در دورانی که ما هنوز نمی‌دانیم شیب نمودار کرونا ویروس چگونه تغییر خواهد کرد، خبر خوب این است که می توانیم از طریق تجهیز اتاق کنفرانس به میکروفن کنفرانس و کنفرانس ویدئویی به تجارت و کسب و کار خود ادامه دهیم. اما خبر بدی هم وجود دارد: اکثر ما هنوز نمی دانیم با تکنولوژی های جدیدی مثل ویدئو کنفرانس، بازگشت به کسب و کار و تجارت قبلی به چه شکلی خواهد بود و چه مراحلی برای بازگرداندن کسب و کارمان به حالت قبل مورد نیاز است؟
به عنوان مثال تصور کنید چند نفر می‌توانند در اتاق کنفرانس به طور همزمان بنشینند بدون این که از گرفتن ویروس کرونا در امان باشند. آن ها چطور باید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند؟ آیا می توانند با هم دست بدهند یا یکدیگر را لمس کنند؟ سوالات بسیار زیادی وجود دارد که باید برای بازگشت به حالت نرمال پاسخ داده شود.
هر فردی ایده خودش را در این رابطه دارد که چطور نیازهای او برای ایمن بودن در محل کار رفع می شود و برای رفتن به سر کار احساس امنیت می‌کند. هر سازمانی نیز دستورالعمل های خاص خود را برای باز کردن فضاهای اداری و استفاده از تسهیلات موجود در آن بنیان نهاده است. با توجه به اینکه تمام سطوح اجتماعی تحت تاثیر این بحران سلامت عمومی قرار گرفته‌اند سیستم های جدید، راه حل های متنوع و حتی روش آزمون و خطا باید به کار گرفته شود تا بهترین پاسخ به مسئله امنیت کارکنان سرکار داده شود.
اگر شما استفاده از ابزارهایی مانند مایکروسافت تیم یا اسکایپ را قبل از کوید ۱۹ تجربه نکرده‌اید، احتمالاً مجبورید که یکی از آن ها را در شرایط کنونی به کار ببرید. در حالی که بیشتر شرکت‌ها استفاده از کنفرانس های ویدئویی از راه دور یا حتی در منزل را در دستور کار خود قرار داده اند باید تا حدودی به این شرایط نیز فکر کرد که چه عوامل و نیازهایی برای بازگشت کارمندان به دفاتر اداری وجود دارد.
در ادامه چند عامل کلیدی که نقش مهمی در باز شدن مجدد دفاتر کاری و تعاملات بین کارمندان ایفا می کنند، مطرح شده است:
عوامل کلیدی برای بازگشت مجدد به محل کار
جلسات بدون تماس
تکنولوژی های جدید برقراری ارتباط به ما اجازه می دهد بدون اینکه تماس فیزیکی که منجر به ایجاد بحران شود با یکدیگر داشته باشیم به دفاتر کاری برگردیم. ما می توانیم از وسایل شخصی مثل لپ تاپ، گوشی های هوشمند یا تبلت برای شروع جلسات استفاده کنیم و نیازی به لمس کردن پنل های کنترل به اشتراک گذاشته شده در اتاق نداشته باشیم. ما حتی می‌توانیم برای به اشتراک گذاشتن مطالب به صورت بی سیم از این پلتفرم ها استفاده کنیم و نیاز به رد و بدل کردن کارتابل های دستی و کاغذ بازی ها را به طور قابل توجهی کاهش دهیم. هر چقدر بیشتر هر کارمند بتوانند از این شرایط ایزوله شده استفاده کند ریسک ابتلا به بیماری کرونا کاهش پیدا می‌کند.
استفاده از سیستم کنفرانس صوتی مناسب در تمام اتاق ها
حتی اگر قرار باشد با سایر کارکنان در یک اتاق بنشینید دیگر مثل قبل نمی توانید بازو به بازوی هم پشت میز های چسبیده به هم بنشینید و کار کنید چون فاصله گذاری اجتماعی باید در تمام شرایط رعایت شود. بنابراین استفاده از میکروفن کنفرانس یا اسپیکر ها برای صحبت کردن کارکنان که با فاصله از یکدیگر نشسته می تواند راه حل مناسبی باشد.
برای اطمینان از این که افراد می‌توانند با ایمنی کامل صحبت های شان را به گوش یکدیگر برسانند استفاده از سیستم کنفرانس که کل اتاق را پوشش می‌دهد، گزینه مناسبی است. صدای افراد حاضر در جلسه به طور واضح و رسا در کل اتاق جلسه پخش و یا برای شنونده خاصی ارسال می شود تا فاصله مناسب هنگام صحبت کردن افراد با یکدیگر رعایت شود. علاوه بر این، میکروفن کنفرانس حساسیت های قابل تنظیمی دارند بنابراین حتی زمانی که افراد ماسک روی دهان و گوش هایشان را پوشانده باشد، صحبت آن ها قابل شنیدن است.
طراحی انعطاف پذیر
با وجود اینکه همه ما به اتاق کنفرانس سنتی و میزهایی که دور آن پر از صندلی های به هم چسبیده است عادت کرده‌ایم، نحوه تعامل جدید با استانداردهای به روز به طوری که طراحی انعطاف پذیر تری نسبت به قبل داشته باشد، مورد نیاز است. ما باید اتاق کنفرانس قدیمی را که به صورت یک جعبه برجسته طراحی می‌شد فراموش کنیم و نحوه نشستن و طراحی جدیدی برای دور هم جمع شدن کارکنان در نظر بگیریم تا به نفع همه شرکت کنندگان در جلسه باشد. تکنولوژی های تعاملی می تواند تغییرات فیزیکی پیش‌رو در یک فضای بسته را برای شرکت ها آسان‌تر کند و مزایای بسیار زیادی را برای شرکت ها ایجاد خواهد کرد تا به درستی درک کنند که چه تغییراتی برای اینکه بتوانند بیزینس خود را به حالت قبل برگردانند مورد نیاز است.