چگونه یک سیستم صوتی مناسب برای سالن کنفرانس خود انتخاب کنیم ؟

در حال حاضر سالن کنفرانس به عنوان عضوی جدایی ناپذیر از شرکت ها، سازمان‌ها ارگان‌ها تبدیل شده است. با بالا رفتن میزان اهمیت سالن کنفرانس، می‌توان گفت که سالن کنفرانس مرکز تصمیم گیری و تایید چشم‌انداز شرکت هاست. آن جاست که استراتژی ها، همکاری‌ها و توافق‌ها صورت می‌گیرد. اما آن چه در اتاق کنفرانس مهم است و می‌تواند تسهیل کننده‌ی ارتباط در آن باشد ابزاری نیست جز سیستم صوتی کنفرانس. سیستم صوتی کنفرانس به افراد این اجازه را می‌دهد که تنها بر روی ارسال و ایجاد فضایی برای انتقال پیام خود توجه کنند و نگران کیفیت، شنیدار و گفتار خود و حاضرین نباشند. سیستم صوتی سالن کنفرانس به طور کلی می‌توان گفت تسهیل کننده‌ی ارتباط در سالن کنفرانس است.

تجهیزات سالن کنفرانس

فناوری مورد استفاده به عنوان سیستم صوتی کنفرانس قطعاً اتفاقی فراتر از نصب و چیدمان نمایشگر ها، بلند گوها و میکروفون هاست. مشاغل پیشرو و چابک با توجه به درک جایگاه سیستم کنفرانس صوتی در حال حاضر از بروزترین سیستم‌های صوتی استفاده می‌کند. یکپارچگی، شفافیت، دوام و کیفیت و بسیاری از ویژگی‌های دیگر سبب شده است که آن‌ها از هزینه نمودن در این بخش به علت بازدهی سرمایه‌ی آن، هیچ ابایی نداشته باشند. کسب و کارهای مدرن و پیشرو سیستم‌های قابل استفاده و قابل اعتماد را در اولویت قرار می‌دهند. این کسب و کارها در سالن کنفرانس خود از کنفرانس ویدیویی، سیستم صوتی با کیفیت، دوربین‌های کنفرانس، تخته‌های هوشمند تعاملی و موارد دیگر برای ایجاد ارتباط بهتر در مکان‌های از راه دور استفاده می‌کنند.

سیستم صوتی کنفرانس و آن چه تاکنون در مورد آن گفته‌ایم بدان معنا نیست که استفاده از آن سخت باشد. یک سالن کنفرانس کاملاً یکپارچه این امکان را به افراد می‌دهد تا به راحتی بتوانند از تجهیزات استفاده کنند و یادگیری و استفاده از تجهیزات برای حاضرین دشوار نباشد.

اما چگونه می‌توان سیستم صوتی مناسب سالن کنفرانس را انتخاب کرد؟

سیستم‌های صوتی سالن جلسات به میزان سیستم ویدئو کنفرانس از اهمیت برخوردار است، زیرا فناوری ضعیف انتقال صدا، می‌تواند تمامی تلاش‌ها برای همکاری را از بین ببرد. اما خصوصیات بسیاری می‌بایست در کنار یکدیگر قرار بگیرند و همراه با سیستم صوتی سالن کنفرانس باشند تا نتیجه‌ی مطلوبی را ارائه کنند زیرا هر فضا نیازمند بررسی‌ها و رفتارهایی است که در آن مکان اتفاق می‌افتد.

اما طراحی و تجهیز سالن کنفرانس سیستم صوتی بر اساس عوامل مختلفی است. به عنوان مثال اندازه و شکل اتاق. عوامل دیگر شامل آکوستیک اتاق، تعداد افرادی که در هر زمان مشخص در کنفرانس شرکت می‌کنند و محدودیت‌های بودجه شرکت مورد نیاز تجهیزات می‌باشد. موارد مهمی که می‌تواند به شما در انتخاب درست کمک کند به شرح زیر است:

• کیفیت صدا

راه حل‌های پیشرفته صوتی، سطح حرفه‌ای بودن جلسه را افزایش می‌دهد. همه در مکان‌های مربوط به خود سخنران را با صدای بلند و واضح می‌شنوند.

