مزایای ویدئو کنفرانس و کاربردهای آن

فهرست مطلب

ویدیو کنفرانس چیست؟

ویدیو کنفرانس تکنولوژی است که با استفاده از آن کنفرانس با حضور شرکت کنندگانی از مکان های مختلف برگزار می شود. با ویدئوکنفرانس، حضار می توانند از طریق انتقال صوت و تصویر یکدیگر را ببیند و صدای هم را بشنوند. این کنفرانس زنده به گونه ای است که برقراری ارتباط در زمان واقعی امکان پذیر است و در آن امکان تبادل تصاویر ویدئویی، صوت، متن و عکس نیز در صورت نیاز وجود دارد. سیستم ویدئو کنفرانس با تماس های تصویری تلفنی متفاوت است چون تعداد نامحدودی از شرکت کنندگان می توانند در آن حضور داشته باشند؛ در صورتی که مکالمه تصویری از طریق تلفن فقط بین دو نفر انجام می گیرد. در ادامه برخی مزایا و معایب ویدئو کنفرانس مطرح شده است:

ویدئو کنفرانس ارتباط بصری با مشتریان و همکاران را در هرکجا و هر زمان تسهیل می‌کند. علاوه بر این، یک کنفرانس ویدئویی می‌تواند در مصرف انرژی و هزینه صرفه جویی کند و اثرات زیست محیطی را به روش‌های شگفت انگیز (اما قابل توجه) کاهش دهد. با همه مزایای برتر کنفرانس ویدئویی ، جای تعجب نیست که جلسات آنلاین به یک روش ارتباطی برای بسیاری از مشاغل در سراسر جهان تبدیل شده‌است.

برای مشاهده عمیق در مورد کنفرانس ویدیویی و اینکه چگونه برای کسب و کار شما مفید است، به مطالعه این مقاله ادامه دهید.

استفاده از کنفرانس ویدئویی در سال‌های گذشته به دلیل هزینه‌های بالا و تاخیر در شبکه بسیار محدود بوده است، اما امروزه همه چیز تغییر کرده است و نتیجه تحقیقات نشان می‌دهد که جلسات مجازی و غیر حضوری جایگزین جلسات حضوری شده است.

برخی از ویژگی‌های ویدئو کنفرانس

در ابتدا از ویدئو کنفرانس برای کاهش هزینه‌های سفر استفاده می‌شد. در حال حاضر، مزایای گسترده‌تر، ابزارهای ارتباطی آنلاین به طور مداوم در حال گسترش هستند. کار کردن با یکدیگر هرگز آسان‌تر نبوده است، و توجه به این تغییر، بهره‌وری همکاری از راه دور فراهم می‌کند. برخی از ویژگی‌های ویدئو کنفرانس به شرح ذیل می‌باشد:

کیفیت ارتباطات را بهبود می‌بخشد.
روابط تجاری را تقویت می‌کند.
بهینه سازی جلسات
جلب رضایت کارکنان

همه مزایا حول یک نکته کلیدی می چرخند: زمانی که بتوانیم افرادی را که در حال کار هستیم ببینیم و با آن‌ها تعامل داشته باشیم، سریعتر به سمت اهداف خود حرکت می‌کنیم.

افزایش تقاضا برای ویدئو کنفرانس

جلسات آنلاین برای استراتژی همکاری بسیاری از شرکت‌ها حیاتی شده‌اند. سیستم‌های کنفرانس ویدیویی از لپ‌تاپ‌های معمولی روی یک میز کار ساده تا مجموعه‌های پیچیده تر را شامل می‌شوند. به لطف فناوری قابل اعتمادتر و قیمت‌های پایین‌تر، کنفرانس از راه دور در حال تبدیل شدن به یک ابزار اصلی بهره وری سازمانی است. جریان ثابت فناوری جدید نیز قابلیت استفاده را به شدت بهبود بخشیده است. همراه با قابلیت اطمینان بیشتر، هزینه کل مالکیت کاهش می‌یابد.

