدئو کنفرانس یک راه کار عالی است

ویدئو کنفرانس یک راهکار عالی برای ران و شرکت بود، ران و تیمش خیلی زود متوجه شدند که ویدئو کنفرانس فقط یک تماس تصویری ساده نیست. پلتفرم‌های مدرنی مثل Zoom، Microsoft Teams و Google Meet امکاناتی فراتر از صحبت کردن رو در اختیارشان گذاشتند؛ از اشتراک‌گذاری صفحه نمایش برای مرور گزارش‌ها و نمودارها گرفته تا ضبط جلسات برای مرور دوباره و حتی ترجمه همزمان برای مدیرانی که زبان مادری مشترکی نداشتند.
علاوه بر این، ابزارهای جدید با تقویم کاری آن‌ها یکپارچه شدند و جلسات به‌طور خودکار در تقویم همه‌ی مدیران ثبت می‌شد. این یعنی دیگر خبری از هماهنگی‌های سخت و طولانی برای انتخاب زمان جلسه نبود. آن ها می توانند به صحبت های یکدیگر گوش کنند و با راهکار های مختلفی که در اختیار دارند با هم جلسات را برگزار می کنند.
نصب ویدیو کنفرانس بسیار ساده است و کارمندان ران نحوه استفاده از آن را یاد گرفتند. حالا مدیران تنها چند بار در سال مجبورند به دفتر مرکزی سفر کنند، این تغییر فقط روی برنامه‌های کاری اثر نگذاشت، بلکه کیفیت زندگی مدیران و کارمندان هم بهتر شد. آن‌ها دیگر مجبور نبودند هر ماه زمان زیادی را دور از خانواده و زندگی شخصی‌شان بگذرانند. شرکت با برگزاری جلسات آنلاین به کارکنان این امکان را داد که بین کار و زندگی شخصی تعادل بیشتری برقرار کنند.
مدیران حالا با انرژی و تمرکز بیشتری در جلسات شرکت می‌کردند و حتی گزارش دادند که سلامت روانی و رضایت شغلی‌شان افزایش پیدا کرده است. این موضوع در نهایت باعث شد روحیه‌ی تیمی قوی‌تر شود و همکاری میان دفاتر مختلف راحت‌تر و موثرتر پیش برود اما آنها می‌توانند به راحتی جلسات ماهیانه خود را با هم برگزار کنند، گزارشات را به هم ارائه دهند درست مثل زمانی که همه در یک مکان جمع هستند.
این به این معناست که مدیران احساس رضایت بیشتری خواهند داشت و دیگر از تداخل بین زندگی کاری و شخصی خو ناراضی نخواهند بود.

به مرور زمان، ران و مدیرانش فهمیدند که جلسات آنلاین تنها راه‌حلی موقت برای کاهش هزینه‌ها نیست، بلکه می‌تواند یک مدل کاری جدید را برای شرکت پایه‌گذاری کند. آن‌ها تصمیم گرفتند از ترکیب حضور در محل کار و کار از راه دور استفاده کنند؛ چیزی که امروز با نام کار هیبریدی (Hybrid Work) شناخته می‌شود.

در این مدل، کارکنان بخشی از زمان خود را در دفتر می‌گذرانند تا ارتباطات انسانی و کارهای حضوری از بین نرود، و بخش دیگری از کارها را به‌صورت آنلاین و از طریق ویدئوکنفرانس پیش می‌برند. این انعطاف‌پذیری باعث شد بهره‌وری بالاتر برود، جلسات سریع‌تر و مؤثرتر برگزار شوند و هزینه‌های عملیاتی شرکت هم کاهش پیدا کند.

در سال‌های اخیر، ویدئو کنفرانس به ‌شدت متداول شد و آمار این تحول را تأیید می‌کنند:

• پیش از پاندمی، حدود ۲۰٪ از شرکت‌ها به‌طور منظم از ویدئو کنفرانس استفاده می‌کردند. اما تا سال ۲۰۲۱، این رقم به ۸۰٪ افزایش یافت و در سال ۲۰۲۳، ۷۵٪ از شرکت‌ها این ابزار را به‌عنوان بخشی از عملیات روزانه خود به کار گرفتند.

• بر اساس داده‌های دیگر، بیش از ۷۰٪ از کسب‌وکارها در سراسر جهان فعالانه از ویدئو کنفرانس در کار خود استفاده می‌کنند، که منجر به افزایش ۹۴٪ تولید‌گرایی گزارش شده است.

• روند رو به رشد بازار نیز گویای اهمیت این فناوری است: انتظار می‌رود حجم بازار جهانی ویدئو کنفرانس تا سال ۲۰۲۷ به ۱۹.۱ میلیارد دلار برسد (از حدود ۶.۱ میلیارد دلار در سال ۲۰۲۰).

ران حالا اطمینان داشت که شرکتش با بهره‌گیری از این مدل، نه‌تنها با نیازهای امروز سازگار است، بلکه آماده‌ی آینده‌ی کاری هم خواهد بود.

کرن هم احساس رضایت دارد، چون هزینه های ویدئو کنفرانس کمتر از هزینه های سفر مکررشون است.
جی هم به خاطر اینکه این راهکار بازدهی فوق العاده ای داد بسیار خوشحال است.
ران هم با توجه به اینکه بهره وری و روحیه همکاری هر دو افزایش داشته اند بسیار راضی است که باعث موفقیت روز افزون شرکتش شده است.