فهرست مطلب
هر روز، حدود 11 میلیون جلسه تجاری برگزار می شود. این جلسات 37 درصد از میانگین ساعت کاری کارمندان را در بر می گیرد.
براساس گزارشی درباره ی وضعیت جلسات در سال 2019، هزینه جلسات با برنامه ریزی ضعیف در سال 2019 به 399 میلیارد دلار در ایالات متحده و 58 میلیارد دلار در انگلستان خواهد رسید. در نتیجه، مردم وقت کافی برای اتمام کار خود نخواهند داشت.
در نیروی کار مدرن، که بسیاری از شرکت ها از کارمندان داخلی و کار از راه دور پشتیبانی می کنند، تجهیزات اتاق کنفرانس از قبیل سیستم کنفرانس باید قابل اعتماد و ایمن باشند. اگر فناوری موجود در دفتر از وظایف روزمره کارکنان پشتیبانی نکند، افراد در مکان های مختلف نمی توانند از طریق کنفرانس صوتی و تصویری به هم متصل شوند، یا افراد درون دفتر جای فیزیکی برای دیدار ندارند، در نهایت بهره وری و کار آن ها تحت تأثیر قرار می گیرد. که این تأثیرگذار بر نتایج نهایی شرکت است.
این چک لیست تجهیز سالن کنفرانس به این منظور است که شرکت شما را در مسیر حفظ محیط کار سالم و کارآمد قرار دهد.
وقتی تجهیزات و منابع اتاق کنفرانس ایجاد مشکل می کنند
تحقیقات نشان می دهد که حداقل دو جلسه در یک هفته احتمالاً به خاطر مشکلات تجهیزات فناوری مختل خواهد شد. داده ها در نمایشگرها ظاهر نمی شوند، اتصالات ارتباط از راه دور از بین می روند یا از کار می افتند، و صدای صوتی و تصویری بد باعث می شود که مشاهده و شنیدن برای شرکت کنندگان از راه دور دشوار شود.
میانگین زمان صرف شده برای رفع این مشکلات: 5/31 دقیقه. برای شرکتی با 250 کارمند هزینه سالانه این ناکارآمدی مربوط به فناوری تقریباً 250،000 دلار است.
خرابی تجهیزات اتاق جلسه به همان اندازه که هزینه زیادی دارند ناامید کننده هستند.
سرانجام، بهره‌برداری از فضا کاهش می یابد زیرا مردم به این فناوری اعتماد ندارند که فناوری اتاق کنفرانس همانطور که به آن نیاز دارند کار خواهد کرد و آن ها ملاقات را به روش های دیگر و مکان های مختلف شروع می کنند. در یک دفتر باز که حواس پرتی زیادی ایجاد می کند، فناوری اتاق کنفرانس غیر قابل اعتماد می تواند در تمرکز افراد اختلای ایجاد کند. اگر همه تماس تلفنی را به صورت آزاد شروع کنند، می توانید تصور کنید که چقدر دفتر بی نظم و پر سرو صدا می شود.
اما با این حال روش هایی برای به حداقل رساندن این نوع مسائل مربوط به تجهیزات اتاق کنفرانس وجود دارد. این همان چیزی است که ما توصیه می کنیم.
چک لیست برای جلوگیری از دردسرهای تجهیزات سالن کنفرانس
هیچ مجموعه ای از تجهیزات اتاق کنفرانس کاملا بدون مشکل نیست. برای اینکه مطمئن شوید جلسات شما پربار است، لازم است که برنامه های تهیه نسخه پشتیبان را آماده کنید. برخی اقدامات پیشگیرانه هستند که شما می توانید هنگام تنظیم فن آوری در سالن های کنفرانس دفتر خود انجام دهید.
روی فناوری هایی تمرکز کنید که برای کارمندانتان مفید باشند
یک نظرسنجی در مورد سیستم صوتی سالن کنفرانس تهیه کنید و در شرکت توزیع کنید تا درک کنید کارمندان چه فناوری برای انجام کار خود و چه مواردی در زمینه بهره وری در محل کارنیاز دارند. با استفاده از سؤالاتی مانند:
- در جلسات شما چه نوع فناوری ضروری است؟
- در جلسات شما چه نوع تجهیزاتی خوب است که وجود داشته باشد؟
- رزرو یک اتاق کنفرانس، از قبل یا در محل، برای شما آسان است؟
- آیا با فناوری کنفرانس صوتی و تصویری مشکلی دارید؟
- آیا فکر می کنید اتاق های جلسه به اندازه کافی وجود دارد؟
- آیا فناوری و امکانات اتاق کنفرانس با جلساتی که می خواهید انجام دهید مطابقت دارد؟
استانداردی را برای فناوری در هر اتاق کنفرانس انتخاب کنید
هر اتاق کنفرانس در دفتر شما باید برای همه کارمندان قابل دسترسی باشد. یک استاندارد را در نرم افزار برنامه ریزی اتاق کنفرانس، نمایشگرهای اتاق، کنفرانس های صوتی و ویدیویی و سیم کشی انتخاب کنید. این امر همچنین از سردرگمی کارکنان جلوگیری می کند. با افزایش محبوبیت کار از راه دور، مهم است که اطمینان حاصل کنید که هر اتاق کنفرانس مجهز به سیستم ارتباطات از راه دور است. The Meeting Owl یک دوربین فیلمبرداری چرخشی است که بر اساس کسی که در یک جلسه صحبت می کند حرکت می کند و گزینه بسیار خوبی برای سرمایه گذاری برای ایجاد اتاق های همایش شما از راه دور است.