• نقش فناوری‌های هوشمند در سیستم صوتی

برخی از سیستم‌های صوتی حرفه‌ای امروزی از قابلیت‌هایی مانند حذف نویز محیط، تشخیص خودکار صدا و تنظیم سطح صدا استفاده می‌کنند که با فناوری‌های هوشمند پشتیبانی می‌شوند. این امکانات هنوز به‌طور گسترده در ایران در دسترس نیستند، اما در برخی تجهیزات وارداتی می‌توان نمونه‌های محدودی از آن‌ها را یافت.

• وضوح و میزان صدا

سر و صدا و پژواک دریافت پیام‌ها را سخت می‌کند. یک سیستم مدرن کاهش سر و صدا، عدم انعکاس، قدرت تشخیص و تمایز صدا ها را فراهم می کند.

• تعامل اعضا

سیستم صوتی اتاق کنفرانس امکان کنترل همزمان و ارتباط چند منظوره فراهم می‌کند. فناوری پیشرفته همراه با رابط کاربری آسان، روند را به روشی کارآمد ساده می‌کند.

• صرفه جویی در وقت

یک سیستم کنفرانس موثر زمان مورد نیاز برای تصمیم گیری‌های مهم را کاهش می‌دهد و همکاری و ارتباط تیم را افزایش می‌دهد.

در ادامه به بررسی چگونگی انتخاب و اهمیت سیستم صوتی اتاق کنفرانس را با هم بررسی خواهیم نمود.

مولفه‌های اصلی در انتخاب سیستم کنفرانس و سیستم صوتی اتاق کنفرانس

 هر روز شرکت‌های بیشتری به کارمندان خود اجازه می‌دهند تا از راه دور و برای کاهش مسافرت‌های درون شهری، رعایت فاصله‌ی اجتماعی و ایجاد تعادل بیشتر بین زندگی و کار دورکاری کنند.
اما در اکثر کسب و کارها شاهد هستیم که همچنان مشتریان را برای اولین بار به دفتر خود برای ملاقات دعوت می‌کنند، بر روابط متمرکز می‌شوند و شرکا را گرد هم می‌آورند تا یک راه حل جامع ارائه دهند. فناوری اتاق جلسات و سیستم کنفرانس صوتی و تصویری مناسب ارتباط بی‌وقفه بین همه‌ی این طرفین را امکان‌پذیر می‌کند. استفاده از فناوری‌های نوین نه تنها به ایجاد رابطه در سطح عمیق‌تری از صدا را امکان‌پذیر می‌کند، بلکه با کاهش هزینه‌های سفر به عنوان یک ابزار صرفه جویی در هزینه عمل می‌کند.

به صورت کلی می‌توان گفت در طراحی سالن کنفرانس مدرن و خوب ما به چهار مولفه در طراحی سیستم صوتی و سیستم تصویری سالن کنفرانس نیازمند هستیم.

• نمایشگر اتاق کنفرانس

اولین اجزایی که بازدیدکنندگان چه به صورت مشتری و چه به صورت همکار و یا شرکا هنگام ورود به اتاق کنفرانس بیشتر به آن توجه می‌کنند نمایشگر است. این قسمت جزء بصری اتاق کنفرانس است و یکی از اصلی‌ترین ابزارهایی که می‌تواند باعث استحکام همکاری و یا شروع همکاری طرفین باشد. این صفحه نمایش شما را قادر می‌سازد تا همکاران خود را در مکان‌های دیگر مشاهده کنید در صورت لزوم با آن‌ها به گفت و گو بپردازید، نمایش سخنرانی‌ها و اشتراک صفحه را از لپ تاپ‌ها، تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند مشاهده کنید.

نمایشگرهای مورد نظر توسط شرکت‌های بزرگی طراحی می‌گردند که می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد و بر طبق مدل، نوع کیفیت خروجی، وضوح تصویر، امکانات، اندازه‌ی صفحه و… دارای قیمت‌های گوناگونی هستند.

• سیستم صوتی

سیستم صوتی دارای چهار جز اصلی است: یک یا چند میکروفن (و در صورت لزوم میکسر). سیستم بلندگوی دیجیتال، سیستم تقویت کننده (آمپلی فایر) و بلندگو (اسپیکر).