سیستم ویدئو کنفرانس

مزایای ویدئو کنفرانس

کاهش سفرهای درون شهری و برون شهری

ویدیو کنفرانس، کار افرادی که مجبور به سفرهای تکراری برای برگزاری کنفرانس هستند را راحت تر کرده است. این تکنولوژی امکانی را برای این افراد فراهم می آورد تا کنفرانس ویدئویی را بسیار راحت از داخل خانه و یا محل کار خود برگزار کنند و در نتیجه سفرهای کاری درون شهری و برون شهری به طور قابل توجهی کاهش پیدا میکند.

برگزاری کنفرانس در هر زمانی

هیچ محدودیت زمانی برای برگزاری کنفرانس ویدئویی وجود ندارد بلکه می توان ویدئوکنفرانس را در هر زمانی که مورد نیاز باشد؛ برگزار کرد. حتی اگر اعضای کنفرانس در شهرهای مختلفی در جهان ساکن باشند؛ فقط کافی است که با تجهیزات ویدئو کنفرانس خود حضور پیدا کنند.

برقراری ارتباط بهتر

با ویدئو کنفرانس می‌توان ارتباط بهتری از طریق تصاویر، فایل های ویدئویی و صوتی برقرار کرد. به این ترتیب ایده ها و نظرات مطرح شده در در طول جلسات به وضوح و روشنی مطرح خواهند شد و با اشتراک گذاری صفحه نمایش، توضیح بیشتری در خصوص هر مطالب در صورت نیاز ارائه داده خواهد شد.

صرفه جویی در زمان و هزینه

همانطور که پیش از این اشاره شد ویدئوکنفرانس نیاز به سفرهای تجاری را به طور قابل توجهی کمتر می کند. در گذشته هزینه های بسیار زیادی برای سفر، خوراک و اقامت حاضرین جلسه صرف می شد. سفر کردن در مسیرهای طولانی و فقط برای حضور در یک جلسه موجب اتلاف وقت و هزینه است اما تمام اینها را می توان با کمک ویدئو کنفرانس و شرکت در یک جلسه مجازی برطرف کرد.

بهبود کارایی

برقراری ارتباط راحت و سریع موجب بهبود کارایی جلسات ویدئو کنفرانس خواهد شد. برگزاری ویدئو کنفرانس محیط کاری مطلوبی را برای افراد پدید می آورد به طوریکه می توانند از هر جایی در آن شرکت کنند. به این ترتیب هیچ ایده یا نظری بدون توضیح باقی نمی ماند و هر فرد می تواند با ورود به حساب کاربری از هر مکانی نظرات خود را به روز کند.

افزایش بازگشت سرمایه

کاهش تعداد سفر های مورد نیاز موجب صرفه جویی در وقت و هزینه شرکت ها شده و بازگشت سرمایه با سرعت افزایش پیدا می کند. به این ترتیب نرخ رشد درآمد شرکت نیز بالاتر خواهد رفت.

هزینه‌های پایین‌تر، روند تقاضا و سهولت استفاده باعث گسترش استفاده از ویدئو کنفرانس شده است. در طی چند سال گذشته، حتی زمانی که بسیاری از کارمندان اداری مجبور به کار از منزل شدند ، این ابزار برای بسیاری از مشاغل در سراسر جهان از اهمیت حیاتی برخوردار شد. اکنون ما بیشتر آگاه هستیم که محیط‌های کاری مشترک و متمرکز بر تیم می‌توانند مزایای تجاری باورنکردنی را به ارمغان بیاورند. در میان بسیاری از مزایای تحقیقاتی نشان داده شده، ویدئو کنفرانس باعث بهبود در موارد زیر می‌شود:

یک شرکت را به طور موثرتر به سمت اهدافش سوق می‌دهد.
پرورش خلاقیت و یادگیری
ترکیب مهارت‌ها، نقاط قوت و دیدگاه های مکمل
ایجاد اعتماد؛ مشارکت برابر را تشویق می‌کند.
یک حس قوی از هدف را ایجاد می‌کند.
افزایش توسعه کارکنان
آموزش مهارت‌های حل تعارض
ترویج احساس مالکیت گسترده‌تر
تشویق بهمشارکت و تلاش‌های مشترک
ارائه سریع‌تر حل مشکل و افزایش نوآوری
بهبود رضایت شغلی و حفظ کارکنان

افزایش تقاضا برای کنفرانس ویدئویی با ظهور کار از راه دور به شدت افزایش یافت.

