هر آنچه باید در خصوص راهکار ویدئو کنفرانس بدانید

تعریف ویدئو کنفرانس

راهکار ویدئو کنفرانس یک جلسه ارتباط تصویری میان دو یا چند کاربر در نقاط مختلف جغرافیایی است و افراد را در فواصل مختلف قادر می ­سازد تا ارتباط صوتی و تصویری در زمان واقعی با یکدیگر برقرار سازند.

به منظور برقراری یک ویدئو کنفرانس موثر، شرکت های تجاری یا سازمان ها باید  نقشه سیستم های سخت افزاری یا نرم افزاری کنفرانس را برای اتاق ها، رایانه های شخصی، دستگاه های تلفن همراه و مرورگرها تنظیم نمایند. ویدئو کنفرانس متشکل از یک اِندپوینت یا نقطه مقصد (از یک رایانه شخصی ساده گرفته تا یک سیستم حضور از راه دور (telepresence))، سرور ویدئو کنفرانس (به منظور اجرای ویدئو کنفرانس های گروهی)، لوازم جانبی (وب کم، میکروفون، بلندگو، هدست و …) و زیرساخت های نرم افزاری (پردازش ویدئو، انتقال محتوا و ادغام) می­ باشد.
ویدئوکنفرانس یک ابزار ارتباطی مدرن فوق پیشرفته جهت افزایش بهره­ وری مشاغل، بهینه سازی و تسریع فرآیندهای تصمیم گیری و همچنین کاهش هزینه های سفر کارمندان و مشتریان است.

مزایای ویدئو کنفرانس

• صرفه جویی در زمان

  شما می­ توانید جلسات ویدئویی خود را با همکاران از راه دور و مستقیما از میز کار یا اتاق جلسه خویش برگزار نمایید. بدین ترتیب وقت و هزینه شما در تعطیلات کاری تلف نشده و از هزینه های مدیریتی شما نیز تا حد زیادی کاسته خواهد شد.

• کاربرد آسان

  تنها کاری که باید برای برنامه ریزی جلسه ویدئویی انجام دهید، دعوت از همکاران و نهایتا آغاز ویدئو کنفرانس است. نرم افزار تعبیه شده در این فناوری نیز برای یادآوری جلسه، اعلانی را برای شما ارسال خواهد کرد. علاوه بر این، سیستم ویدئو کنفرانس، تا حد قابل توجهی کاربرپسند بوده و نیازی به آموزش اضافی ندارد.

• ابزارهای مشارکت
  

  برای یک روند کاری موثرتر، سیستم ویدئو کنفراس اغلب ابزارهای مشارکت مختلفی مانند به اشتراک گذاری محتوا و صفحه نمایش، نمایش اسلاید و پیام فوری را ارائه می­ دهد. ابزارهای مشارکت این امکان را به چندین کاربر می ­دهد تا بر روی یک پروژه مشترک کار کنند و نتایج و ایده­ های خویش را به اشتراک بگذارند.

• اثرگذاری واقعی
  

  راهکار ویدئو کنفراس در مقایسه با مکالمات تلفنی به واقعیت نزدیک تر است چرا که ارائه دهنده تماس تصویری است. در طول یک جلسه ویدئویی شما می توانید شاهد احساسات کاربر باشید و ارتباط چشمی برقرار نمایید، این خصوصیت برای برقراری ارتباط اجتماعی و به خصوص تعاملات تجاری بسیار مهم است. علاوه بر این، سیستم های ویدئو کنفرانس اجازه نمی دهند که کاربران دچار حواس پرتی شوند و در نتیجه راحت تر می توانند بر روی برقراری ارتباط تمرکز نمایند.

• امنیت

  سیستم های ویدئو کنفرانس مدرن مبتنی بر کدک های تخصصی، پروتکل های ویژه و رمزگذاری های فعال هستند، به همین دلیل خطرات امنیتی تنها می توانند توسط یک عامل انسانی رخ دهند.