عملکرد کل زنجیره صوتی مستقیماً به آکوستیک اتاق گره خورده است. عملکرد لغو اکو مستقیماً به صدا در اتاق بستگی دارد و کیفیت میکروفون سالن کنفرانس نیز به همین ترتیب تحت تأثیر بازتاب‌های اولیه و طنین‌ صدا و ایجاد صدا قرار می‌گیرد. به همین دلیل است که ما بر اهمیت آکوستیک سالن به عنوان بخشی از طراحی سالن کنفرانس تأکید می‌کنیم. همچنین در جلسات حساس و محرمانه، استفاده از سیستم‌های صوتی رمزگذاری‌شده یا حذف میکروفون‌های ناایمن، نقش مهمی در جلوگیری از نشت اطلاعات و حفظ امنیت ارتباطات دارد.

جانمایی درست میکروفون رومیزی کنفرانس قسمت بسیار مهمی است زیرا نقش مهمی در دریافت و ارسال صدا را بازی می‌کند. همه ما با صدای نویزدار و بی‌کیفیت در سالن‌های کنفرانس برخورد کرده‌ایم. صدای خروجی از بلندگوها ترکیبی است از دریافتی میکروفون کنفرانس، سیستم انتقال و پخش کننده. راه‌حل برای کاستن از این کیفیت بد صدا و رسیدن به کیفیت مطلوب، استفاده از میکروفون مناسب اتاق کنفرانس و سیستم دریافت کننده و انتقال صدای با کیفیت است.

سیستم صوتی اتاق کنفرانس هنگامی که توسط مهندسین حرفه‌ای صوتی طراحی شده باشد، در بهترین حالت خود کار می‌کند. سیستم‌های صوتی پیشرو ابزاری را در اختیار شرکت قرار می‌دهد که امکان شنیدن واضح و شفاف یکدیگر را برای همه افراد درگیر در یک کنفرانس فراهم می‌کند. صدای واضح ارتباط را تسهیل می‌کند، در نتیجه باعث افزایش بهره وری می‌شود. با انتخاب سیستم صوتی کنفرانس مناسب اجازه ندهید کیفیت صدای ضعیف منجر به کاهش کارایی جلسات شود.

• کنفرانس صوتی یا تصویری

امروزه یکی از مهم‌ترین تصمیم‌ها در تجهیز سالن کنفرانس، انتخاب بین کنفرانس صوتی، ویدیویی یا هر دو است. در گذشته انتخاب بیشتر به شرایط بودجه یا زیرساخت محدود می‌شد، اما اکنون با گسترش نرم‌افزارهای رایگان و حرفه‌ای، انتخاب هوشمندانه‌تر شده است.

نرم‌افزارهایی مانند Zoom، Microsoft Teams، Google Meet، Cisco Webex و Skype for Business امکانات کامل صوتی و تصویری را به صورت ابری فراهم می‌کنند و می‌توان آن‌ها را به سادگی با سخت‌افزارهای حرفه‌ای مانند میکروفون‌های کنفرانس، اسپیکرها و دوربین‌های خودکار ادغام کرد.

• برای شرکت‌هایی که جلسات بین‌المللی دارند، کنفرانس ویدیویی مزایای بیشتری از جمله تعامل چهره‌به‌چهره، اشتراک‌گذاری لحظه‌ای محتوا و حس حضور فراهم می‌کند.

• در مقابل، کنفرانس صوتی همچنان گزینه‌ای ساده، سبک و مقرون‌به‌صرفه برای ارتباط‌های داخلی یا شرایط کم‌هزینه محسوب می‌شود.

• بسیاری از شرکت‌های پیشرو اکنون از سیستم‌های ترکیبی (Hybrid) استفاده می‌کنند که در آن هر دو نوع کنفرانس بسته به نیاز، قابل اجراست.

نکته مهم در انتخاب، اطمینان از سازگاری سخت‌افزار صوتی و تصویری با نرم‌افزار کنفرانس انتخابی شماست تا تجربه‌ای بدون اختلال، شفاف و یکپارچه ایجاد شود.

• دوربین کنفرانس

اگر اتاق کنفرانس کسب و کارتان برای تماس تصویری مناسب است، باید به دوربین مجهز شود. این می‌تواند از یک دوربین کوچک در یک اتاق جمع و جور گرفته تا یک مجموعه‌ی پیچیده و کاربردی از دوربین و سیستم ویدئو کنفرانس در فضاهای بزرگتر باشد. محل قرار گیری دوربین‌ها در اتاق کنفرانس می‌تواند با توجه به نوع اتاق کنفرانس شما و قرارگیری و چیدمان مبلمان اداری شما تغییر کند.

