نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس + 3 نکته برای استفاده در اتاق کنفرانس

اتصال به یک جلسه ویدئو کنفرانس از طریق لپ‌تاپ بسیار ساده است: کافی است نرم‌افزار ویدئو کنفرانس خود را نصب کرده، وب‌کم و هدفون را آماده کنید و به جلسه متصل شوید. با این حال، در جلسات گروهی صرفاً جمع شدن اعضا دور یک لپ‌تاپ کافی نیست و کیفیت جلسه کاهش می‌یابد.

با استفاده از ابزارهای مناسب و نرم‌افزار ویدئو کنفرانس حرفه‌ای، می‌توان جلسات تجاری را روان، مؤثر و با کیفیت بالا برگزار کرد، به طوری که تعامل بین شرکت‌کنندگان حتی در مکان‌های مختلف به خوبی برقرار شود.

3 ابزار لازم برای راه اندازی ویدئو کنفرانس

استفاده از ویدئو کنفرانس سخت افزاری باعث می شود که استفاده از اتاق کنفرانس راحتتر باشد. بهتر است ابتدا با سه ابزار مورد نیاز هنگام تنظیم کنفرانس ویدئویی آشنا شوید:

1. تلویزیون متصل به هم (یا با چندین نمایشگر)

اتاق های کنفرانس ممکن است کوچک یا بزرگ باشند، و مهم است که صفحه نمایش با اندازه اتاق مطابقت داشته باشد. اینجا کلیک کنید تا در مورد انتخاب صفحه نمایش کنفرانس ویدئویی و مزایای نمایشگرهای 4k و اینکه چگونه نمایشگرهای دوگانه می توانند یک فضای اختصاصی برای نمایش ایجاد کنند، آگاه شوید. اما قانون کلی این است که هرچه اتاق بزرگتر باشد، صفحه نمایش هم باید بزرگتر باشد.

2. سیستم ویدئو کنفرانس

با استفاده از یک دوربین با کیفیت بالا و کدک، یک ویدئو کنفرانس اطلاعات ویدئویی رمزگذاری شده را ارسال و دریافت می کند و آن را به عنوان فیلم زنده در صفحه نمایش جلسه شما پخش می کند. همانطور که یک وب کم به عملکرد پردازش لپ تاپ شما نیاز دارد، یک سیستم ویدیو کنفرانس اجزایی بسیار بیشتر از یک دوربین دارد که باید پردازش شوند. سیستم های همه کاره مانند سیستم های کنفرانس ویدئویی 4k برای اتاق جلسه تولید شده که تنها با هدف دریافت و انتقال فیدهای ویدیوی 4k بی عیب و نقص بر روی بستر اینترنت طراحی شده است.

3. کنترل‌کننده یا Phone HD

Phone HD با صفحه نمایش لمسی یک رابط کاربری اختصاصی است که امکان انتخاب گزینه های فهرست، کنترل گزینه های دوربین / شیب / زوم دوربین و راه اندازی تماس ها را فراهم می کند. میکروفن و Phone HD که برای کنفرانس های ویدئویی ساخته شده اند، به کمک لغو انعکاس صدا، کنترل خودکار افزایش صدا و کاهش سر و صدا به طور خودکار، به اتاق جلسات و شرکت کنندگان کنفرانس، صوتی شفاف و روشن را ارائه می دهند.

آموزش راه‌اندازی و استفاده از ویدئو کنفرانس

برای برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس حرفه‌ای، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. اتصال سیستم به نمایشگر
   سیستم ویدئو کنفرانس خود را به صفحه نمایش اتاق متصل کنید تا همه شرکت‌کنندگان بتوانند تصویر و محتوا را به خوبی ببینند.

2. اتصال به شبکه یا اینترنت
   اطمینان حاصل کنید که سیستم ویدئو کنفرانس به شبکه یا اینترنت پایدار متصل است تا کیفیت تصویر و صدا در طول جلسه حفظ شود.

3. برقراری جلسه
   جلسه را با استفاده از نرم‌افزار ویدئو کنفرانس مورد نظر آغاز کنید. بررسی کنید که صدا، تصویر و زاویه دوربین مناسب باشند و همه شرکت‌کنندگان بتوانند به راحتی تعامل کنند.

با رعایت این مراحل ساده، جلسات شما روان، مؤثر و مشابه تجربه حضور فیزیکی برگزار خواهند شد.

