باید ها و نباید هایی که در یک ارتباط ویدئو کنفرانس رعایت کنید!

ویدئو کنفرانس یا کنفرانس ویدیویی به سرعت تبدیل به یک استاندارد تجاری در بسیاری از صنایع شده است . با رشد دورکاری، جلسات آنلاین و همکاری از راه دور، ویدئو کنفرانس به یک مهارت کلیدی در فضای کسب‌وکار و آموزش تبدیل شده است. امروزه نه فقط سازمان‌ها، بلکه فریلنسرها، تیم‌های استارتاپی و حتی مدارس نیز از پلتفرم‌هایی مانند Zoom، Microsoft Teams، Google Meet و Cisco Webex استفاده می‌کنند. اما حضور در جلسات آنلاین، آدابی دارد که رعایت آن‌ها می‌تواند به شما کمک کند حرفه‌ای‌تر و مؤثرتر ظاهر شوید. در اینجا به باید و نبایدهایی که در ویدئو کنفرانس برای یک تجربه بهتر باید رعایت کنید اشاره می‌کنیم.

اصول رفتاری و فنی برای برگزاری موفق جلسات ویدئو کنفرانس

• میکروفون خود را بی‌صدا کنید حتی زمانی که صحبت نمی‌کنید یا در اتاق تنها هستید . صداهای موجود در پس زمینه می‌تواند باعث مزاحمت و بهم ریختگی جلسه شود .
• همیشه از تنظیمات ویدئویی خود مطمئن باشید. هم چنین زمانی که به صورت تک نفره سخنرانی می‌کنید حتما میکروفون خود را بررسی نمایید که روشن است یا خاموش !!!
• از هدست یا میکروفون حرفه‌ای استفاده کنید؛ اگر زیاد در جلسات شرکت می‌کنید، استفاده از هدست‌های کنفرانسی یا میکروفون‌های USB کیفیت صدای شما را بسیار بالا می‌برد. همچنین حذف نویز (Noise Cancellation) در نرم‌افزارهای جدید مثل Zoom AI یا Microsoft Copilot می‌تواند صدای محیط را فیلتر کند. از این امکانات استفاده کنید تا حرفه‌ای‌تر به نظر برسید.
• هیچگاه دوربین ویدیو کنفرانس را در سطح خیلی پایین یا خیلی بالا قرار ندهید . هم چنین قرار دادن دوربین با زوایای نامناسب می‌تواند باعث مزاحمت و به هم ریختگی در حین کنفرانس شود. همیشه اطمینان حاصل کنید که دوربین هم سطح با چشمان شما باشد. ( eye Level )
• مطمئن باشید که اتاق شما به اندازه کافی روشن باشد ( روشنایی جانبی بهترین حالت می‌باشد ) نور نامناسب در سالن جلسات باعث می‌شود فردی که با شما صحبت می‌کند فکر کند شما در زندان هستید. با استفاده از نور طبیعی و یا نور بالاسری اتاق خود را روشن نگه دارید.
• پس‌زمینه مجازی را با دقت انتخاب کنید؛ بسیاری از پلتفرم‌ها قابلیت Virtual Background دارند. اگر از این قابلیت استفاده می‌کنید، مطمئن شوید تصویر انتخاب‌شده ساده، حرفه‌ای و بدون جزئیات گیج‌کننده باشد. همچنین از فیلترهای اغراق‌آمیز یا پس‌زمینه‌های متحرک استفاده نکنید.
• لباس مناسب بپوشید حتی اگر از خانه در یک جلسه ویدئو کنفرانس شرکت می‌کنید .
• قبل از اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، آن را مرتب کنید؛ وقتی قصد دارید اسلاید، فایل یا صفحه دسکتاپ را نمایش دهید، فقط پنجره‌های مورد نیاز را باز بگذارید. پیام‌های خصوصی، ایمیل‌ها یا صفحات شخصی را ببندید تا از اشتباهات احتمالی یا افشای اطلاعات جلوگیری شود.
• دکوراسیون محیط کار شما باید مناسب کار شما باشد، همیشه اتاق کنفرانس خود را تمیز نگه دارید در غیر این صورت برای انجام جلسه ویدئو کنفرانس اتاق دیگری پیدا کنید. این تمیزی بیشتر از هرقسمتی شامل میز کنفرانس شما می‌باشد، وجود لیوان‌ها و ظروف مصرف شده می‌تواند چهره جلسه ویدیو کنفرانس را از سمت شما مختل کند.
• قبل از برقراری تماس ویدئویی به خصوص جلسات ویدئو کنفرانس مهم میکروفون خود را تست کنید، این تست را با برقراری ارتباط ویدئو کنفرانس با همکاران خود انجام دهید. در یک جلسه مهم هیچ چیز بدتر از مشکل در به اشتراک گذاری یک محتوای مهم و صدای ضعیف نیست .
• اگر در یک تماس گروهی بدون ویدئو هستید، قبل از صحبت کردن حتما خودتان را معرفی کنید. بعضی جملات مانند “سلام من احمد هستم، من یه سوال دارم” این کار در واقع به نفرات حاضر در ارتباط اطلاع می‌دهد که چه کسی در حال صحبت کردن می‌باشد. پس همیشه به یاد داشته باشید به صورت مودبانه خودتان را معرفی کنید.
• در هنگام تماس ویدیویی، ایمیل هایتان را بررسی نکنید، مقاله بخوانید همچنین کار اضافی خارج از تماس ویدئویی انجام ندهید. برای دیگر شرکت کنندگان در ارتباط آسان است تا بفهمند شما تمرکز ندارید.
• در طی ارتباط ویدئویی وقتی صحبت می‌کنید، به جای نگاه کردن به خودتان در صفحه نمایشگر صحبت کنید. این به دیگران در تماس کمک خواهد کرد احساس کنید که شما 100 درصد در کنفرانس حضور دارید.

جمع‌بندی

رعایت آداب و نکات فنی ساده در جلسات ویدئو کنفرانس، نشان‌دهنده‌ی احترام شما به زمان و تمرکز دیگران است. چه یک مکالمه‌ی دو نفره کاری باشد، چه یک جلسه ۲۰ نفره تیمی، حضور حرفه‌ای، واضح صحبت کردن و تمرکز داشتن از شما یک فرد قابل اعتماد و موثر خواهد ساخت.