چه وقت از ویدئو کنفرانس استفاده کنید! بررسی کاربردهای ویدئو کنفرانس در کسب‌وکار

در دنیای امروز که ارتباطات سریع، مقرون‌به‌صرفه و در دسترس بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده‌اند، ویدئو کنفرانس به یکی از ابزارهای حیاتی سازمان‌ها، تیم‌های کاری، و حتی فعالیت‌های آموزشی و فردی تبدیل شده است. اما سؤال مهمی که بسیاری از افراد و مدیران با آن روبه‌رو هستند این است که:

آیا هر جلسه‌ای را می‌توان با ویدئو کنفرانس برگزار کرد؟

پاسخ این سؤال به عوامل مختلفی مانند ماهیت جلسه، تعداد شرکت‌کنندگان، هدف جلسه، سطح تعامل مورد نیاز و حتی فرهنگ سازمانی بستگی دارد. دانستن این‌که در چه شرایطی و برای چه نوع جلساتی ویدئو کنفرانس گزینه مناسبی است، می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری منجر شود. در دوران پساکرونا، استفاده از ویدئوکنفرانس به استاندارد روز بدل شده و حتی شرکت‌هایی با دفاتر نزدیک نیز برای افزایش بهره‌وری از آن بهره می‌برند.

در ادامه با کاربردهای رایج و مؤثر ویدئو کنفرانس در بخش‌های مختلف آشنا می‌شویم تا تصمیم‌گیری برای استفاده از این ابزار هوشمندانه‌تر انجام شود.

برخی از کابردهای ویدئو کنفرانس

• ویدئو کنفرانس در جلسات مدیریتی

بسیاری از جلسات مدیریتی از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می شوند که شامل جلسات هیئت مدیره، جلسات پاسخگویی به مشتری، جلسات برقراری ارتباط سرمایه گذاران و جلسات بین شعب مختلف یک شرکت می شود. این جلسات را می توان ضبط کرد و برای هر شخصی که حضور در جلسه را از دست داده به صورت کاملا رایگان پخش کرد.
یک بیمارستان بزرگ در نیویورک از ویدئوکنفرانس روزانه برای جلسات مدیریتی بهره می برد. درگذشته، سفر بین سایت های مختلف که حتی در مکان های نزدیک به هم قرار داشتند به علت ترافیک NYC امکان پذیر نبود درصورتی که با ویدیو کنفرانس، جلسات مدیریتی تمام طول روز بدون نیاز به سفر برگزار می شود.

• نقش ویدئو کنفرانس در فروش

ویدیو کنفرانس برای آموزش فروشندگان، برقراری ارتباط با مشتری و انجام سریع تر امور تجاری مورد استفاده قرار می گیرد. در یکی از شرکت ها در بخش خدمات مالی از ویدئو کنفرانس برای حضور فوری متخصص خود در مکان های مختلف بهره بردند. در گذشته، این متخصص باید به هر سایت مسافرت می کرد تا پرزنتیشن خود را ارائه داده و مجددا به خانه باز گردد. اما با ویدیوکنفرانس توانست با بیشتر سایت ها به صورت همزمان ارتباط برقرار کرده و اطلاعات خود را بسیار سریع تر به افراد بیشتری برساند. در نتیجه، سود شرکت بیشتر شده و او نیز دیگر نیازی به چندین بار پوشیدن و درآوردن لباس هایش ندارد. این شخص اظهار داشت:” قبل از استفاده از ویدئو کنفرانس من واقعا احساس خستگی می کردم. اما حالا کمتر به سفر می روم و با افراد بیشتری ارتباط برقرار می کنم و بیزینس خود را بسیار سریعتر انجام می دهم.”