چک‌لیست انتخاب سیستم صوتی کنفرانس

•  بررسی ابعاد و آکوستیک اتاق

•  تعیین تعداد شرکت‌کنندگان هم‌زمان

•  انتخاب نوع میکروفون (رومیزی، سقفی، بی‌سیم)

• نیاز به ضبط صدا یا پخش زنده

• سازگاری با نرم‌افزارهای کنفرانس (Zoom, Teams, …)

• بودجه و امکان ارتقاء آینده

•  نصب ساده و استفاده آسان برای کاربران

•  تامین و پشتیبانی فنی در ایران

روند آینده سیستم‌های کنفرانس

با پیشرفت فناوری، سیستم‌های صوتی و تصویری سالن‌های کنفرانس نیز در مسیر تحول قرار گرفته‌اند. هرچند برخی تکنولوژی‌ها هنوز به‌طور کامل وارد بازار ایران نشده‌اند، اما روندهای زیر در حال گسترش یا قابل پیاده‌سازی هستند:

• رشد استفاده از تجهیزات بی‌سیم: سیستم‌های کنفرانس بی‌سیم (مانند میکروفون‌های DECT یا Wi-Fi) نصب سریع‌تری دارند و در حال جایگزینی مدل‌های سیمی هستند.
• ادغام با نرم‌افزارهای جلسات آنلاین: بسیاری از سالن‌ها در حال تجهیز با سیستم‌هایی هستند که به‌راحتی با Zoom، Teams یا Meet هماهنگ می‌شوند.
• سیستم‌های All-in-One: دستگاه‌هایی که میکروفون، دوربین و اسپیکر را یکجا دارند (مثل Logitech Rally Bar یا AVer VB342+)، برای فضاهای کوچک‌تر در حال محبوب شدن هستند.
• توجه به طراحی آکوستیک: در سالن‌های جدید، موضوع آکوستیک جدی‌تر گرفته می‌شود و در کنار تجهیزات صوتی، به جذب صدا و حذف پژواک هم توجه می‌شود.
• پشتیبانی از کنترل از راه دور: امکان مدیریت سیستم صوتی و تصویری از طریق موبایل یا پنل لمسی در حال رایج شدن است، حتی در سالن‌های متوسط.

نتیجه‌گیری

انتخاب یک سیستم صوتی مناسب برای سالن کنفرانس، فراتر از خرید چند میکروفون و اسپیکر است. این تصمیم باید بر اساس نیاز واقعی، ابعاد فضا، نوع جلسات، بودجه، و امکانات فنی مورد انتظار انجام شود. کیفیت صدا، سادگی استفاده، قابلیت ارتقاء و حتی امنیت صوتی، همه از عواملی هستند که مستقیماً بر کارایی و بازده جلسات تأثیر می‌گذارند.

با توجه به پیشرفت تدریجی تجهیزات صوتی در بازار ایران، کسب‌وکارها می‌توانند با انتخاب سیستم‌های مدرن و قابل اطمینان، محیطی حرفه‌ای‌تر و پویاتر برای جلسات خود فراهم کنند. در نهایت، سرمایه‌گذاری روی یک سیستم صوتی استاندارد، سرمایه‌گذاری روی بهره‌وری، تصویر برند و ارتباط مؤثرتر درون‌سازمانی و برون‌سازمانی است.

پیشنهاد ما 

شرکت مهندسی نوآوران تحقیق با بیش از ۲۰ سال سابقه‌ی ارائه محصولات و خدمات تجهیزات صوتی و تصویری به مراکز مهم تجاری، اقتصادی، سیاسی در جغرافیایی به وسعت ایران و داشتن نمایندگی رسمی از شرکت‌های معتبر دنیا، در حال حاضر از پیشگامان تولید و عرضه این محصولات در ایران است.

بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر سیستم کنفرانس، ویدئو کنفرانس و دوربین کنفرانس کیفیت چندان مناسب و شایسته‌‌ای ندارد،زمان مناسب خریدوجوددارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین سیستم کنفرانس بروز رسانی شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.