همانطور که گزارش تاثیر کنفرانس ویدئویی نشان می‌دهد، پیش از شیوع همه‌گیری، روند بزرگی وجود داشت. با این حال، ظهور Covid-19 باعث افزایش چشمگیر بازار جهانی ویدئو کنفرانس در سال 2020 شد.

ویدئو کنفرانس

مزایای برتر کنفرانس ویدئویی

به غیر از کاهش هزینه سفر و رفت و آمد، مزایای گسترده دیگری مانند کاهش زمان تلف شده در جلسات وجود دارد. در زیر برخی از اصلی‌ترین دلایلی که شرکت‌ها بیش از هر زمان دیگری از ویدئو کنفرانس استفاده می‌کنند آورده شده است:

صرفه جویی در هزینه

هزینه‌های سفر به سرعت افزایش می‌یابد. با برقراری تماس ویدیویی، هزینه‌های حمل و نقل، هتل‌ها و وعده‌های غذایی کارمندان را حذف می‌کنید. کاهش هزینه‌های سفر برای تنها یک کارمند، بیش از هزینه یک سیستم ویدئو کنفرانس است که می‌تواند توسط کل شرکت استفاده شود. و سخت افزار کنفرانس ویدیویی هرگز به این اندازه در دسترس نبوده است. از دوربین‌های اتاق کنفرانس گرفته تا مانیتورهای ویدئو کنفرانس، قیمت راه اندازی در چند سال گذشته کاهش یافته است.

بهره وری بهبود یافته و عملیات بهینه شده

شما می‌توانید همزمان در دو یا چند مکان باشید و همه این‌ها به لطف ویدئو کنفرانس است. پیامدها برای بهره وری بسیار زیاد است. در حالی که کاهش نیازهای سفر به کارمندان کلیدی کمک می‌کند تا راندمان خود را به حداکثر برسانند، برقراری تماس‌های ویدیویی با مشتریان و شرکا در سراسر جهان باعث بهبود کارایی می‌شود.

تماس‌های ویدیویی به میزان زیادی مشکلاتی که از طریق ایمیل یا تماس‌های تلفنی بوجود می‌آید را کاهش داده‌اند. با جدیدترین ابزار کنفرانس ویدئویی یکپارچه، حالات چهره و زبان بدن پیام کامل‌تری را ارائه می‌دهد. علاوه بر این، زمانی که علاوه بر صدا، تصویر همکاران خود را نیز می بینند‌،هوشیارتر و متمرکزتر خواهند ماند.

به طور کلی، ویدئو کنفرانس منابع انسانی شما را به حداکثر می‌رساند. پروژه‌ها می‌توانند سریع‌تر تکمیل شوند و شرکت کنندگان احساس کنند که با یکدیگر و اهداف جلسه هماهنگی بیشتری دارند.

بهره وری بهبود یافته

نشانه‌های تصویری، سطحی از کارایی را به ارمغان می‌آورد که با تماس‌های صوتی امکان پذیر نیست. به همین دلیل، شرکت‌کنندگان کارهای بیشتری از طریق کنفرانس ویدیویی انجام می‌دهند، مانند مدل‌های نمایشگر و محصولات نمایشی و این می‌تواند به تحت تاثیر قرار دادن مشتریان بالقوه کمک کند. طرفداران اعتراف می‌کنند که حتی کارآمدتر از جلسات حضوری است. وقتی همه در یک اتاق هستند به دلیل نظرات جانبی و انحرافات، بحث‌ها می‌توانند به سرعت از مسیر خارج شوند. ساختار یک ویدئو کنفرانس فضای کمتری را برای گفتگوهای کوچک فراهم می‌کند.