• بهبود همکاری‌های خلاقانه در بازاریابی

دپارتمانهای بازاریابی نیز به ارزش ویدیو کنفرانس پی برده اند چون می توانند محتواهای خلاق خود را به اشتراک گذاشته و کمپین های بازاریابی را ارزیابی کنند. چون 90% ارتباطات بدون کلام است؛ استفاده از ویدئو کنفرانس به سازمان های بازاریابی اجازه می دهد تا سریع تر تصمیم بگیرند و افراد بیشتری را در تصمیم گیری دخالت دهند. یکی از سازمان های بازاریابی از ویدئوکنفرانس در توسعه کمپین بازاریابی جهانی برای معرفی یک محصول جدید استفاده کرده است. ماهیت جهانی این شرکت به این معنی است که افراد در تمام طول شبانه روز برای توسعه این کمپین کارمی کنند. استفاده از ویدئوکنفرانس به ایده های جدید که بیشترشان به صورت ویدئو هستند اجازه می دهد که سریعتر ارزیابی شوند که در نتیجه موجب معرفی سریعتر محصول بازاریابی شده، می شود.

• کاربرد ویدئو کنفرانس در مهندسی و تولید

سالهاست که محصولات مختلفی در سایت ها بدون شناخت ارزش ویدئوکنفرانس، طراحی شده، ساخته و تولید می شوند که این منجر به تاخیرهای طولانی مدت به سبب نیاز به سفر کردن افراد بین سایت ها برای انجام تعمیرات می شود. یکی از مهندسین تولید اعلام کرده:” پیش از این به سایت ها سفر می کردم و حدود 15 دقیقه برای برطرف کردن یک مشکل صرف کرده و برمی گشتم. اما حالا دیگر نیازی به اتلاف وقت برای سفر کردن ندارم. با ویدئوکنفرانس می توانم مشکل را حل کرده و بدون هیچگونه تاخیری سر کار برگردم.”

• کاربردهای آموزشی ویدئو کنفرانس

تجهیزات ویدئو کنفرانس منفعت بسیار قابل توجهی برای سازمان های آموزشی دارد. دیگر نیازی نیست که دانش آموزان برای دریافت آموزش سفر کنند. آموزگاران می توانند دانش آموزان بیشتری را به صورت همزمان تعلیم دهند. یکی از شرکت های با تکنولوژی پیشرفته از ویدئوکنفرانس برای آموزش مدیران تولید در شرکتی که اخیرا خریداری کرده بهره می برد. معاون بخش آموزش این شرکت گفت:” هزاران نفر را می توان در دوره زمانی بسیار کوتاهی از طریق ویدئوکنفرانس آموزش داد. کارمندان ما نمی توانستند بدون استفاده از ویدئوکنفرانس به اهداف آموزشی ما دست پیدا کنند. سفر هم به هزینه بسیار بالا و هم به زمان بسیار طولانی برای تکمیل آموزش نیاز داشت. ما کاملا در این مورد به ارزش ویدئوکنفرانس پی بردیم.”

• مزایای ویدئو کنفرانس در منابع انسانی (HR)

پیش از نصب ویدئوکنفرانس دپارتمان HR، ساعت های طولانی را صرف مصاحبه منتخبان کاریابی از طریق تلفن پیش از سفر آنها برای مصاحبه نهایی می کرد. حال با مصاحبه ویدئویی، این فرایند، سرعت گرفته و انتخاب افراد شایسته برای واحد HR بسیار ساده تر شده است. همانطوری که یکی از مدیران HR، گفته:” پیش از ویدئوکنفرانس من مبنای انتخاب خود را روی مصاحبه تلفنی و رزومه اشخاص می گذاشتم. گاهی اوقات زمانی که شخص وارد شرکت می شد؛ تازه متوجه می شدم که مناسب شرکت ما هست یا خیر. به همین علت پیش از این چندین بار اشتباه کردم چون فرد منتخب را از نزدیک ندیده بودم. با استفاده از ویدئوکنفرانس توانستم نظر بهتری در مورد منتخبان بدهم و سرعت فرایند انتخاب نیز بسیار بالاتر رفت. این تکنولوژی موجب صرفه جویی در زمان و هزینه ها شده است.