اطمینان حاصل کنید که روند اتصال دستگاه های شخصی ساده و سریع است.
هنگامی که کارمندان باید با استفاده از دستگاه های خودشان متصل شوند، احتمال بروز مشکلات چندین برابر می شود. اگر افراد چند دقیقه اول جلسه را صرف تلاش برای یافتن کابل های مناسب، آداپتورها و شبکه WiFi کنند، زمان زیادی از دست خواهد رفت.
لیست تجهیزات اتاق کنفرانس
روی نرم افزاری برای برنامه ریزی اتاق کنفرانس سرمایه گذاری کنید که دیدگاهی در مورد نحوه استفاده از اتاق های جلسه ارائه دهد.
ایجاد امکان برنامه ریزی جلسات برای کارمندان باعث کمک کردن به آنالیز اتاق جلسه می شود و دیدگاهی را درباره اینکه در واقع کارمندان از فضای کاری چگونه بهره می برند و هم چنین نقاط کور و مسائلی که می توانند بهبود یابند را ارائه می دهد. با استفاده از این دیدگاه ها، شرکت شما می تواند به سؤالاتی مانند:
- آیا دفتر شما از فضای ملاقات کافی برخوردار است؟
- چه موقع تعداد جلسات بیشتری برگزار می شوند؟
- آیا اتاق های کنفرانس و اتفاقاتی که در داخل آن ها رخ می دهد به خوبی مطابقت دارند؟
- کدام فضاها در دفتر بیشترین بازدید را دارند؟ کدام ها فایده ای ندارند؟
با استفاده از این اطلاعات، شرکت ها درک بهتری از تجهیزات و امکانات اتاق کنفرانسی که بهتر نتیجه می دهند به دست می آورند و آن ها را در مکان های بیشتری استفاده می کنند.
خط مشی برای رزرو اتاق کنفرانس شرکت تعیین کنید.
سیاستی را تنظیم کنید که شامل نحوه استفاده از فناوری در هر اتاق جلسه، همراه با نحوه برنامه ریزی فضاها با استفاده از تقویم شرکت یا یک نرم افزار برنامه ریزی معتبر باشد.
راهنمایی ها:
یک راه حل عالی: نام و رمز شبکه خود را در اتاقی بنویسید که افراد بتوانند آن را به راحتی مشاهده کنند. شرکت کنندگان می توانند به محض ورود به اتاق وارد سیستم شوند. به یاد داشته باشید که آن را به روز کنید.
اگر از نرم افزار استفاده می کنید، می توانید ورود به سیستم را به جزئیات اتاق اضافه کنید و افراد می توانند هر زمان اطلاعات را پیدا کنند.
همچنین می توانید اندکی قبل از جلسه، نامه ای با اعتبار ورود به سیستم برای کارمندان مورد نظر ارسال کنید.
در صورت قطع اتصال از راه دور چه باید کرد
فرض کنید در بخشی از جلسه شما، فیلم شما روی صفحه منجمد می شود. صدای شما ضعیف است، پژواک دارد، یا کاملاً از قطع می شود. افراد حاضر در اتاق جلسات با افراد دور افتاده و برعکس صحبت می کنند. این فقط گوشه ای از مشکلات است.
راه حل ها:
روی یک سیستم برنامه ریزی اتاق جلسه سرمایه گذاری کنید که به افراد امکان می دهد مشکلات تجهیزات را به طور مستقیم در صفحه نمایش به IT گزارش دهند.
یک جلسه آزمایشی با یک یا دو شرکت کننده قبل از جلسه اصلی انجام دهید. اگر شرکت شما از کارمندان از راه دور تشکیل شده است، حتماً یکی از آنها را در این تست دعوت کنید. در صورت امکان، در خارج از سازمان خود با فرد از راه دور نیز ارتباط برقرار کنید.یک پلتفرم پشتیبان کنفرانس ویدیویی آماده داشته باشید. از افراد بخواهید قبل از جلسه، به این سیستم عامل وارد شوند. در این صورت، هر کس آماده خواهد بود در صورت عدم موفقیت سیستم عامل اصلی، به سیستم پشتیبان سوئیچ کند.