تماس‌های تلفنی (تماس‌های صوتی) می‌تواند شرکت کنندگان را وسوسه کند که به تلفن‌های هوشمند خود نگاه کنند، به کار با لپ تاپ خود ادامه دهند یا در اینترنت جستجو کنند. در عین حال، با محصولاتی مانند بلندگوهای کنفرانس با کیفیت بالا، همه می‌توانند به وضوح بشنوند و شنیده شوند، که همراه با ویدئو خوب، سطح رضایت و تعامل را افزایش می‌دهد.

گسترش سریع

اگر جلسه ای دارید که باید فورا برگزار شود ویدئو کنفرانس بهترین انتخاب است. چه نمایش دموی جدیدترین طراحی محصول باشد، چه ارائه اطلاعات حیاتی یا تعیین اهداف جدید، نیازی به جمع آوری همه کارکنان در یک مکان نیست. برخلاف یک کنفرانس تلفنی، اشتراک‌گذاری صفحه نمایش برای تاثیر بصری روی آن سهمیه‌ها، مهلت‌ها یا تغییرات استراتژیک کافی است. علاوه بر این، شما کنترل بیشتری بر این دارید که مطمئن شوید پیام شما به گوش همه می‌رسد و به وضوح توسط همه قابل درک است.

افزایش رضایت کارکنان

کارکنان فعال، کارمندان مولد هستند. ویدئو کنفرانس به این مسئله کمک می‌کند. سفرهای مکرر عوارض جسمی و روحی دارد که می‌تواند به شدت بر تعادل کار و زندگی تاثیر بگذارد. جایگزینی این سفرها با تماس‌های ویدیویی باعث سلامتی و رضایت شغلی بیشتر می‌شود. این به نوبه خود، عملکرد و بهره وری را افزایش می‌دهد.

میزان دورکاری در حال افزایش است و تحقیقات نشان می‌دهد که کار از راه دور باعث رضایت کارکنان می‌شود. در مطالعه‌ای که اخیراً توسط آزمایشگاه انجام شده است، 77 درصد از پاسخ‌دهندگان می‌گویند که داشتن امکان کار از خانه پس از همه‌گیری باعث خوشحالی بیشتر آن‌ها می‌شود.

کارمندانی که کمتر سفر می‌کنند و در عوض کنفرانس ویدیویی دارند، سالم‌تر، شادتر و بهره‌ورتر هستند. انعطاف پذیری دفتر همچنین باعث صرفه جویی قابل توجهی در هزینه‌ها می شود. Global Workplace Analytics، پس انداز سالانه 11000 دلاری را به ازای هر نفر در سال گزارش می‌دهد که کارگران می توانند 50٪ مواقع از خانه کار کنند.

ارتباطات بهبود یافته و روابط مستحکم تر

ارتباطات انسانی پیچیده است: زبان بدن، تماس چشمی و لحن صدا. گاهی اوقات، فقط کلمه گفتاری به تنهایی چیز زیادی برای تفسیر باقی می‌گذارد. تماس‌های تلفنی لحن را آشکار می‌کنند، اما زبان بدن، ژست‌ها و حالات چهره را که برای درک مهم هستند، کنار گذاشته‌اند. با این حال، تاثیر کیفیت صدا را دست کم نگیرید. ناتوانی در شنیدن واضح صدای افراد در جلسه می‌تواند باعث ناامیدی شود زیرا تمرکز و انرژی بیشتری بر روی فهمیدن آنچه که کسی می‌خواهد بگوید تا هدف جلسه صرف می‌شود.

درک و ارتباط شخصی کلیدهای روابط کاری موفق است که در طی کنفرانس ویدیویی ایجاد می‌شود. در نهایت، این چیزی است که باعث ایجاد همکاری موثر می‌شود.

