نقش میکروفن کنفرانس از فاصله گذاری اجتماعی تا جلسات ترکیبی

در دورانی که ما هنوز نمی‌دانیم شیب نمودار کرونا ویروس چگونه تغییر خواهد کرد، خبر خوب این است که می ‌توانیم از طریق تجهیز اتاق کنفرانس به میکروفن کنفرانس و کنفرانس ویدئویی به تجارت و کسب و کار خود ادامه دهیم. اما خبر بدی هم وجود دارد: اکثر ما هنوز نمی دانیم با تکنولوژی های جدیدی مثل ویدئو کنفرانس، بازگشت به کسب و کار و تجارت قبلی به چه شکلی خواهد بود و چه مراحلی برای بازگرداندن کسب و کارمان به حالت قبل مورد نیاز است؟

به عنوان مثال تصور کنید چند نفر می‌توانند در اتاق کنفرانس به طور همزمان بنشینند بدون این که از گرفتن ویروس کرونا در امان باشند. آن ها چطور باید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند؟ آیا می توانند با هم دست بدهند یا یکدیگر را لمس کنند؟ سوالات بسیار زیادی وجود دارد که باید برای بازگشت به حالت نرمال پاسخ داده شود.

هر فردی ایده خودش را در این رابطه دارد که چطور نیازهای او برای ایمن بودن در محل کار رفع می شود و برای رفتن به سر کار احساس امنیت می‌کند. هر سازمانی نیز دستورالعمل های خاص خود را برای باز کردن فضاهای اداری و استفاده از تسهیلات موجود در آن بنیان نهاده است. با توجه به اینکه تمام سطوح اجتماعی تحت تاثیر این بحران سلامت عمومی قرار گرفته‌اند سیستم های جدید، راه حل های متنوع و حتی روش آزمون و خطا باید به کار گرفته شود تا بهترین پاسخ به مسئله امنیت کارکنان سرکار داده شود.

اگر شما استفاده از ابزارهایی مانند مایکروسافت تیم یا اسکایپ  را قبل از کوید ۱۹ تجربه نکرده‌اید، احتمالاً مجبورید که یکی از آن ها را در شرایط کنونی به کار ببرید. در حالی که بیشتر شرکت‌ها استفاده از کنفرانس های ویدئویی از راه دور یا حتی در منزل را در دستور کار خود قرار داده اند باید تا حدودی به این شرایط نیز فکر کرد که چه عوامل و نیازهایی برای بازگشت کارمندان به دفاتر اداری وجود دارد.

از فاصله‌گذاری تا جلسات ترکیبی: تحول دائمی در شیوه جلسات

با کاهش محدودیت‌های دوران کرونا، بسیاری از سازمان‌ها به دفاتر بازگشته‌اند، اما سبک جدید جلسات—ترکیبی از حضوری و آنلاین—به بخشی دائمی از فرهنگ کاری تبدیل شده است. این تغییر نیاز به تجهیز اتاق‌های جلسه با سیستم‌های کنفرانس هوشمند، قابل انعطاف و متصل به نرم‌افزارهای جلسات آنلاین را بیش از پیش ضروری کرده است.

در ادامه چند عامل کلیدی که نقش مهمی در باز شدن مجدد دفاتر کاری و تعاملات بین کارمندان ایفا می کنند، مطرح شده است:

عوامل کلیدی برای بازگشت مجدد به محل کار

• جلسات بدون تماس

تکنولوژی های جدید برقراری ارتباط به ما اجازه می دهد بدون اینکه تماس فیزیکی که منجر به ایجاد بحران شود با یکدیگر داشته باشیم به دفاتر کاری برگردیم. ما می توانیم از وسایل شخصی مثل لپ تاپ، گوشی های هوشمند یا تبلت برای شروع جلسات استفاده کنیم و نیازی به لمس کردن پنل های کنترل به اشتراک گذاشته شده در اتاق نداشته باشیم. ما حتی می‌توانیم برای به اشتراک گذاشتن مطالب به صورت بی سیم از این پلتفرم ها استفاده کنیم و نیاز به رد و بدل کردن کارتابل های دستی و کاغذ بازی ها را به طور قابل توجهی کاهش دهیم. هر چقدر بیشتر هر کارمند بتوانند از این شرایط ایزوله شده استفاده کند ریسک ابتلا به بیماری کرونا کاهش پیدا می‌کند.

• استفاده از سیستم کنفرانس صوتی مناسب در تمام اتاق ها

حتی اگر قرار باشد با سایر کارکنان در یک اتاق بنشینید دیگر مثل قبل نمی توانید بازو به بازوی هم  پشت میز های چسبیده به هم بنشینید و کار کنید چون فاصله گذاری اجتماعی باید در تمام شرایط رعایت شود. بنابراین استفاده از میکروفن کنفرانس یا اسپیکر ها برای صحبت کردن کارکنان که با فاصله از یکدیگر نشسته می تواند راه حل مناسبی باشد.

نقش میکروفون‌های حرفه‌ای در جلسات ترکیبی

امروزه سیستم کنفرانس رومیزی حرفه‌ای نه‌تنها کیفیت صدا را در جلسات حضوری بالا می‌برند، بلکه امکان انتقال واضح صدا به شرکت‌کنندگان آنلاین را نیز فراهم می‌کنند. ویژگی‌هایی مانند Noise Cancellation، تشخیص خودکار گوینده، و اتصال مستقیم به نرم‌افزارهایی مانند Zoom یا Teams باعث می‌شود جلسه‌ای بدون تداخل و یکپارچه برگزار شود.

• انعطاف‌پذیری طراحی فضای جلسات مدرن

طراحی اتاق جلسه دیگر محدود به یک میز مرکزی و صندلی‌های نزدیک‌ به‌ هم نیست. با استفاده از میکروفون‌های وایرلس و سیستم‌های ماژولار، می‌توان چیدمان صندلی‌ها را متناسب با اهداف هر جلسه تغییر داد—از جلسات رسمی گرفته تا کارگاه‌های خلاقانه.

جمع‌بندی

شیوه برگزاری جلسات در سازمان‌ها طی چند سال گذشته دگرگون شده است. آنچه در دوران فاصله‌گذاری اجتماعی آغاز شد، امروز با شکل‌گیری جلسات ترکیبی، طراحی منعطف فضا و استفاده از فناوری‌های نوین ادامه پیدا کرده است.

می‌توان گفت که میکروفون‌های کنفرانس هوشمند و سیستم‌های صوتی مدرن، به ابزاری فراتر از صرفاً انتقال صدا تبدیل شده‌اند؛ آن‌ها نقش کلیدی در افزایش بهره‌وری، کاهش حواس‌پرتی، و ایجاد تعامل مؤثر میان اعضای تیم ایفا می‌کنند—چه در فضای فیزیکی اتاق جلسه، چه در آن‌سوی یک تماس ویدیویی.

اگر به دنبال بازطراحی اتاق جلسات یا ارتقای تجهیزات کنفرانس سازمان خود هستید، حالا بهترین زمان برای تصمیم‌گیری است.