آیا تجهیزات اتاق در دفتر شما تغییر می کند یا جابه جا می شود؟ اگر از Google Apps استفاده می کنید، می توانید تقویم منابع اتاق را برای نگه داشتن مکان های تجهیزات اتاق جلسه خود تنظیم کنید. با این مراحل آسان می توانید آن تقویم ها را با افراد خارج از سازمان خود به اشتراک بگذارید.
تلویزیون هایی که روی پایه های چرخدار سوار شده اند را در طراحی دفتر خود بگنجانید تا کارکنانی که در آخرین لحظه نیاز به تماشای تماس دارند، حتی در اتاق بدون تلویزیون بتوانند این کار را انجام دهند.
چه کار باید کرد وقتی دستگاه ها به تلویزیون اتاق کنفرانس وصل نشوند
اسلایدهای شما آماده پخش هستند اما در تلویزیون اتاق کنفرانس ظاهر نمی شوند. یا شاید ویدیوی شما نمایش داده شود، اما صدا نداشته باشد.
قبل از رزرو اتاق های کنفرانس، کارمندان باید از امکانات رفاهی بررسی کنند که WiFi دفتر در آن مکان قوی است. اگر اتاق جلسه بی سیم نیست، مهم است که جلسه را با ترکیب مناسب کابل ها و آداپتورها آغاز کنید.
اگر هنگام اتصال مکالمه صوتی یا تصویری یک مسئله اتصال بوجود آمد، کارمندان نباید وحشت کنند. گاهی اوقات مسئله ای بزرگتر است که فقط فناوری اطلاعات می تواند آن را حل کند، اما گاهی وقت ها مشکل پیچیده نخواهد بود.
از میزهای اتاق ملاقات با پریزها و صندوقهای اتصال که از قبل نصب شده اند استفاده کنید، یا اتصالات ساده را بدون اتصال کابلهای سرتاسر جدول یا طبقه فراهم کنید. جعبه های مدیریت سیم را می توان در زیر یک میز، و یا به طور عمودی در کنار پای میز قرار داد.
اگر لازم است که سیم ها از روی زمین کشیده شوند، از یک پوشش کابل ساده استفاده کنید که روی زمین قرار دارد. سعی کنید چیزی انتخاب کنید که باعث زمین خوردن افراد نشود.
آیا کارمندان می دانند اتاق مورد نظر خود دارای تلویزیون است؟ یا وایت برد؟ اینکه قبل از جلس دقیقاً بدانید تجهیزات در یک اتاق چیست کمک کننده خواهد بود. شما ممکن است یک سند مشترک ایجاد کنید که منابع اتاق را برای هر اتاق کنفرانس لیست کند. نرم افزار اتاق شما هم می تواند کمک کند. به عنوان مثال، کاربران رابین می توانند آنچه را که در یک اتاق است در صفحه جزئیات فهرست کنند.
فناوری اتاق کنفرانس معتبر باعث می شود جلسات به خوبی اجرا شود
تجهیزات اتاق کنفرانس هرگز نباید محور جلسات باشند. در واقع، آنها باید آنقدر راحت کار کنند که کارمندان حتی نفهمند که برای تنظیم این تجهیزات چه حجم کاری انجام شده.
مؤثرترین تجهیزات اتاق کنفرانس به سادگی، بی صدا و با قدرت کار می کنند. با داشتن فن آوری قابل اعتماد در کنفرانس، جلسات بسیار راحت تر برگزار می شوند.
استفاده از تجهیزات نوین اتاق کنفرانس
هر چقدر کسب و کارت شما رشد میکند و سازمانتان گسترش میابد ، ضرورت استفاده از یک اتاق کنفرانس حرفه ای بیشتر احساس میشود. برای جلسات کاری ، تجاری و آموزشی به اتاقهای بزرگتری نیاز خواهید داشت که میتواند به بزرگی یک اتاق کنفرانس، یک کلاس درس و حتی یک آمفی تئاتر باشند. در تمام این موارد کارشناسان شرکت مهندسی نوآوران تحقیق پاسخگوی تمام نیازهای صوتی- تصویری و ارتباطی شما از قبیل سیستم کنفرانس صوتی، ویدئو کنفرانس، ویدئو پروژکتور، برد هوشمند و پرده های نمایش خواهند بود.
پیشنهاد ما مبتنی بر پیشرفته ترین و بهینه ترین فناوری های روز خواهد بود تا هم از نظر فنی نیاز شما را برطرف نماید و هم از نظر اقتصادی مقرون به صرفه باشد. استفاده از میکروفنهای کنفرانس بی سیم توآ و تجهیزات ویدئو کنفرانس همان قدر که باعث بالا رفتن کیفیت و اثرگذاری بیشتر جلسات اداری و تجاری شما میگردد، نقش به سزائی نیز در کاهش هزینه های سازمانتان خواهد داشت.
