ویدئو کنفرانس چیست ؟

با گذشت بیش از چهار دهه از ورود این فناوری، امروزه ویدیو کنفرانس با ابزارهایی مانند Zoom، Microsoft Teams، Google Meet و Cisco Webex به یکی از ارکان حیاتی ارتباطات تجاری، آموزشی و اداری تبدیل شده است. این تکنولوژی به نقطه ای رسید که علاوه برجالب بودن به صورت یک ضرورت درآمد. اکثر افراد اعتقاد دارند که ویدیو کنفرانس تاثیر بسزایی در کاهش سفرها، افزایش بازدهی و بهبود کارایی دارد. با ویدئو کنفرانس، جلسات بسیار کاراتر شده و با مشارکت افراد در نقاط دوردست، تصمیم گیری های بهتر و سریعتری گرفته می شود. در ادامه به چند مورد استفاده واقعی ویدئوکنفرانس و کاربردها و منافع آن برای تجارت اشاره شده است. در ادامه به این می پردازیم که ویدئو کنفرانس چیست و چه مزایایی دارد :

منافع حاصل از ویدئو کنفرانس چیست ؟

اولین منفعت ادراک شده و قابل اندازه گیری ویدیو کنفرانس کاهش هزینه های سفر است. در اصل بسیاری از سازمان ها برای نصب ویدیوکنفرانس هزینه می کنند تا بودجه سفرهایشان را کاهش دهند. اگرچه صرفه جویی در هزینه سفر یکی از بارزترین منافع ویدئو کنفرانس است اما منافع کیفی بسیار دیگری نیز برای استفاده از آن وجود دارد. سه منفعت اصلی دیگر ویدئو کنفرانس، افزایش کارایی و بازده، ارتقای ارتباطات مدیریتی و بهبود فرصت های تجاری است.

ویدئو کنفرانس امروزی چگونه کار می‌کند؟

ویدئو کنفرانس مدرن معمولاً از طریق اپلیکیشن‌های ابری انجام می‌شود و نیاز به تجهیزات خاصی ندارد. تنها با یک لپ‌تاپ یا گوشی هوشمند، اتصال اینترنت پایدار، و یک نرم‌افزار ویدئو کنفرانس، می‌توان جلسات گروهی، جلسات یک‌به‌یک، یا حتی وبینارهای بزرگ برگزار کرد. کیفیت تصویر HD، اشتراک‌گذاری صفحه، چت هم‌زمان و ضبط جلسه، از ویژگی‌های رایج این ابزارها هستند.

تجهیزات سخت‌افزاری ویدئو کنفرانس

برای داشتن یک تجربه با کیفیت در جلسات ویدئویی، استفاده از تجهیزات سخت‌افزاری مناسب بسیار مهم است. در حالی که بسیاری از کاربران از لپ‌تاپ یا موبایل استفاده می‌کنند، در محیط‌های حرفه‌ای توصیه می‌شود از تجهیزات اختصاصی بهره گرفته شود:

• وب‌کم باکیفیت: تصویر واضح و پایدار در جلسات، اعتبار و اعتماد بیشتری ایجاد می‌کند. وب‌کم‌های HD یا 4K با فوکوس خودکار و تنظیم نور محیط برای جلسات حرفه‌ای توصیه می‌شوند.

• میکروفن خارجی یا کنفرانسی: کیفیت صدا اغلب از تصویر مهم‌تر است. استفاده از میکروفن رومیزی، یقه‌ای یا میکروفن‌های چندجهته کنفرانسی باعث وضوح بیشتر صدا می‌شود.

• اسپیکر یا اسپیکرفون: برای شنیدن صدای دیگران با کیفیت بالا، اسپیکرفون‌های USB یا بلوتوثی مناسب جلسات چندنفره هستند.

• سیستم‌های کنفرانس حرفه‌ای: در اتاق‌های جلسات بزرگ‌تر، استفاده از کیت‌های کنفرانسی شامل دوربین PTZ، میکروفن‌های سقفی و پنل کنترل مرکزی، کیفیت جلسه را به سطح سازمانی می‌رساند.

این تجهیزات کمک می‌کنند تا جلسات بدون قطعی، نویز یا مشکلات صوتی تصویری برگزار شوند و سطح حرفه‌ای‌تری داشته باشند.

مزایای کلیدی ویدئو کنفرانس برای سازمان‌ها

افزایش کارایی و بازده

• کاهش خطرات سفر
• کاهش زمان پیش بینی نشده سفر
• جلسات کوتاه تر
• جلسات سازمان دهی شده
• مشارکت بیشتر
• حضور بهینه
• تبادل فوری اطلاعات
• پاسخ سریعتر
• اشتراک نوبتی یک قابلیت محدود
• تصمیمات سریعتر

ارتقای ارتباطات مدیریتی

• امکان برقراری تماس بهتر در تمام سطوح
• افزایش انعطاف پذیری
• بهبود فرصت های تجاری
• خدمات مشتری
• مزایای رقابتی

از زمان معرفی تجاری ویدئو کنفرانس در سال 1982، منافع این تکنولوژی رشد و توسعه بسیاری پیدا کرده است.
به همان نسبت که کاربران روش های جدید و منحصر بفردی را با توجه به ارزش استفاده از ویدیو کنفرانس پیدا کرده اند، کاربردهای آن نیز گسترش پیدا کرده است.

کاربردهای عمومی ویدئو کنفرانس

چهار کاربرد اصلی ویدیوکنفرانس عبارتند از:

• جلسات مدیریتی
• جلسات فروش و بازاریابی
• مهندسی، ساخت و تولید
• آموزش

این موارد به این معنی نیست که گروه های دیگر (مانند دپارتمان HR، دپارتمان حقوقی یا مالی) نمی توانند از آن استفاده کنند. اما مطالعات انجام گرفته توسط موسسه بین المللی منابع مدیریت ارتباطی نشان می دهد که دلایل اصلی شرکت ها برای نصب ویدئو کنفرانس مربوط به این چهار کاربرد است.
ویدئو کنفرانس برای کاربردهای دیگری شامل نمایش محصولات برای مشتریان جدید، جلسات پاسخگویی به مشتریان و آموزش HR نیز مورد استفاده قرار می گیرد. با توجه به عمر طولانی استفاده از ویدیو کنفرانس، تمام صنایع کاربردهای مفیدی برای ویدئو کنفرانس پیدا کرده اند. دیگر مطرح کردن اینکه اگر از ویدئو کنفرانس استفاده کنید چه خواهد شد؛ موضوع اصلی نیست بلکه اینکه چه وقت از ویدئو کنفرانس استفاده کنید؛ مطرح است.

نتیجه‌گیری

ویدئو کنفرانس از یک فناوری نوظهور در دهه ۸۰ میلادی، به ابزاری کلیدی برای جلسات، آموزش و تعاملات تجاری مدرن تبدیل شده است. با توجه به سرعت پیشرفت فناوری، سازمان‌هایی که امروز به ابزارهای ویدئویی هوشمند مجهز شوند، مزایای رقابتی قابل توجهی کسب خواهند کرد. انتخاب صحیح پلتفرم، آموزش کارکنان و ارتقای زیرساخت شبکه، می‌تواند بهره‌وری شما را در جلسات آنلاین به حداکثر برساند.