حمایت از ابتکارات سبز

سفرهای کاری از بسیاری جهات بر محیط زیست تاثیر می گذارد. کنفرانس ویدیویی یک روش هوشمندانه و اقتصادی برای شرکت در جلسات یا حمایت مالی است. سازگار با محیط زیست نیز هست.

کاهش سفرهای کاری به موارد زیر کمک می‌کند:

مصرف انرژی – پرواز، رانندگی و اقامت در هتل مقدار زیادی انرژی مصرف می‌کند که باعث تولید آلاینده‌های هوا و دی اکسید کربن می‌شود که به تغییرات آب و هوایی کمک می‌کند.
تولید زباله – جلسات حضوری باعث ایجاد زباله‌های زیادی می‌شود. از جمله زباله: کاغذ، جوهر چاپگر، تونر، بطری‌های پلاستیکی آب و ظروف شیرینی غیر قابل بازیافت.
ضایعات مواد غذایی – سازمان دهندگان کنفرانس معمولاً بیش از آنچه که شرکت کنندگان می‌توانند مصرف کنند سفارش می‌دهند.

جایگزینی سفر با کنفرانس ویدئویی، تاثیرات زیست محیطی عمیقی دارد. منطق اقتصادی هم دارد. یک مطالعه نشان داد که کسب‌وکارهایی با درآمد سالانه ۱ میلیارد دلاری یا بیشتر با افزودن ویدئو کنفرانس به بازگشت سرمایه در ۱۵ ماه می‌رسند. نزدیک به 900 سفر کاری در سال اول حذف خواهد شد. تاثیر زیست محیطی؟ کاهش 2271 متریک تن آلودگی طی پنج سال. این معادل گازهای گلخانه ای حذف 434 وسیله نقلیه مسافربری از جاده است.

ویدیو کنفرانس

سایر مزایا و کاربردهای ویدئو کنفرانس

از دیگر مزایای ویدئو کنفرانس می توان به موارد زیر اشاره کرد:

آموزش از راه دور
مشاوره از راه دور
پزشکی از راه دور
برگزاری جلسات منظم بین مدیران سازمان ها
برپایی جلسات مالی بین روسای شعب با ادارات کل بانک ها
برگزاری و شرکت درمناقصه‌ها و مزایده‌های بین‌المللی
برگزاری جلسات در شرایطی که امکان برگزاری جلسه حضوری وجود ندارد
برگزاری و شرکت در سمینارها و کنفرانس‌ های مهم داخلی و خارجی
تجارت از راه دور شامل: بازاریابی، معرفی محصولات و خدمات و تبادل اسناد مالی و عقد قرارداد و خدمات پس از فروش
گزارش ازراه دور شامل: تبادل نظر و ارائه گزارش به مدیران در مورد پروژه های برون شهری مانند سدسازی، معدن وغیره
امکان اتخاذ تصمیمات خطیر در شرایط بحرانی
امکان نظارت و مدیریت سازمان ها و شرکت های زیر مجموعه به طور دائم
برقراری ارتباط بین دفاتر شرکت های بزرگ حتی در کشور های مختلف
برپایی جلسات نظامی با رعایت پیشرفته ترین الگوریتم های رمزنگاری
امکان ضبط محتوی جلسات از طریق اتصال به رسانه های Recorder
قابلیت تعامل با کلیه سیستم های صوتی و تصویری از ابتدایی تا پیشرفته

مزیت رقابتی

هر یک از مزایای ذکر شده در بالا، مزیت رقابتی شرکت‌ها را تقویت می‌کند. تیم‌هایی که از طریق تماس‌های ویدیویی ارتباط برقرار می‌کنند، دانش را سریع‌تر و کارآمدتر به اشتراک می‌گذارند. این امر زمان ورود به بازار را کاهش می‌دهد. بخش‌های پشتیبانی روابط شخصی با مشتری را ایجاد می‌کنند. تولیدکنندگان می‌توانند زمان را کاهش دهند و کیفیت را از طریق کنفرانس های ویدئویی بهبود بخشند. آن‌ها می‌توانند کیفیت را تأیید کنند، تغییراتی را پیشنهاد کنند و از دقت در طول چرخه عمر محصول اطمینان حاصل کنند.