حالات ویدئو کنفرانس

دو حالت اصلی برای ویدئو کنفرانس وجود دارد:

مکالمات ویدئویی نقطه به نقطه و ویدئو کنفرانس چند نقطه­ ای. تماس ویدئویی نقطه به نقطه یک جلسه ویدئویی را بین دو کاربر ارائه می دهد، در حالی که ویدئو کنفرانس گروهی یا چند نقطه ای، برگزاری جلسات ویدئویی را با بیشتر از دو کاربر امکان پذیر می سازد. کنفرانس چند نقطه ای، بسته به نیازهای کاربر، تعداد شرکت کنندگان و اسپیکرهای فعال در جلسه به چند گروه تقسیم می شود:

• تماس ویدئویی نقطه به نقطه

تماس ویدئویی نقطه به نقطه یک جلسه ویدئویی متشکل از دو شرکت کننده است که می توانند به طور همزمان یکدیگر را ببینند و صدای همدیگر را بشنوند. در این تماس ابزارهای مشارکت متعددی مانند پیام رسانی، انتقال فایل، نمایش اسلاید و غیره برای هر دو شرکت کننده ارائه می شود.

• ویدئو کنفرانس چند نقطه ای

ویدئو کنفرانس چند نقطه ای یک جلسه ویدئویی  است که بیش از دو شرکت کننده در آن حضور داشته و می توانند به طور همزمان یکدیگر را مشاهده کرده و صدای همدیگر را بشنوند. ویدئو کنفرانس چند نقطه ای شبیه به یک میز گرد که در آن تمامی شرکت کنندگان از حقوق مساوی برخوردار هستند.

• ویدئو کنفرانس برای آموزش از راه دور

راهکار ویدئو کنفرانس برای آموزش از راه دور یا یک سخنرانی ویدئویی شامل جلسه­ ای است که در آن سخنران یا مربی می تواند تمامی دانش آموزان را ببیند و به تمامی آن ها گوش فرا دهد، در حالی که دانش آموزان تنها می توانند چهره مربی را دیده و صدای او را بشنوند. بدین ترتیب، دانش آموزان به راحتی بر فرآیند یادگیری تمرکز کرده و حواسشان توسط سایر دانش آموزان پرت نمی شود و این در حالی است که مربی بر تمامی آنها نظارت دارد.

• استریمینگ (Streaming)

استریمینگ حالتی از کنفرانس است که در آن بعضي از شركت كنندگان جلسه تنها بيننده بوده و نيازي به تعامل و گفتگو با حاضرين جلسه ندارند. شرکت کنندگان می توانند تنها صدای سخنران را شنیده و فقط او را ببینند در حالی که دریافت بازخورد جلسه از طریق چت متنی موجود است.

بهترین نرم افزار ویدئو کنفرانس

سیستم های بسیار کمی وجود دارند که مدعی عنوان بهترین نرم افزار ویدئو کنفرانس هستند. برخی از ویژگی ها، این ابزارها را متمایز از سایر محصولات می سازند. برای مثال، برخی از آن ها حتی در کانال های ارتباطی ضعیف هم دارای کیفیتی عالی از نظر ویدئو و صوت هستند. علاوه بر این، چنین سیستم هایی می توانند به صورت LAN/VPN کار کنند که اغلب برای بهبود حفاظت تکنولوژی اطلاعات محرمانه بسیار مهم است. این نرم افزار ها همچنین باید دارای رابط کاربرپسند باشد و مجموعه ای از ابزارهای مشارکت را با طیف وسیعی از وظایف در اختیار کاربران قرار دهد. به عنوان یک قاعده کلی، کاربران انتظار سیستم هایی را دارند که از چندین حالت ویدئو کنفرانس حمایت نمایند علاوه بر این، پشتیبانی از تصویر ویدئوی 4K برای بسیاری از کاربران که در جستجوی یک نرم افزار ویدئو کنفرانس با کیفیت بالا هستند، امری ضروری است.