تکنولوژی که انعطاف پذیری ایجاد می کند برای کیفیت بخشی به زندگی ما بسیار ضروری است. چون افراد مداوم درحال جستجو برای یافتن راههای جدیدی هستند که بتوانند ارتباط پایدار و موثری را از هر مکانی برقرار کنند.
از اتاق کار داخل منزل گرفته تا اتاق کنفرانس، روش کاری ما با سرعت بسیار زیادی در حال تغییر کردن است. بسیاری از کارگاه ها کارمندان خود را تشویق می کنند تا دور کاری کنند و به دنبال راههایی هستند تا با شرکت های مختلف در شهر و کشورهای دیگر شراکت نزدیکتری داشته باشند که به معنای کارایی و سود دهی بیشتر است.
به منظور اینکه بیشترین بهره را از تلاشهای خود برای مشارکت با دیگر شرکت ها ببرید و بازده خود را نیز افزایش دهید؛ اجزاء اصلی و ضروری مختلفی در زمینه تکنولوژی صوتی و تصویری در سالن کنفرانس برای موفقیت شما وجود دارد.
ما این اجزاء را به شش جزء اصلی تقسیم کردیم (در بخش اول این مقاله دو مورد را معرفی میکنیم )که با استفاده از آنها می توانید محل کار خود را مدرن کنید.
1- نمایشگرها
اولین چیزی که هرکسی هنگام ورود به سالن کنفرانس به آن توجه می کند؛ صفحه نمایش است. این جزء، بخش تصویری تجهیزات صوتی و تصویری کنفرانس است و یکی از ابزارهای اصلی برای مشارکت شماست. صفحه نمایش همان چیزی است که به شما اجازه می دهد همکاران خود را در مکانهای دیگر ببینید از حضور آنها مطلع شوید و صفحه نمایش لپ تاپ، تبلت یا حتی گوشی هوشمند خود را روی آن نمایش دهید. شرکت هایی مانند سامسونگ، شارپ، آی برد (iBoard) وNEC محصولاتی در این زمینه دارند و مانیتورهای بسیار پیشرفته تکی و دوتایی را برای برطرف کردن نیازهای مختلف تولید کرده اند.
درحالیکه مانیتورهای تکی برای بسیاری از شرکت های تجاری کاربردی است، مانیتورهای دوتایی امکان به اشتراک گذاری صفحه نمایش را فراهم می آورد و یا برقراری ارتباط ویدئو کنفرانس را برای همگان امکان پذیر می سازد. در اینصورت نیازی نیست که بین دیدن پرزنتیشن یا مشاهده شرکای خود یکی را انتخاب کنید.
2- سیستم کنفرانس صوتی و تصویری
انتخاب بعدی شما در زمینه تکنولوژی سالن کنفرانس این است که آیا می خواهید همچنان با سیستم کنفرانس صوتی ارتباط برقرار کنید یا می خواهید ارتباطات خود را با کنفرانس ویدئویی ارتقا بخشید. با اینکه سیستم صوتی کنفرانس پیشرفت بسیار زیادی از زمان تماسهای سه جانبه کرده اما بازهم یک تماس صوتی است.
از طرف دیگر ویدئو کنفرانس از سیستم پل ارتباطی استفاده می کند تا امکان برقراری ارتباط چند جانبه را به صورت تماس صوتی همراه با تصویر فراهم کند. اگر از جمله افرادی هستید که ارتباط رو در رو با همکارانتان را ترجیح می دهید؛ ویدئو کنفرانس می تواند بهترین انتخاب در دنیای دیجیتال باشد.
بسیاری از شرکت های پیشرفته در تکنولوژی چنین اقداماتی را انجام داده اند و شرکت هایی مانند پلی کام، اور و … راه حل های مختلفی برای داشتن یک سالن کنفرانس مدرن پیشنهاد می دهند. اگر از ابزار ویدئو کنفرانس مانند اسکایپ برای تجارت خود استفاده می کنید، سیستم هایی وجود دارد که با روش مورد استفاده شما منطبق می شود و تغییر تبدیل را به ساده ترین روش ممکن ایجاد می کند. (برای کسب اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید)
برخی از سیستم های جدید می توانند از پلت فورم های مختلفی ارتباط ویدئویی برقرار کند که انعطاف پذیری بیشتری برای تیم شما ایجاد خواهد کرد به این ترتیب شما می توانید از نرم افزارهای زوم یا اسکایپ یا ارائه دهندگان سیستم های ابری دیگر برای برقراری تماس در سیستم اتاق کنفرانس خودتان استفاده کنید.