چیزی که بدست می آورید:
- ذخیره سازی و آرشیو صوتی- تصویری تمام جلسات با استفاده از تجهیزات تصویربرداری خودکار(Auto tracking)
- امکان ارتباط صوتی و تصویری با سایر شرکای تجاری یا همکاران از راه دور با تجهیزات ویدئو کنفرانس
- اثر گذاری بیشتر کلاسهای آموزشی با استفاده از بردهای هوشمند تعاملی و دیتا پروژکتور
چگونه تجهیزات سالن جلسات موجب ارتقای عملکرد می شود؟
سالن جلسات جایی است که نحوه عملکرد شرکت در آن فرمولسازی می شود. جایی است که تصمیمات مهم در آن گرفته شده و پیشرفت شرکت تحلیل و بررسی می شود. به طور خلاصه می توان گفت که مرکز عصب اداره است. پس باید تا حد ممکن کارآمد باشد. تکنولوژی صوتی و تصویری اصلی ترین نیاز طبیعی سالن جلسات است چون موجب بهبود سخنرانیها و تسهیل گفتگو با پرسنل خارج از اداره می شود. البته این فقط شروع کار است چون با توسعه روش A/V، پرسنل شرکت در حقیقت شروع به دنبال کردن جلسات می کنند.
چگونه تکنولوژی A/V موجب ارتقای سالن جلسات می شود؟
فضای جلسات به طور معمول دارای یک میز و چند صندلی است. در تجارت های کوچک که تنها چند کارمند حضور دارند نیازی به تسهیلاتی بیش از این نیز نمی باشد اما برخی شرکت ها از فضایی که در اختیار دارند آنطور که باید استفاده نمی کنند. یک جلسه کارآمد فراتر از نشستن چند نفر اطراف یک میز است به طوریکه فضای سرد و بی روح موجب می شود افراد نتوانند آنطور که باید درجلسات مشارکت داشته باشند. اگر یک شرکت، میزبان مشتریان و شرکای بالقوه ای باشد وجود تجهیزات سالن جلسات که تاثیر مثبتی روی آنها داشته باشد بسیار سخت است و این یک مشکل جدی است.
روشهای A/V به منظور جلب توجه اشخاص و هدایت کردن آنها به سمت محتوایی که باید شنیده یا دیده شود طراحی شده است. برخی از این روشها عبارتند از:
- نمایش دیجیتالی که پرزنتیشن های بصری را چه به صورت پاورپوینت، ویدئو، انیمیشن یا فقط تعدادی عکس یا تصاویر شماتیک با کیفیت بالا نشان می دهد. یک تصویر شفاف می تواند روح تازه ای به پرزنتیشن بدهد و تمرکز بیشتری برای اعضای شرکت کننده در جلسه ایجاد کند. پرزنتیشن های بصری به خاطر سپردن اطلاعات را نیز تسهیل می کند.
- سیستم کنفرانس صوتی و تصویری: اتاق کنفرانس باید تنها به همین منظور مورد استفاده قرار بگیرد تا با استفاده ار تجهیزات سالن جلسات درست در آن بتوان با شرکا و اشخاصی که در سراسر جهان هستند نیز ارتباط برقرار کرد. سیستم های مدرن می توانند افراد را از چند مکان مختلف وارد یک جلسه خاص کنند و امکان گفتگوهای رو در رو را بدون نیاز به سوار شدن به هواپیما فراهم آورند.
- برد هوشمند یا تعاملی: این ابزارها زمانیکه با نرم افزارهای سازگار با خودشان منطبق می شوند به سخنران اجازه می دهند تا رسانه ها را به روشی کاملا جدید ارائه دهند. داده ها و تصاویر را می توان بهتر های لایت کرد، تصاویر گرافیکی را می توان برای بررسی بیشتر چرخاند و ارائه دهنده می تواند از کارمندان رای گیری کند تا بازخورد آنها را بسنجد. این یک روش ساده برای حفظ تمرکز اشخاص در جلسه است و همچنین می تواند دید دقیقتری نسبت به درک تیم از موضوعات و نحوه برگزاری جلسه ایجاد کند.
در یک A/V تخصصی مانند ویدئو پروژکتور، تمام این روشها همراه با هم وجود دارد که موجب می شود یک اتاق کنفرانس محقر به یک ابزار قدرتمند برای شرکت تبدیل شود. این ابزارها موجب ارتقای آموزش، شکوفایی ابتکارات، بهبود جلسات استراتژیک و رروابط با مشتریان می شود. نحوه استفاده از این سیستم ها و حفظ و نگهداری آنها نیز بسیار ساده است بنابراین شرکت ها می توانند فورا از فضای جدید خود بهره لازم را ببرند.