چرا افراد در استفاده از ویدئو کنفرانس تردید دارند؟

آیا این سؤال برای شما هم پیش آمده که چرا با وجود پیشرفت تکنولوژی، افراد از ویدئو کنفرانس استفاده نمی کنند؟

در این مقاله برخی از چالش های اصلی مرتبط با ویدئو کنفرانس و  راه حل آن ها مطرح کرده ایم.

چالش‌ها و تردیدهای استفاده از ویدئو کنفرانس

با وجود پیشرفت تکنولوژی، برخی افراد هنوز در استفاده از ویدئو کنفرانس تردید دارند. دلایل رایج عبارتند از:

• نصب و راه‌اندازی پیچیده: برخی سیستم‌ها و تجهیزات نیاز به تنظیمات فنی دارند که برای کاربران تازه‌کار دشوار است.

• مسائل فنی متعدد: از مشکلات اتصال اینترنت گرفته تا تنظیمات صدا و تصویر، برخی افراد را نگران می‌کند.

• نگرانی از دیده شدن توسط دوربین: برخی شرکت‌کنندگان ممکن است راحت نباشند که در مقابل دوربین حاضر شوند.

• محدودیت در تعداد شرکت‌کنندگان: برخی فکر می‌کنند نمی‌توان افراد بیشتری را به جلسه دعوت کرد.

با انتخاب ویدئو کنفرانس مناسب و استفاده از تجهیزات استاندارد، بیشتر این چالش‌ها قابل حل هستند. همچنین آموزش کوتاه به کاربران و ارائه راهنماهای ساده می‌تواند اعتماد و راحتی استفاده را افزایش دهد.

راهکارهای ساده برای حل مشکلات فنی

• • چک کردن اینترنت قبل از جلسه

  • تست صدا و تصویر

  • استفاده از هدست با میکروفن داخلی

نکات اخلاقی و رفتاری در جلسه آنلاین

• • روشن گذاشتن دوربین در صورت امکان

  • رعایت سکوت هنگام صحبت دیگران

  • آماده کردن محیط بدون سر و صدا

مزایا و معایب ویدیو کنفرانس

مزایا و دلایل استفاده از ویدئو کنفرانس

استفاده از ویدئو کنفرانس، علاوه بر کاهش نیاز به سفر و صرفه‌جویی در زمان و هزینه، مزایای مهم دیگری نیز برای کسب‌وکارها دارد:

1. بهبود تعامل و ارتباطات تیمی
   دو سوم افراد گفتگوی رو در رو را به گفتگوی صوتی ترجیح می‌دهند. ویدئو کنفرانس امکان تعامل بصری و بهبود ارتباط بین اعضای تیم، مشتریان و همکاران را فراهم می‌کند.

2. افزایش سرعت و بهره‌وری در کسب‌وکار
   جلسات ویدئویی امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر و هماهنگی بهتر بین تیم‌ها را فراهم می‌کنند. بیش از ۹۰ درصد کاربران گزارش داده‌اند که بازدهی جلسات با ویدئو کنفرانس افزایش یافته است.

3. تعادل بهتر در زندگی کاری
   ویدئو کنفرانس امکان کار از راه دور را فراهم می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد بدون نیاز به حضور فیزیکی، وظایف خود را انجام دهند. این روش باعث کاهش استرس و بهبود رضایت شغلی می‌شود.

4. تداوم کسب‌وکار در شرایط اضطراری
   بلایای طبیعی، بیماری‌ها یا محدودیت‌های سفر نمی‌توانند ارتباطات تجاری و جلسات کاری را متوقف کنند. ویدئو کنفرانس اطمینان می‌دهد که کسب‌وکار حتی در شرایط غیرمنتظره ادامه یابد.

پیش از اینکه از ویدئو کنفرانس به طور روزمره در جریان کاری خود استفاده کنید بهتر است بدانید به چه دلیل افراد از این تجهیزات به اندازه ای که باید استفاده نمی کنند:

1. نصب، راه اندازی و ساختار آن ها بسیار مشکل است.
2. نکات فنی بسیار زیادی در زمینه ویدئوکنفرانس وجود دارد.
3. من نمی خواهم با دوربین دیده شوم.
4. استفاده از آن بسیار مشکل است.
5. من نمی توانم افراد بیشتری را به جلسه موردنظر خود دعوت کنم.