3- میکروفون ها و اسپیکر ها
میکروفون ها و اسپیکرها یکی از اجزاء بسیار مهمی هستند که به تجهیزات صوتی و تصویری راه اندازی سالن کنفرانس اضافه می شوند. بر اساس اینکه چگونه می خواهید از اتاق و خصوصیات فضایی آن استفاده کنید، مشاور سیستم صوتی و تصویری شما می تواند بهترین ترکیب میکروفون ها و اسپیکرها را انتخاب کند.
انتخاب اسپیکرها و میکروفونها تاثیر قابل توجهی روی تجربه ارتباط کنفرانس کلی دارد؛ ست آپ درست این تجهیزات می تواند بازخوردها و نویزهایی را که توسط افراد شرکت کننده در کنفرانس شنیده می شود؛ کاهش دهد.
4- برقراری ارتباط
هنگام برقراری ارتباط 3 راه پیش روی شماست: (1) با سیم (2) بی سیم (3) ترکیبی از تجهیزات با سیم و بی سیم هردو نحوه ارتباط با سیم و بی سیم، مزایا و معایب خودشان را دارند که انتخاب آنها نهایتا به ترجیح کاربر بر می گردد.
بیشتر افراد برقراری ارتباط بی سیم را ترجیح می دهند چون وجود سیم موجب شلوغی و درهم ریختگی می شود البته نصب جا کابلی های پشت میز می تواند تا حد زیادی این درهم ریختگی را پنهان کند.
می توان از پنل های برقراری ارتباط روی میزها که دارای خروجی های الکتریکی هستند برای شارژ کردن یا ارتباط از طریق سیم به صورت Plug and Play استفاده کرد. اگر می خواهید امکان اشتراک صفحه نمایش را بدون Plug in داشته باشید؛ انتخاب روش برقراری ارتباط بی سیم برای شما مناسب تر است.
5- وایت برد تعاملی
اگر جلسات طاقت فرسای متعددی در دفترکار خود دارید؛ استفاده از برد هوشمند تعاملی می تواند یکی از ابزارهای جذابی باشد که می توانید به سیستم تجهیزات اتاق کنفرانس خودتان اضافه کنید. وایت بردهای تعاملی به شما اجازه می دهد تا با رنگ های مختلف مستقیما روی برد بنویسید و صفحات وب یا مستندات مختلفی را روی آن به نمایش بگذارید.
آیا می خواهید یک پله فراتر بروید؟ از یک پرده با قابلیت وای فای که یک پی سی نیز در خود جای داده استفاده کنید. این بردها انعطاف پذیری بسیار بالاتری در اختیار شما قرار می دهند به طوریکه می توانید از وایت برد به عنوان یک کامپیوتر استفاده کنید و به عنوان مثال PDF مربوط به جلسات استراتژیک خودتان را مستقیما برای همکاران ایمیل کنید.
6- پشتیبانی و تعمیرات تجهیزات صوتی و تصویری
یکی از بخش های اصلی ست آپ تجهیزات صوتی و تصویری اتاق کنفرانس شما یافتن یک تیم پشتیبانی و تعمیرات قابل اطمینان و با تجربه است. حتی پیشرفته ترین تکنولوژی ها نیز ممکن است گاهی اوقات دچار مشکلاتی شوند.
همچنین مواردی مانند به روز رسانی های IT، Firmwarهای جدید یا حتی مشکلات سخت افزاری موجب می شود سیستم شما نیاز به کمک داشته باشد. زمانیکه به دنبال یک تیم پشتیبانی و تعمیر برای تکنولوژی اتاق کنفرانس خود هستید اطمینان یابید که تمام پشتیبانی های مختلفی که برای حفظ و نگهداری آن وجود دارد مطلع هستید تا بهترین مورد را طبق نیازهای خاص خود انتخاب کنید. داشتن یک برنامه سرویس منظم یا شرکتی که هنگام بروز مشکل با آن تماس بگیرید یکی از مهمترین نکات موفقیت کلی سیستم صوتی و تصویری شماست.