• کاربرد ویدئو کنفرانس در جلسات حقوقی و مشاوره

سازمانهای حقوقی نیز ارزش ویدیوکنفرانس را درک کرده اند. چون توانستند زمان های بیشتری را در طول روز صرفه جویی کنند. ساعت های کاری مربوط به صدور صورتحساب کلید موفقیت موسسات حقوقی است. یکی از وکلا از طرف جمعی از همکاران خود اظهار داشت:” دیگر نیازی نیست 80 مایل در روز وقت بگذارم تا در مورد مسائل حقوقی شما بحث کنم. به جای آن فقط یکبار در هفته سفر می کنم و مابقی روزها از ویدئوکنفرانس استفاده می کنم. حالا با استفاده از ویدئوکنفرانس بیش از 10 ساعت در هفته زمان صرفه جویی می کنم تا به کارهایم بپردازم.”

چه موقع نباید از ویدئوکنفرانس استفاده کرد؟

اگرچه ویدئوکنفرانس یک ابزار قدرتمند و انعطاف‌پذیر برای ارتباطات روزمره است، اما همیشه بهترین گزینه نیست. در برخی موقعیت‌ها، حضور فیزیکی یا روش‌های دیگر ارتباط مؤثرتر عمل می‌کنند. در ادامه چند سناریو را می‌بینید که بهتر است از ویدئوکنفرانس صرف‌نظر شود:

• جلسات حساس یا بحرانی با بار احساسی بالا: مانند مذاکرات تنش‌زا، اخراج یا گفت‌وگوهای حل تعارض جدی، که ارتباط چهره‌به‌چهره واقعی برای درک زبان بدن و ایجاد اعتماد حیاتی است.

• جلسات عملیاتی یا فنی که نیاز به تعامل فیزیکی دارند: مثل تعمیر تجهیزات، دموی حضوری محصول یا بررسی کیفی خطوط تولید.

• زمان‌هایی که اتصال اینترنت ناپایدار است: اگر کیفیت تصویر و صدا پایین باشد، جلسه بیشتر باعث سردرگمی می‌شود تا هماهنگی.

• جلسات کوتاه و ساده بین افراد هم‌مکان: گاهی یک گفت‌وگوی سریع حضوری یا حتی تماس تلفنی، مؤثرتر و کم‌هزینه‌تر است.

• وقتی که هدف جلسه شبکه‌سازی و ایجاد روابط انسانی است: برخی جلسات، مانند جلسات معارفه یا تعاملات غیررسمی، با تعامل حضوری بهتر شکل می‌گیرند.

در واقع، ویدئوکنفرانس ابزار قدرتمندی‌ست، اما مانند هر ابزار دیگری، زمانی بیشترین کارایی را دارد که در زمان مناسب و برای هدف مناسب استفاده شود.

جمع‌بندی: استفاده هوشمندانه از ویدئو کنفرانس در دنیای کاری امروز

ویدئو کنفرانس در سال‌های اخیر به ابزاری ضروری برای بسیاری از کسب‌وکارها، مؤسسات آموزشی و تیم‌های پروژه‌محور تبدیل شده است. با رشد مدل کاری هیبریدی، گسترش ابزارهای ارتباطی و نیاز به تصمیم‌گیری سریع، استفاده از این فناوری دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه یک نیاز واقعی برای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها است.

با این حال، همان‌طور که در این مطلب دیدید، مهم است بدانیم چه زمانی از ویدئو کنفرانس استفاده کنیم، و چه زمانی نه. جلسات مناسب، ابزارهای درست، و آگاهی از محدودیت‌ها، سه اصل کلیدی برای بهره‌برداری مؤثر از این تکنولوژی هستند.

در نهایت، استفاده هوشمندانه از ویدئو کنفرانس می‌تواند به سازمان شما کمک کند سریع‌تر، ارزان‌تر و هوشمندانه‌تر ارتباط برقرار کند؛ بدون وابستگی به مکان یا زمان.