معایب و محدودیت‌های ویدئو کنفرانس

اگرچه ویدئو کنفرانس مزایای زیادی دارد، اما برخی محدودیت‌ها و چالش‌ها هم وجود دارد:

1. نیاز به تجهیزات مناسب و اتصال پایدار اینترنت
   کیفیت تصویر و صدا به تجهیزات و شبکه اینترنت بستگی دارد و در صورت ضعف، تجربه جلسه کاهش می‌یابد.

2. چالش‌های فنی و یادگیری نرم‌افزار
   برخی کاربران ممکن است در نصب یا استفاده از نرم‌افزار ویدئو کنفرانس دچار مشکل شوند و نیاز به آموزش اولیه داشته باشند.

3. محدودیت تعامل اجتماعی
   جلسات آنلاین نمی‌توانند کاملاً جایگزین ارتباط حضوری و زبان بدن شوند و گاهی حس تعامل کمتر منتقل می‌شود.

4. خستگی ناشی از جلسات طولانی آنلاین
   «خستگی ویدئو» (Video fatigue) یکی از معایب شناخته‌شده است که به دلیل تمرکز طولانی بر روی صفحه نمایش ایجاد می‌شود.

5. محدودیت در تعداد شرکت‌کنندگان یا امکانات اتاق
   برخی نرم‌افزارها یا سیستم‌های قدیمی ممکن است نتوانند تعداد زیادی از شرکت‌کنندگان را به راحتی مدیریت کنند.

افزایش تقاضا برای استفاده از ویدئو کنفرانس

• رشد بازار جهانی: ارزش بازار ویدئو کنفرانس در سال 2024 حدود 33.04 میلیارد دلار بوده و پیش‌بینی می‌شود تا سال 2032 به 60.17 میلیارد دلار برسد که نشان‌دهنده نرخ رشد سالانه ترکیبی (CAGR) معادل 7.1٪ است.

• استفاده از ویدئو کنفرانس در ایالات متحده: در سال 2025، حدود 22.8٪ از کارکنان ایالات متحده به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند و 67٪ از شرکت‌ها گزارش داده‌اند که ابزارهای ارتباطی جدیدی از جمله ویدئو کنفرانس را در سال‌های اخیر پیاده‌سازی کرده‌اند.

• رشد استفاده در بخش‌های مختلف: استفاده از ویدئو کنفرانس در بخش بهداشت و درمان بین سال‌های 2023 تا 2025 به میزان 47٪ افزایش یافته است.

• رشد استفاده در منطقه آسیا-پاسیفیک: بازار ویدئو کنفرانس در منطقه آسیا-پاسیفیک پیش‌بینی می‌شود که تا سال 2025 به 6.8 میلیارد دلار برسد و نرخ رشد سالانه ترکیبی (CAGR) آن حدود 14٪ باشد.

• پشتیبانی از مدل‌های کاری ترکیبی (Hybrid Work): بسیاری از سازمان‌ها به دلیل مزایای مدل‌های کاری ترکیبی، به استفاده از ویدئو کنفرانس روی آورده‌اند.

• کاهش هزینه‌ها: استفاده از ویدئو کنفرانس به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های سفر و اقامت را کاهش دهند.

• افزایش بهره‌وری: مطالعات نشان داده‌اند که جلسات ویدئویی می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند.

• پیشرفت فناوری: ادغام هوش مصنوعی در نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس، امکانات جدیدی را برای کاربران فراهم کرده است.

تا همین چند دهه اخیر نرخ قطع ارتباط ویدئوکنفرانس بسیار بالا بود. اکثر تماس‌های تلفنی حدود ۳۰ تا ۴۰ درصد به طور معمول قطع می شدند. شرکت ها حتی گزارش‌هایی در خصوص قطع شدن ارتباط تا ۷۰ درصد نیز ارائه داده اند. طبق نظر آن ها ویدئو کنفرانس مسیر طولانی باید طی می کرد، اما با پیشرفت روز افزون تکنولوژی و همچنین بهبود کیفیت زیرساخت های مورد نیاز برای برقراری کنفرانس ویدئویی به طور چشمگیری کاربرد آن را ارتقا بخشید. در سال ۲۰۱۵، ۹۵ درصد از مصرف کنندگان در یک نظرسنجی بیان کردند که ویدئوکنفرانس تا حد قابل اطمینانی ارتقا پیدا کرده است. ۹۹ درصد آن ها اعتقاد داشتند که استفاده از آن نیز بسیار راحت تر شده است و همزمان با افزایش اطمینان و اعتبار ویدئوکنفرانس هزینه ‌ای که خریدار باید پرداخت کند به طور قابل توجهی کاهش پیدا کرده است.