ارزش افزودن به ویدئو کنفرانس

گستره گزینه‌ها برای انتخاب ویدئو کنفرانس متناسب با نیاز و بودجه شما بسیار زیاد است. گزینه‌ها شامل سیستم‌های مبتنی بر سخت افزار، مجموعه‌های نرم افزاری و سیستم‌های مجازی می‌شوند. قیمت‌ها نیز نسبت به چند سال پیش کاهش یافته است.

مجموعه وسیعی از محصولات نیازهای کارمندان را چه در شرکت‌های کوچک و چه در شرکت‌های بزرگ برآورده می‌کند. حتی این سیستم‌های کنفرانس ویدئویی تجربه کار از منزل را نیز ارتقا می‌دهند.

نمایشگرهای با دید بالا

اتاق‌های کنفرانس نیاز به نمایشگرهای بزرگ دارند. ارائه توانایی حاشیه نویسی و ذخیره مطالب ارائه کمک بیشتری می‌کند، به خصوص با ابزارهای اشتراک گذاری و ذخیره محتوای آنلاین.

برای افزودن خدمات کنفرانس ویدیویی، به دنبال نمایشگرهایی باشید که دارای گزینه‌های تعاملی و اشتراک‌گذاری محتوا هستند که برای ارائه همکاری ساده در جلسات طراحی شده‌اند.

ویدئو کنفرانس

بهره مندی از مزایای برتر کنفرانس ویدئویی

ویدئو کنفرانس به عنوان یک ابزار ارتباطی با سرعتی بی سابقه در حال رشد است. کسب و کارها به دنبال بهره مندی از مزایای نشان داده شده همکاری اضافه هستند. کسانی که سیستم ویدئو کنفرانس را پیاده سازی می‌کنند به سرعت مزایای بسیاری از ویدئو کنفرانس را تجربه می‌کنند.

مزایای قابل سنجش شامل کاهش هزینه‌های سفر و افزایش بهره‌وری است. حتی مزایای تاثیرگذارتر در ارتباط بهبود یافته، روابط تجاری بهتر و کارایی بیشتر جلسات است. با افزایش رضایت کارکنان و کاهش اثرات زیست محیطی، شرکت‌ها مزیت رقابتی خود را بهبود می‌بخشند.

19 درصد افراد ویدئو کنفرانس را یا بصورت آنلاین یا بر روی یک تلفن همراه انجام می دهند. با ما همراه باشید تا با مزایای ویدئو کنفرانس و کاربرد های آن آشنا شوید.

کاربران جوان تر ترجیح می دهند بیشتر از تماس های ویدئویی برای ارتباطات استفاده می کنند:

1- 29 درصد گروه سنی 18 تا 29 سال
2- 25 درصد گروه سنی 30 تا 49 سال
3- 16 درصد گروه سنی 50 نا 64 سال
4- 15 درصد گروه سنی بالاتر از 65 سال
مزایای ویدئو کنفرانس

1- افزایش بهره وری (94 درصد)
2- افزایش تاثیر جلسات (88 درصد)
3- تسریع در تصمیم گیری (87 درصد)
4- کاهش هزینه های سفر (87 درصد)

دستگاه های رایج مورد استفاده در ویدیو کنفرانس

1-طبق آمار 71 درصد از دستگاه های که در ارتباط ویدئویی مورد استفاده قرار می گیرند کامپیوتر ها و لپ تاپ ها می باشند.
2-در 65 درصد از ارتباطات ویدیو کنفرانسی از تجهیزات سخت افزاری ویدئو کنفرانس استفاده می شود.
3- از تبلت ها در 34 درصد کنفرانس های ویدئویی استفاده می شود.
4-و سهم تلفن های هوشمند در ارتباطات ویدئویی 33 درصد می باشد.