گسترش ویدئو کنفرانس

در سال های اخیر بسیاری از سازمان ها و شرکت ها در ایران به سیستم ویدیو کنفرانس تجهیز شده اند و روز به روز به تعداد استفاده کنندگان این دستگاه ها افزوده می شود. اگر دلیل استفاده از ویدیو کنفرانس را از آن ها بپرسید بدون شک در مورد مزایا و ارزش افزوده ای که این سیستم ها با خود به همراه آورده اند صحبت خواهند کرد.

 

4 دلیل استفاده از ویدئو کنفرانس در کسب و کار ها

در این ویدئو می خواهیم دلایل استفاده از ویدئو کنفرانس در کسب و کار ها را بررسی کنیم، پس با ما همراه باشید.

 

چرا کسب و کارها باید از ویدئو کنفرانس استفاده کنند؟

• محیط کار تکامل یافته

  دو سوم افراد گفتگوی رو در رو را به گفتگوی صوتی ترجیح می دهند پس تجهیز کردن محیط کار آن ها به تجهیزات ارتباط ویدئویی یک راهکار مناسب است.

• سرعت در کسب و کار

  با حداقل کار انجام شده بیشترین بازدهی را داشته باشید. 90 درصد افرادی که مورد برسی قرار گرفته اند از برگزاری جلسات ویدئویی ابراز رضایت کرده اند به ویژه جلساتی که با تامین کنندگان، مشتریان و همکارانشان در سراسر دنیا برگزار می کنند.

• تعادل در زندگی کاری

  شما کجا کار می کنید؟ شما چه ساعاتی کار می کنید؟ مطالعات نشان داده کار کردن از خانه به اندازه ای لذت بخش است که افزایش حقوق 40 هزار دلاری لذت بخش است.هم چنین ویدیو کنفرانس به ارتباط بین کارکنانی که بصورت دور کاری فعالیت می کنند هم کمک بسیاری می کند.

• استمرار کسب و کار

  اتفاقات و بلایای طبیعی اجتناب ناپذیر هستند. اما یک دلیل برای استفاده نکردن از ویدئو کنفرانس وجود دارد و آن حس اجتماعی بودن و تمابل آن ها به ملاقات با افراد به صورت حضوری است. اما وقتی این امکان فراهم نیست برقراری ارتباط ویدئویی بهترین گزینه است.

محیط کارتان را به ویدئو کنفرانس تجهیز کنید و بازدهی کسب و کارتان را افزایش دهید.

جمع‌بندی

دنیای کسب‌وکار دیگر محدود به دفتر کار نیست. ویدئو کنفرانس پلی میان ایده‌ها، افراد و سازمان‌هاست؛ ابزاری که همکاری را ساده‌تر و تصمیم‌گیری را هوشمندتر کرده است.

از برگزاری جلسات داخلی و آموزشی گرفته تا همکاری با مشتریان بین‌المللی، استفاده از نرم‌افزار ویدئو کنفرانس به شرکت‌ها کمک کرده تا سریع‌تر تصمیم بگیرند، هزینه‌ها را کاهش دهند و ارتباط مؤثرتری با تیم‌ها و شرکای خود برقرار کنند.

با پیشرفت تکنولوژی، امکاناتی مثل کیفیت تصویر 4K، حذف نویز خودکار، زیرنویس هم‌زمان و حتی استفاده از هوش مصنوعی در جلسات، باعث شده تا تجربه کاربران بسیار حرفه‌ای‌تر و لذت‌بخش‌تر از گذشته باشد.

اگر تا امروز به فکر تجهیز اتاق جلسات خود به سیستم یا نرم‌افزار ویدئو کنفرانس نیفتاده‌اید، اکنون زمان مناسبی است. با انتخاب تجهیزات مناسب، آموزش ساده‌ی کارکنان و به‌کارگیری چند نکته کلیدی، می‌توانید جلسات آنلاین مؤثر، حرفه‌ای و بدون اختلال برگزار کنید.